ЕГАИС для магазина и кафе: что нужно, чтобы касса не встала

Почему точка встаёт посреди смены

Типичный вечер пятницы. Привезли поставку, водитель ждёт подпись, а накладная в ЕГАИС не видна. Или кассир сканирует бутылку, и касса отвечает ошибкой. Или утром выясняется, что вчера истёк сертификат на носителе, и с вечера модуль не отправляет документы.

Сами поломки простые. Хуже, что «умеет с ЕГАИС» обычно один человек, и он в отпуске.

Что такое ЕГАИС и зачем она нужна

ЕГАИС расшифровывается как единая государственная автоматизированная информационная система учёта объёма производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Государство видит, какая бутылка от кого к кому пришла и где закончила путь.

Основа в Федеральном законе № 171-ФЗ. Статья 8 требует, чтобы оборудование для учёта оборота было оснащено техническими средствами фиксации и передачи данных в ЕГАИС. Что именно и в какие сроки обязан фиксировать магазин, а что кафе, зависит от вида продукции и действующих правил. Для общепита ФСРАР в своём разъяснении отдельно выделяет закупку алкоголя, а порядок для пива менялся и связан с Честным знаком. Детали сверяйте на сайте ФСРАР и с юристом, который знает вашу лицензию.

Что нужно на точке

ФСРАР в инструкции по подключению называет такой порядок: купить аппаратный криптоключ, поставить драйверы, скачать универсальный транспортный модуль (УТМ), добавить место осуществления деятельности в справочник, сформировать ключ доступа и дальше работать через личный кабинет на service.fsrar.ru. Полный перечень шагов лежит на странице «Подключение к системе ЕГАИС».

В переводе на язык владельца набор такой.

• Компьютер или терминал, на котором постоянно работает УТМ.
• Аппаратный носитель с электронной подписью и ключом доступа к ЕГАИС. Он вставлен в USB и никуда не уезжает.
• Касса и программа, которые умеют отправлять данные о продаже. Если у вас кассовая техника под 54-ФЗ, база уже есть, подробности в статье про онлайн-кассу.
• Сканер, который читает коды на бутылках. Какой именно тип нужен для вашего товара, уточните у поставщика кассового ПО.
• Доступ к личному кабинету и человек, у которого есть право им пользоваться.

Основные операции в ЕГАИС

Каждый день на точке повторяется один и тот же набор действий.

Приёмка. Поставщик отправляет накладную, она появляется у вас, вы сверяете её с тем, что привезли, и подтверждаете. Если не сходится количество или позиции, оформляется акт расхождений.

Постановка на баланс. После подтверждения бутылки числятся у вас, на складе или в торговом зале.

Продажа. Кассир сканирует код, касса отправляет данные, покупатель получает чек со сведениями об этом. Для организаций общепита порядок отличается, поэтому его стоит прописать с юристом отдельно.

Списание. Бой, порча, брак, истёкший срок. Каждому такому случаю нужен документ, а не просто пометка в тетради.

Акты. Расхождения при приёмке, возврат поставщику, постановка излишков. В акте нужна причина, а не только цифра.

Что ломается чаще всего

УТМ не стартует. Причины обычно скучные: носитель не определился после обновления Windows, не запущена служба, истёк сертификат, пропал интернет. У модуля есть домашняя страница на самом компьютере, она показывает состояние и ошибки. Эту страницу полезно один раз показать сменщику, чтобы он знал, куда смотреть.

Ключ истёк. У электронной подписи и сертификатов есть срок действия. Если дата не записана и никто о ней не напоминает, точка узнаёт о ней в день отказа. Срок лицензии работает так же.

Расхождение остатков. В системе одно, на полке другое. Чаще всего виноваты невнесённое списание, ошибка при пересканировании, товар, принятый не на тот склад.

Накладная не пришла. Поставщик ещё не отправил, или ошибся в реквизитах точки, или у вас не работает связь.

Чем помогает автоматизация

Бухгалтер и ответственный за учёт остаются на своих местах. Автоматизация берёт на себя ручной контроль мелочей и поднимает тревогу раньше, чем встанет касса.

Связка кассы с учётной системой. Приход, продажа и списание лежат в одном месте, сверка остатков занимает не вечер, а несколько минут. Если учёт у вас ещё в тетради, начните со статьи про учёт остатков без 1С.

Контроль остатков. Бот присылает владельцу сообщение, если остаток по позиции ушёл в минус или расхождение больше обычного.

Напоминания о сроках. За месяц и за неделю бот пишет, что истекают подпись и сертификат, продлевается лицензия, подходит срок замены ФН. Последнее мы разбирали в статье про напоминания по ФН. Всё это делается на базе автоматизации бизнес-процессов.

Что важно учесть

Бот и учётная система видят только те данные, которые в них попали. Ошибку в накладной поставщика или перепутанную бутылку они не исправят. Юридически ответственность за правильность данных остаётся на вас и вашем ответственном сотруднике.

Суммы штрафов, точные сроки отправки документов и порядок для разных видов продукции в этой статье не называются. Они меняются, и ошибка в цифре обойдётся дороже, чем лишний звонок юристу. Смотрите consultant.ru, nalog.gov.ru и fsrar.gov.ru, а для вашей лицензии уточняйте у специалиста.

Если у вас Честный знак по пиву или другой маркированной продукции, начните с подключения Честного знака, потому что часть данных для общепита приходит оттуда.

Что можно сделать уже сейчас

• Выпишите даты окончания электронной подписи, сертификатов, лицензии и ФН в один список и поставьте напоминание на 30 дней раньше.
• Назначьте двух человек, которые умеют перезапускать УТМ и смотреть его домашнюю страницу. Один человек в отпуске ломает всю схему.
• Раз в неделю сверяйте остатки в системе с полкой по 10 самым ходовым позициям, а не после проверки.
• Посмотрите принятые за месяц накладные и найдите те, где расхождение осталось без акта.

Частые вопросы

Нужен ли ЕГАИС, если я продаю только пиво?

Порядок для пива менялся несколько раз и привязан к маркировке. Проверьте текущую редакцию правил на сайте ФСРАР и в Честном знаке, а для своей лицензии спросите юриста.

Можно ли поставить УТМ на тот же компьютер, где стоит касса?

Модуль ставится на компьютер или терминал, дистрибутив есть под Windows, Debian и Ubuntu. Совместимость с вашей кассовой программой уточните у её поставщика.

Заменит ли бот ответственного за учёт?

Нет. Он напоминает о сроках, считает остатки и пишет, где что-то не сошлось. Решения и подпись остаются у человека.

Коротко о главном

Для работы с алкоголем нужны модуль, ключ на носителе, подходящая касса, сканер и личный кабинет. Каждое звено ломается по понятной причине, и чаще всего это забытая дата, а не сбой оборудования.

Хотите увидеть, как собрать напоминания по срокам и контроль остатков под вашу точку? Напишите мне в Telegram слово «АЛКОГОЛЬ» и опишите, что у вас стоит сейчас: касса, учёт и кто отвечает за ЕГАИС. Цены на разработку смотрите на странице «Цены».