Договоры, счета и КП из шаблона за минуту: генератор документов под ваш бизнес

Типичная картина. Менеджеру нужен договор. Он находит похожий в папке, открывает, меняет название клиента, реквизиты, сумму и сохраняет под новым именем. Иногда в тексте остаётся ИНН прошлого клиента или старая дата. Иногда номер договора повторяется. Ошибку находят, когда документ уже подписан или счёт оплачен не туда. Я делаю генераторы документов на заказ. Расскажу, как они устроены и где без человека не обойтись.

Как устроен генератор

В основе шаблон. Это обычный документ, где вместо конкретных данных стоят поля: название клиента, ИНН, адрес, сумма, срок, перечень услуг. Шаблон можно править в привычном редакторе, программировать для этого не нужно.

Данные приходят из одного места. Это может быть строка в таблице, карточка сделки в CRM или форма, которую менеджер заполняет за минуту. Реквизиты клиента по ИНН можно подтянуть из открытых источников, чтобы не набирать их вручную.

Генератор соединяет шаблон и данные. Он считает итоги, пишет сумму прописью, ставит номер и дату. Если услуг несколько, собирает таблицу нужной длины. Результат сохраняется в документ для правки или сразу в PDF.

Файл ложится в папку клиента с понятным именем: номер, дата, название. Ссылка на него возвращается в таблицу или в карточку сделки.

Нумерация и хранение

Нумерацию генератор ведёт сам. Он берёт следующий свободный номер из журнала и записывает его туда же. Два одинаковых номера не получится даже при одновременной работе нескольких менеджеров. Формат номера задаёте вы: с годом, с кодом филиала, с префиксом по типу документа.

Хранение тоже по правилам. У каждого клиента своя папка, внутри договоры, счета, акты и КП. Журнал документов показывает, что и когда выпущено, кем и на какую сумму. Найти договор двухлетней давности можно за секунды. Если договоры нужно ещё и отслеживать по срокам, пригодится учёт с напоминаниями, о нём я писал в статье учёт договоров, сроки и продления.

Кто за что отвечает

Шаблон проверяет юрист

Это важная граница. Я отвечаю за то, чтобы данные попали в правильные места, номер не повторился, а сумма прописью совпала с цифрами. За юридический текст отвечает не генератор. Он подставит данные в любой текст, в том числе в устаревший или ошибочный.

Поэтому порядок такой. Сначала юрист проверяет и утверждает текст шаблонов. Потом я превращаю их в шаблоны с полями. Если меняется закон или ваши условия, юрист правит текст, а генератор просто продолжает работать с новой версией. Нужна ли для ваших документов электронная подпись и в каком виде их хранить, тоже лучше уточнить у юриста.

Отдельно про свободу правки. Можно оставить менеджеру возможность менять текст в готовом документе, а можно выдавать только PDF. Второй вариант надёжнее: никто случайно не перепишет пункт об ответственности.

Как это выглядит, когда настроено

Менеджер закрыл сделку в CRM. Он нажимает кнопку «Договор». Через несколько секунд в карточке появляется ссылка на PDF. В документе правильное название клиента, реквизиты, номер по порядку, сумма цифрами и прописью.

Следом он нажимает «Счёт». Счёт собирается из тех же позиций, с тем же номером договора в основании. Оба файла лежат в папке клиента. Менеджер отправляет их клиенту и возвращается к работе.

В конце месяца бухгалтер открывает журнал и видит все выпущенные документы: номера, даты, суммы, ссылки. Искать по почте и папкам сотрудников не нужно.

Как заказать такую задачу

Пришлите образцы документов, которые вы выпускаете чаще всего: договор, счёт, КП. Покажите, откуда сейчас берутся данные: таблица, CRM, записи менеджера. Скриншота или примера файла достаточно. Опишите, как документ делается руками сейчас и где чаще всего ошибаются.

Я даю оценку: какие документы войдут, откуда брать данные, где хранить результат. Потом собираю шаблоны, связываю их с источником данных и проверяю на реальных примерах вместе с вами.

При передаче вы получаете рабочий генератор, инструкцию, как добавить новый шаблон и поменять текст, и доступы на аккаунт компании. Действует гарантийный срок: если в нём что-то сломалось по моей вине, чиню.

Разово подходит, когда набор документов устоялся. Абонентка удобнее, если шаблоны часто меняются, добавляются новые типы документов или генератор нужно связать с другими системами. Подробнее — на странице разовые задачи: скрипты, парсеры, выгрузки.

Частые вопросы

Можно ли использовать наши текущие шаблоны в Word?

Да. Я расставляю в них поля, а оформление остаётся вашим: шрифты, логотип, подписи.

Генератор работает с CRM?

Если у CRM есть API, да. Документ создаётся по кнопке из карточки сделки, ссылка возвращается туда же.

Что если клиенту нужны особые условия?

Можно сделать варианты пунктов, которые менеджер выбирает при заполнении. Совсем нестандартные условия лучше согласовать с юристом и править в документе вручную.

Можно ли ставить печать и подпись?

Картинку печати и подписи технически вставить можно. Допустимо ли это для ваших документов, уточните у юриста.

Где хранятся документы?

Там, где удобно вам: в облачном диске компании, на вашем сервере или в папке, к которой подключена CRM.

Коротко о главном

Генератор документов убирает копирование старых договоров. Шаблон с полями плюс данные из таблицы, CRM или формы дают готовый документ или PDF за секунды, с правильным номером и в папке клиента.

Генератор не заменяет юриста. Текст шаблонов утверждает юрист, а программа только подставляет данные. Человек проверяет то, что зависит от конкретной сделки: особые условия, состав позиций, скидки.

Если ваши менеджеры собирают документы копированием и ошибаются в реквизитах, пришлите образцы и покажите, где живут данные. Предложу, какие документы перевести на шаблоны в первую очередь. Напишите в Telegram, MAX или VK.