Спросить у 1С в чате: ИИ-ассистент по продажам, остаткам и долгам

Руководитель едет на встречу и хочет знать простую вещь: сколько продали за неделю. Или кто из клиентов больше всех должен. Чтобы это узнать, нужно открыть 1С, найти нужный отчёт, настроить отбор и период. С телефона это неудобно, а бухгалтер занят. В итоге вопрос откладывают до вечера или звонят кому-то в офис. Я делаю ассистентов, которые отвечают на такие вопросы прямо в чате. Расскажу, как они устроены и почему я не даю нейросети свободы в работе с базой.

Как это устроено

Руководитель пишет в мессенджер: «Сколько продали за прошлую неделю?». Ассистент разбирает вопрос. Он понимает, что нужны продажи и какой именно период имеется в виду. Потом запрашивает данные из 1С и отвечает цифрой с короткой расшифровкой.

Важно, как именно он получает данные. Ассистент не лезет в базу как угодно. В 1С заранее подготовлен набор безопасных запросов: продажи за период, остатки, долги, рейтинги. Каждый запрос написан и проверен человеком. Ассистент только выбирает нужный и передаёт параметры: даты, клиента, товар, склад.

Связь с 1С я обычно делаю через HTTP-сервис. Для ассистента заводится отдельный пользователь, у которого есть только право чтения.

Почему нейросеть не пишет запросы сама

Есть соблазнительная идея: дать нейросети доступ к базе, и пусть она сама составляет запрос под любой вопрос. Звучит гибко. На практике это опасно.

Нейросеть может ошибиться. Взять не тот регистр, забыть про возвраты, неверно понять период, сложить суммы с НДС и без. И она не скажет, что ошиблась. Руководитель получит аккуратную цифру, которая выглядит правдоподобно, но неверна. Такая ошибка хуже, чем отсутствие ответа. По ней могут принять решение. Подробнее о том, почему ИИ ошибается уверенно, я писал в статье про галлюцинации ИИ.

Поэтому надёжнее набор проверенных отчётов. Их логику один раз сверяют с тем, что показывает 1С. Нейросеть отвечает только за понимание вопроса и выбор отчёта. Если она выберет не тот отчёт, это видно сразу: в ответе указано, откуда цифра.

Какие вопросы закрывает ассистент

Большая часть вопросов руководителя повторяется. Их немного, и под каждый можно сделать надёжный отчёт.

Продажи за период: за день, неделю, месяц, по менеджеру или по складу. Остатки конкретного товара или группы. Долги клиентов: кто должен, сколько и с какого числа. Топ клиентов и топ товаров за период. Сравнение с прошлым месяцем или с тем же месяцем прошлого года.

Если вопрос не подходит ни под один отчёт, ассистент так и говорит. Он не пытается выкрутиться и придумать ответ. Такие вопросы я собираю, и самые частые со временем превращаются в новые отчёты.

Вопросы, источники и проверка

Права и проверка ответов

Ассистент только читает. Он не может создать документ, провести его, изменить цену или удалить запись. Даже если кто-то напишет ему «спиши долг клиенту», он не сможет этого сделать. Прав на изменение у него просто нет.

Второе правило: каждый видит только своё. Руководитель видит всю компанию. Менеджер по продажам видит своих клиентов и свои продажи. Кладовщик видит остатки, но не долги. Права берутся по пользователю, который пишет, а не по тому, как сформулирован вопрос.

Третье: каждая цифра проверяема. Рядом с ответом ассистент указывает, из какого отчёта взята цифра и с какими параметрами. Если руководитель сомневается, он открывает тот же отчёт в 1С и видит то же самое.

Утренняя сводка без вопроса

Со временем многие руководители перестают спрашивать одно и то же каждый день. Им удобнее получать короткую сводку утром. Продажи за вчера, сравнение с прошлой неделей, новые крупные долги, товары, которые заканчиваются.

Сводка собирается из тех же проверенных отчётов. Это не отдельная логика, а те же запросы по расписанию. Состав сводки каждый руководитель настраивает под себя.

Ограничения и данные

Ассистент не заменяет аналитика. Сложная аналитика, нестандартные разрезы, разовые исследования всё равно требуют человека, который понимает учёт и бизнес. Ассистент хорош для частых простых вопросов. Для «почему упала маржа в регионе» нужен разбор, а не чат.

Про данные. Продажи, долги и клиенты — это коммерческая тайна. Я не отправляю их в зарубежные сервисы без необходимости. Можно использовать модели, которые работают на вашем сервере или у российских провайдеров. Кроме того, нейросети можно передавать только вопрос и готовые цифры, а не всю базу.

Частые вопросы

Можно ли задать любой вопрос?

Можно задать любой, но ответ будет только на те, под которые есть проверенный отчёт. На остальные ассистент честно скажет, что не может ответить.

Что если ассистент неправильно понял вопрос?

В ответе видно, какой отчёт и какой период он взял. Если период не тот, это заметно сразу, и вопрос можно уточнить.

Может ли ассистент что-то испортить в базе?

Нет. У него только право чтения. Изменить, провести или удалить что-либо он не может технически.

В каком мессенджере это работает?

В том, которым пользуется команда: Telegram, MAX или другой. Логика ассистента от мессенджера не зависит.

Сколько отчётов нужно для начала?

Обычно хватает пяти-семи: продажи, остатки, долги, рейтинги и сравнение периодов. Остальные добавляются по мере того, как появляются частые вопросы.

Коротко о главном

ИИ-ассистент по данным 1С отвечает руководителю в чате за секунды. Он понимает вопрос обычными словами и берёт цифры из заранее проверенных отчётов, а не придумывает запросы сам.

Надёжность держится на трёх правилах. Ассистент только читает и показывает каждому только его данные. Каждая цифра имеет ссылку на отчёт-источник. Данные не уходят в чужие сервисы без необходимости.

Если вы тратите время на поиск простых цифр в 1С, расскажите, какие вопросы задаёте чаще всего. Я посмотрю вашу базу и скажу, какие отчёты стоит подключить первыми. Напишите в Telegram, MAX или VK.