Сколько тратить на IT в год: бюджет без чужих процентов

Почему одной цифры для всех нет

Владельцы спрашивают меня, сколько нормально тратить на IT в год. Им нужна цифра, чтобы сравнить со своей. Я такую не назову. В статьях встречаются «нормы» в процентах от выручки, но у каждой свой источник, своё определение IT и своя отрасль. Методики, которую можно честно приложить к вашему бизнесу, я не нашёл, поэтому нормы здесь не будет.

Магазину с кассой и облачным учётом нужно одно, студии с сайтом и ботом другое, производству с 1С третье. Дальше я покажу, как посчитать свой бюджет.

Из чего состоит IT-расход

Когда IT это «разное и по случаю», деньги уходят по шести направлениям и обычно нигде не собраны вместе.

• Подписки и лицензии: CRM, почта, облако, 1С, дизайн, ИИ-сервисы. Платятся помесячно или раз в год.
• Хостинг и домены: сайт, сервер, почта на домене, сертификаты. Суммы небольшие, но у каждой есть дата, которую нельзя пропустить.
• Поддержка и администрирование: кто чинит принтер, выдаёт доступы, ставит обновления и отвечает, когда всё встало. Это бывает штатный человек, подрядчик по абонентке или знакомый за «спасибо».
• Безопасность и резервные копии: антивирус, двухфакторная защита, копии базы и сайта, проверка, что копию можно развернуть.
• Разработка и доработки: правки сайта, новый отчёт, интеграция, бот. Статья нерегулярная, поэтому её чаще всего забывают закладывать.
• Оборудование: компьютеры, телефоны, роутер, касса, сканер, замена по износу.

Выпишите всё за прошлый год по этим шести строкам. Часть сумм придётся искать в выписках по картам, и уже это даёт результат.

Скрытые траты

В таблицу они не попадают, а весят много.

Простои. Если касса, сайт или приём заявок стоят два часа, вы теряете выручку этих двух часов. Посчитайте, сколько бизнес зарабатывает в обычный час, и умножьте на часы простоя за год. Условный пример: если в час приходит 5 000 ₽, а системы вставали в сумме на 20 часов, это 100 000 ₽, которых нет ни в одной смете. Числа придуманы для примера, подставьте свои.

Зависимость от одного человека. Всё держится на знакомом, который когда-то это настроил. Он уезжает в отпуск или перестаёт отвечать, и вы платите за срочный вызов и чужое время на разбирательство. Проверка простая. Спросите себя, у кого есть пароли от домена, хостинга и кассы и знает ли кто-то кроме него, как это устроено.

Подписки, которые никто не использует. Сервис оплачен на пять мест, а заходит один человек. Отдельно я писал про это в статье о подписках, которые незаметно съедают бюджет.

Как прикинуть бюджет без чужих процентов

Процент от выручки я использую только как грубый ориентир порядка величин и только после расчёта по системам. Сам расчёт идёт так.

1. Список систем. Всё, чем бизнес пользуется для работы: касса, учёт, сайт, почта, мессенджеры, база клиентов. Рядом записываете, сколько стоит сейчас и кто за неё отвечает.
2. Для каждой системы вопрос, что будет, если она остановится на день. Касса и приём заявок критичны, внутренний чат нет. Критичным нужны копии, запасной вариант и человек на связи, и это часть бюджета.
3. Резерв на нерегулярное. Возьмите, сколько вы потратили за последние два года на правки и поломки, и заложите это как запас на доработки и замену техники.
4. Сложите и разделите на 12. Получится сумма в месяц, которую можно сверять с фактом.

Окупаемость отдельных улучшений, например бота или автоматизации, я считаю по другой схеме. Здесь речь про базовый бюджет, без новых проектов.

Где сократить без потери

Режьте с того, что не касается риска.

• Оплаченное и неиспользуемое. Сервисы, куда никто не заходил два-три месяца, лишние места в тарифе, второй тариф, который вы забыли отключить после первого.
• Дубли. Два хранилища файлов, две системы для заявок, почта в двух местах.
• Годовая оплата по сервисам, которыми вы точно пользуетесь. Скидка за год есть не у всех, смотрите условия конкретного поставщика.
• Оборудование. Меняйте по состоянию, а не по привычке раз в три года.

Копии, обновления и доступы не режьте. То, что вы сэкономите на копиях, вернётся в самый неудобный день, об этом у меня есть отдельный текст.

Что важно учесть

Мой метод даёт прикидку с заметной погрешностью. Цену простоя вы оцениваете на глаз, и ошибка в полтора раза здесь нормальна. Резерв на доработки зависит от того, как быстро растёт ваш бизнес.

Расходы разных компаний не сравниваются напрямую. Если сайт и бот это и есть ваш продукт, разработка станет главной статьёй. Если вы работаете на кассе и 1С, основная часть уйдёт в подписки и поддержку. Крупная покупка оборудования в один год перекосит всю картину, поэтому смотрите на два-три года.

От структуры расходов зависит и вопрос, кто будет всем этим заниматься. Если сомневаетесь между штатным человеком и подрядчиком, я разбирал это в статье про аутсорс и свой IT-штат.

Что можно сделать уже сейчас

1. За вечер выпишите платежи за прошлый год по шести статьям. Источники: выписки банка, почта со счетами, личные карты, с которых что-то оплачивалось.
2. Составьте список систем и против каждой напишите, сколько стоит час простоя.
3. Отметьте места, где держится на одном. Один человек знает пароль, одна копия базы, одна почта владельца на всех сервисах.
4. Отключите неиспользуемое и поставьте в календарь даты продления домена и хостинга за месяц до срока.

Если хочется, чтобы на список посмотрел человек со стороны, это входит в IT-аудит.

Частые вопросы

Какой процент выручки отдавать на IT?

Единого честного процента нет. Я видел разные цифры в статьях, но не нашёл источника с методикой, которую можно приложить к вашему бизнесу, поэтому не называю их. Процент от выручки годится как грубая проверка порядка величин после расчёта по системам.

Как часто пересматривать IT-бюджет?

Раз в год целиком и каждый раз, когда появляется крупная система или уходит человек, который ей занимался. Даты продления проверяйте ежемесячно.

Что делать, если всё IT ведёт один знакомый?

Менять его сразу не нужно. Попросите записать в общий документ доступы и устройство системы, а копии положите туда, где они есть и у вас. Потом решите, нужен ли подрядчик.

Коротко о главном

Бюджет на IT складывается из шести статей и трёх скрытых трат, и свою цифру можно получить за вечер и один-два дня сверки платежей. Начните со списка систем и цены простоя, а проценты от выручки оставьте на проверку в конце.

Хотите, чтобы я посмотрел ваш список систем и расходов и показал, что можно убрать, а что стоит усилить? Напишите мне в Telegram слово «БЮДЖЕТ».