CRM для студии тренировок с одним тренером: КП с макетами экранов

Запрос был на четыре строки. Отвечать на него списком функций я не стал: тренеру проще узнать свой вторник на картинке, чем читать про «модуль учёта посещений». Поэтому большая часть предложения состоит из экранов, а текст под ними короткий.

Задача

Один тренер ведёт групповые функциональные тренировки и персональные занятия. Судя по запросу, учёт сейчас живёт в блокноте, оплаты приходят переводами на карту, а общение с клиентами разбросано по чатам в мессенджере. Администратора нет, всё делает сам тренер, часто прямо в зале с телефона.

Четыре пункта запроса я перенёс в предложение дословно и к каждому дал ссылку на страницу с макетом:

1. Ежедневный учёт тренировок и оплат.
2. Запись онлайн через приложение.
3. Отслеживание питания клиента.
4. Переписка в приложении и обмен фото.

Пятый пункт звучал как «ещё что-то нужно будет добавить». Из него следовало главное требование к устройству системы: новые части должны добавляться модулями, без переделки уже работающего.

Что я предложил

Одна система с двумя сторонами. У тренера кабинет, который открывается и на телефоне, и на компьютере, данные одни и те же. У клиента своё приложение в формате PWA: ставится по ссылке из чата группы или по QR-коду на стене зала, на iPhone и Android, с иконкой на экране. Магазины приложений не нужны, публиковать и обновлять там ничего не придётся.

На запрос «добавить потом» ответил отдельной страницей с модулями, которые встают на ту же базу: прогресс и замеры, онлайн-оплата абонемента по СБП и картой, программы тренировок и домашние задания с видео, статистика студии, мягкое сообщение клиенту, который не приходил две недели, и то же приложение внутри Telegram и MAX для тех, кому так удобнее.

Варианты я разделил по объёму. Первый закрывает весь запрос: кабинет тренера с расписанием, посещениями, оплатами, абонементами и долгами, запись с правилами отмены и напоминаниями, дневник питания, чат с объявлениями группе, установка на сервер и обучение. Второй добавляет онлайн-оплату, оценку калорий по фото, прогресс клиента, лист ожидания, напоминания о продлении и статистику. Третий добавляет программы тренировок, приложение внутри мессенджеров, фирменный логотип и цвета студии, перенос клиентов из тетради или таблиц и три месяца поддержки. Сроки в предложении 5, 7 и 10 рабочих дней, отсчёт идёт с момента, когда пришли расписание и цены абонементов.

Сервер оформляется на студию, система и база клиентов принадлежат ей. Почему для маленького бизнеса я обычно предлагаю свой сервер вместо облачной подписки, разбирал в статье про свою CRM и облачную.

Что показал в макетах

Первая страница открывается главным экраном клиента: ближайшая тренировка со свободными местами в группе, остаток абонемента и дата окончания, калории за день, последнее сообщение тренера.

Вторая страница про учёт. Кабинет тренера на компьютере показывает выручку за день, число тренировок и посещений, долги, расписание с отметками и список оплат с пометкой способа: наличные, перевод, карта. Рядом два экрана телефона. На первом список группы перед тренировкой: у каждого клиента виден остаток занятий, отметка ставится одним касанием, занятие само списывается с абонемента. Клиент с последним занятием подсвечен кнопкой «продлить», разовое посещение без оплаты помечено как долг. На втором экране оплата: тренер выбирает абонемент, способ оплаты и проводит её.

Третья страница про запись и питание. Клиент видит неделю, у каждого слота число свободных мест. Полная группа предлагает встать в лист ожидания, и если кто-то отменяет запись, первый в очереди получает уведомление. После записи приходит подтверждение со сроком бесплатной отмены, за несколько часов до тренировки напоминание. Правило отмены задаёт тренер. Дневник питания устроен через фото тарелки: калории, белки, жиры, углеводы и вода за день против личной нормы. У тренера экран недели клиента и комментарий к конкретному приёму пищи, чтобы разговор про ужин не тонул в общей переписке.

Четвёртая страница про общение и рост. Чат с фото еды и видео техники, упражнение из библиотеки тренера одной кнопкой, объявление всей записанной группе о переносе тренировки. Экран прогресса показывает вес, объёмы, рабочие веса и посещения за месяц, фото «до и после» видят только клиент и тренер.

На каждой странице с макетами стоит подпись «данные условные». Контраст всех пар текста и фона я проверил скриптом, 531 пара из 531 прошла уровень AA. Как такие кабинеты устроены в студиях побольше, писал в статье про кабинет клиента и абонементы.

Что учёл и где риски

Калории по фото это оценка. В предложении так и написано: нейросеть оценивает калории и БЖУ по снимку, клиент поправляет. В первом варианте этой функции нет, калории берутся из справочника продуктов. Точность подсчёта я не обещаю, и результат по весу тоже: система помогает тренеру видеть питание клиента, худеет человек сам.

Фото тела, вес и питание это персональные данные, к ним клиенты относятся болезненно. Согласие на обработку встроено в регистрацию, данные хранятся в России на сервере студии, фото прогресса видны двоим.

Онлайн-оплата подключается к банку студии или платёжному сервису, комиссия эквайринга идёт по их тарифу. До этого оплаты отмечает тренер, и выручка всё равно считается сама.

Короткие сроки держатся, только если в первый день пришли расписание, цены абонементов, правила отмены и логотип. Пока данных нет, отсчёт не начинается, это записано в предложении.

Приложение без магазина удобно, но на iPhone уведомления приходят, только когда приложение добавлено на экран «Домой». Это надо объяснить клиентам при установке, иначе напоминания о тренировке до части людей не дойдут. Про то, как напоминания и лист ожидания снижают пропуски, есть отдельная статья про неявки на запись.

Что дальше

Ждём решения студии. Если оно будет положительным, запуск по предложению выглядит так. В день ноль студия присылает расписание, цены абонементов, правила отмены и логотип, можно фото тетради. Дальше я собираю систему и показываю промежуточную версию, тренер пробует её на своём телефоне. В день запуска система встаёт на сервер, клиенты заносятся в базу, обучение занимает около получаса. Последний шаг за самой студией: QR-код в зале и ссылка в чате группы, клиенты ставят приложение сами.

Если студия выберет первый вариант, остальные модули можно добавлять по мере роста, без переделки.

Частые вопросы

Эта система уже работает в какой-то студии?

Нет. Есть предложение с макетами экранов. Решения студии пока нет, код не написан.

Зачем отдельное приложение, если клиенты и так пишут в мессенджер?

В мессенджере нет расписания со свободными местами, остатка абонемента и дневника питания, а фото техники теряются в ленте. В приложении всё это лежит в карточке клиента. Для тех, кто не хочет ставить ничего нового, в третьем варианте то же приложение открывается внутри Telegram и MAX.

Подойдёт ли такая система залу с несколькими тренерами?

Это предложение рассчитано на одного тренера, и интерфейс сделан так, чтобы обходиться без администратора. Для нескольких тренеров понадобятся роли и расписание по каждому, это отдельная оценка. Общую картину по цифровизации клубов я разбирал в статье про фитнес-клубы и студии.

Коротко о главном

Для студии с одним тренером главное требование к системе: всё должно делаться с телефона в одно касание, прямо в зале. Поэтому в макетах больше всего места заняли отметка посещений и запись, а отчёты ушли на экран компьютера.

Сейчас это переданное предложение с макетами. Решение за студией, система не написана и не запущена.

Если вам нужна своя система учёта клиентов, записи и оплат, посмотрите автоматизацию бизнеса. Напишите в Telegram, MAX или VK.