Поставщик прислал остатки в PDF. ИИ обновил каталог за 5 минут

Поставщик прислал остатки в PDF. ИИ обновил каталог за 5 минут

Знакомая картина. Утром на почту падает письмо от поставщика: новый прайс на 800 позиций, часть цен выросла, что-то ушло с остатков, появилось двадцать новых артикулов. Файл в PDF, потому что у поставщика так выгружается из его программы. Дальше контент-менеджер открывает сайт и начинает вбивать это руками.

Пока он вбивает, на витрине живут вчерашние цены. Покупатель оформляет заказ на товар, которого на складе давно нет. Менеджер потом звонит и извиняется, клиент уходит к конкуренту. А по популярной позиции цена на сайте ниже закупочной, и каждый заказ приносит убыток.

Прайс от одного поставщика приходит раз в неделю. Поставщиков пять. Значит, кто-то в компании занят переносом цифр почти постоянно и всё равно не успевает.

Почему каталог всегда отстаёт от жизни

Ручной перенос не масштабируется. Сто позиций человек осилит за вечер. Тысяча превращается в несколько дней, за которые придёт следующий прайс. Каталог физически не может быть актуальным, если его набивают вручную.

Форматы у всех разные. Один поставщик шлёт аккуратный Excel, второй выгружает XML, третий отправляет PDF на четыре страницы, а маленький локальный поставщик просто фотографирует бумажный прайс на телефон. Под каждый формат нужен свой подход, и человек тратит время ещё и на то, чтобы просто прочитать файл.

Плюс усталость. К трёхсотой строке внимание падает, цифры путаются, запятая в цене уезжает не туда. Один неверный ноль по ходовому товару, и вы неделю торгуете себе в минус, пока кто-нибудь не заметит.

Как работает конвейер обновления

Первым делом ИИ читает файл. С Excel и XML всё понятно, а PDF и фотографию прайса разбирает распознавание документов: оно вытягивает артикул, название, цену и остаток даже с кривого скана. Как устроено само чтение таких файлов, я разбирал в статье про новые OCR-модели, которые превращают документы в данные без облака.

Дальше главный шаг: сопоставление. Товар в прайсе называется «Смеситель д/кухни хром 35мм», а у вас в каталоге он же записан как «Смеситель кухонный, хромированный, 35 мм». Для человека это очевидно один товар, для программы по точному совпадению строки это два разных. ИИ сопоставляет позиции по смыслу и по артикулу, а спорные случаи откладывает вам на подтверждение, а не молча угадывает.

После сопоставления система обновляет цену и остаток по найденным товарам, добавляет позиции, которых у вас ещё не было, и прячет с витрины то, что ушло с остатков у поставщика. Наценку и правила ставите вы: плюс сорок процентов на эту группу, круглые цены до девятки на конце, минимальную цену не опускать.

Связка с сайтом, 1С и маркетплейсами

Обновлённый каталог должен куда-то лечь. Если у вас учёт в 1С, конвейер кладёт данные туда, а сайт подтягивает их через обмен. Как настроить этот обмен, чтобы товары, остатки и заказы ходили в обе стороны, я описывал в материале про интеграцию сайта с 1С.

Если склад в 1С не ведётся, данные заливаются прямо на сайт или в вашу базу. А когда вы ещё и продаёте на Wildberries и Ozon, те же остатки и цены уходят на площадки из одного источника, чтобы не продавать на маркетплейсе то, чего нет. Всё это части одной задачи по автоматизации процессов, и собирается под вашу конкретную связку систем.

Сам приём прайсов и разбор форматов близок к соседней задаче, когда нужен просто разовый или регулярный импорт каталога из прайса поставщика. Разница в том, что здесь это работает по расписанию и без вашего участия.

Что важно учесть

Сопоставление названий не настраивается за час. Первые прогоны нужно проверять глазами: показать системе, что «35мм» и «35 мм» это одно, что артикул поставщика соответствует вашему. После двух-трёх итераций точность выходит на рабочий уровень, но совсем без первичной настройки не бывает.

Разные прайсы требуют разной подготовки. Чистый Excel заводится быстро, а фотография мятого прайса с рукописными правками на полях всегда сложнее и иногда требует ручной проверки спорных строк. Чем аккуратнее файл от поставщика, тем меньше ручной работы остаётся.

Правила ценообразования задаёте вы, а не нейросеть. Система применяет вашу наценку и ваши ограничения, но сама не решает, сколько зарабатывать. Автоматизация ускоряет исполнение, решение по цене остаётся за владельцем. Про подходы к цене можно почитать отдельно, а сориентироваться по стоимости разработки такого конвейера проще всего на странице с ценами.

Что можно сделать уже сейчас

Соберите прайсы от всех поставщиков за последний месяц в одну папку. Так сразу видно, в каких форматах они приходят и насколько часто. Это основа для настройки конвейера.

Прикиньте цену рутины. Возьмите, сколько часов в неделю уходит на перенос цен и остатков, умножьте на ставку сотрудника и на четыре недели. Добавьте убытки от продаж по устаревшей цене и от заказов на отсутствующий товар. Обычно сумма за месяц удивляет.

Начните с одного поставщика и одной группы товаров. Настроить конвейер на узком участке дешевле и быстрее, а результат виден сразу. После этого подключить остальных поставщиков уже дело техники.

Проверьте, откуда ваш сайт берёт товары сегодня. Если это выгрузка из сайта или каталога вручную, именно сюда встанет автоматическое обновление.

Частые вопросы

А если поставщик присылает прайс просто фотографией?

Фото прайса разбирается распознаванием документов. Система вытягивает из снимка артикулы, названия и цены. С чистой фотографией это работает почти без ручной правки, с мятым или рукописным прайсом спорные строки выносятся вам на проверку.

Не перепутает ли ИИ товары при сопоставлении?

Явные совпадения он проставляет сам, а неоднозначные случаи не угадывает, а откладывает на подтверждение. На первых прогонах вы проверяете сопоставление и обучаете систему на своих названиях. Дальше доля спорных позиций падает, и проверять приходится всё меньше.

У меня нет 1С, только сайт. Подойдёт?

Да. Если учёта в 1С нет, обновление заливается прямо на сайт или в вашу базу товаров. 1С здесь не обязательна, она нужна только тем, у кого учёт уже в ней.

Коротко о главном

Пока каталог набивают вручную, он обречён отставать: цены на витрине старые, в корзину падают товары, которых нет, а сотрудник занят рутиной вместо продаж. Конвейер обновления читает прайсы в любом формате, сопоставляет позиции с вашим каталогом и обновляет цены и наличие по вашим правилам, связывая сайт, 1С и маркетплейсы в один поток.

Хотите прикинуть, сколько времени и денег съедает у вас ручной перенос прайсов и как собрать такое обновление под ваш магазин? Напишите мне в Telegram слово «КАТАЛОГ». Разберём ваши форматы прайсов и связку систем, прикинем, что можно автоматизировать в первую очередь.