Новичок уходит через месяц: никто им не занимался

Как теряют новичка в первый месяц

Понедельник, человек вышел на работу. Ему выдали стол, пароль от почты и сказали «посиди с Леной, она всё расскажет». У Лены в этот день сдача отчёта. К среде новичок сам разбирается, где что лежит, к пятнице понимает, что вопросов задавать неудобно. Через три недели он пишет заявление, и в разговоре с ним слышно только «я не понял, чего от меня ждут».

Наставник в такой схеме есть на бумаге. Фактически он делает две работы, и вторая всегда проигрывает первой. Руководитель узнаёт о проблеме, когда человек уже подал заявление. Причины ухода в сфере услуг мы разбирали в статье почему уходят сотрудники в услугах, и первый месяц там стоит на видном месте.

Сколько стоит такой уход

Прикинем на примере, это оценка, а не статистика. Оклад 50 000 ₽, новичок отработал месяц и ушёл. Компания заплатила ему этот месяц, потратила несколько часов наставника, оплатила поиск и собеседования. Плюс отдел месяц работал с неполной отдачей, потому что часть людей отвлекалась на новичка. Даже по скромному счёту выходит сумма больше оклада. Если такое случается два раза в год, это уже заметная строка в расходах, которую никто не записывает.

Как выглядит план на 30 дней

План пишет руководитель или сам наставник, отдельно под должность. У администратора салона он один, у менеджера по продажам другой. Обычно он делится на четыре недели.

Первая неделя: доступы, знакомство с командой, один небольшой реальный результат, например, оформить первый заказ вместе с наставником. Вторая: самостоятельная работа по простым задачам, разбор типичных ошибок. Третья: задачи посложнее и первый разговор о том, что получается, а что нет. Четвёртая: итоговая проверка и решение по человеку.

Каждый пункт плана это конкретное действие с днём, например «на 3-й день самостоятельно ответить на пять типовых обращений клиентов». Формулировки вроде «изучить продукт» не годятся, их невозможно проверить.

Что в этом делает бот

Бот в Telegram или MAX хранит готовый план и работает по календарю.

• Новичок один раз нажимает «Старт» и каждое утро получает задачи на день. Материалы прикрепляются сразу, без поиска по папкам.
• Наставнику приходит напоминание, когда пора провести разбор или подтвердить пункт. Если он молчит два дня, бот напоминает ещё раз.
• После блока материала бот задаёт три-пять коротких вопросов. Это сигнал наставнику, экзамена тут нет: на каком вопросе человек споткнулся, с того и начнёт разговор.
• Новичок отмечает «сделал», наставник подтверждает «освоил». Пока подтверждения нет, пункт считается открытым.
• Руководитель раз в неделю получает сводку: сколько пунктов закрыто, что просрочено, где низкие результаты проверок, сколько дней наставник не заходил в бот.

Похожий принцип мы описывали для чек-листов сотрудников в боте. Здесь добавляются наставник и календарь по дням.

Что важно учесть

Бот не заменяет живого наставника. Он не заметит, что новичок замкнулся, не объяснит, почему клиенту нельзя обещать срок, не поддержит после неудачного звонка. Если наставника нет по-настоящему, бот превратится в рассылку, которую человек начнёт игнорировать на второй неделе.

План должен быть написан людьми и под должность. Готового шаблона, который подойдёт всем, нет. На старте придётся потратить время: описать задачи по дням, подобрать материалы, придумать вопросы. Для одной должности это порядка одного-двух рабочих дней руководителя или сильного сотрудника. Дальше план работает на каждого нового человека и его достаточно править раз в квартал.

Про испытательный срок. Он устанавливается только если условие об испытании прописано в трудовом договоре, а по общему правилу длится до трёх месяцев, для руководителей и главных бухгалтеров до шести (ст. 70 ТК РФ). Решение по человеку принимает работодатель, бот его не принимает. Данные проверок и отметки лучше хранить как рабочие заметки наставника, а вопросы оформления увольнения или неудачного испытания разбирать с кадровым юристом.

Где это не сработает

Если вы берёте одного человека в год, проще вести план в таблице. Если должность меняется каждый месяц, план устареет раньше, чем будет готов. Если руководитель не готов смотреть сводку и разговаривать с наставником, автоматика только покажет проблему красным, и ничего не изменится.

Что можно сделать уже сейчас

1. Возьмите одну должность, на которую нанимаете чаще всего, и выпишите, что человек должен уметь к 30-му дню. Пять-семь пунктов.
2. Разбейте их по неделям и дням. У каждого пункта должен быть признак «сделано»: результат, который можно увидеть.
3. Назначьте наставника и договоритесь, сколько времени в день ему освобождается. Без этого пункта остальное не имеет смысла.
4. Пройдите план на живом новичке в таблице, до бота. Что не сработало на бумаге, автоматизацией не исправить.

Когда план проверен, его переносят в бота. Для команды с базой знаний это соседняя задача, справочный портал сотрудников дополняет план материалами. Как выглядит такой бот в виде готового решения, смотрите в предложении по онбордингу с ответами на вопросы новичков, а общий подход к ботам в мессенджерах описан на странице телеграм-ботов. В геймифицированном виде та же идея есть в статье про онбординг через игру.

Частые вопросы

Новичок не начнёт воспринимать бот как надзор?

Если сказать прямо, что бот помогает не потеряться, а вопросы нужны наставнику, чтобы понять, где помочь, обычно нет. Плохо, когда результаты проверок используют как повод для штрафов. Тогда человек начнёт угадывать ответы и перестанет признаваться, что не понял.

Сколько по времени делается такой бот?

Механика простая: календарь, напоминания, вопросы, отметки, сводка. Дольше всего собирается контент: план и материалы. Он зависит от вас, а не от программиста. Сроки под вашу должность мы называем после короткого разговора о плане.

Можно ли доверить ИИ написать план?

Черновик можно, если дать ему ваши регламенты и описание задач. Но проверять и править план должен тот, кто эту работу делает. Иначе в нём окажутся пункты, которых в вашей компании не существует.

Коротко о главном

Новичка чаще всего теряют в те дни, когда рядом никого не оказалось в нужный момент. Бот берёт на себя календарь, напоминания и отчётность. Наставник остаётся человеком, который объясняет и поддерживает, а руководитель видит проблему на второй неделе, а не после заявления.

Если хотите собрать такого бота под вашу должность, напишите мне в Telegram кодовое слово «НАСТАВНИК» и назовите должность, на которую нанимаете чаще всего. Мы обсудим, как выглядит ваш план, и я скажу, что из него стоит автоматизировать.