Переезд с одной CRM на другую: как перенести клиентов, сделки и историю

Компания решила сменить CRM. Новая удобнее, дешевле или лучше подходит под процессы. Но в старой лежат годы работы: клиенты, сделки, договорённости. Страшно потерять базу, и переезд откладывается. Я переношу данные между CRM на заказ. Расскажу, что переносится легко, где подводные камни и как пройти переезд без остановки продаж.

Что переносится легко, а что сложно

Контакты и компании — самая простая часть. Имя, телефон, почта, название, адрес. Почти любая CRM умеет выгрузить их в файл, а новая умеет загрузить. Сложность только в дублях и в том, как связать контакты с компаниями.

Сделки сложнее. У сделки есть стадия, ответственный, сумма, связь с клиентом и история движения по воронке. Если воронки в старой и новой CRM разные, каждую стадию надо куда-то отнести.

Задачи, заметки и переписка ещё сложнее. Их не всегда можно выгрузить стандартным экспортом. Часто их забирают через API, а потом записывают в новую систему как примечания. Файлы — отдельная работа: их скачивают и прикрепляют заново.

Общие ловушки переноса данных я разбирал в статье миграция данных сложнее, чем кажется. Здесь речь именно про CRM.

Что с какой сложностью переносится

Сопоставление полей и этапов

Это главная часть работы, и делается она до переноса. Я составляю таблицу: слева поля старой CRM, справа поля новой. Для каждого решаем, куда оно идёт. Какие-то поля совпадают. Какие-то надо создать в новой системе. Какие-то давно никто не заполняет, и их можно не переносить.

С этапами так же. Старая воронка из десяти стадий, новая из шести. Каждую старую стадию относим к одной из новых. Закрытые сделки обычно переносят в финальные статусы с сохранением даты закрытия, чтобы не испортить отчёты.

Отдельно решаем, что делать с историей движения сделки. Полностью её воспроизвести в новой CRM часто нельзя. Обычно её сохраняют как примечание в сделке: когда и на какую стадию она переходила.

Чистка перед переносом

Переезд — лучший момент навести порядок. Всё, что вы перенесёте с мусором, останется мусором в новой системе.

Сначала дубли. Один клиент заведён три раза разными менеджерами. Я нахожу их по телефону, почте и названию, спорные случаи выношу на ручную проверку. Объединять лучше в старой системе или в промежуточной таблице, до загрузки.

Потом пустые и мёртвые записи. Контакты без телефона и почты, сделки-черновики, тестовые записи. Решаем вместе, что из этого вообще нужно.

Пробный перенос и день переключения

Сначала я переношу часть базы в тестовое пространство новой CRM или в новую CRM с пометкой. Вы и пара менеджеров открываете знакомых клиентов и проверяете: всё ли на месте, правильно ли стоят стадии, видна ли история. По замечаниям правится схема.

Затем назначается день переключения. Обычно это конец недели. Накануне менеджеры заканчивают работу в старой CRM. Ночью идёт полный перенос. Утром все работают уже в новой. Старая остаётся доступной на чтение на какое-то время, чтобы можно было что-то сверить.

Интеграции переключаются в тот же день по заранее составленному списку. Заявки с сайта, телефония, мессенджеры, выгрузки в таблицы, связь с учётной системой. Каждую надо перенаправить на новую CRM и проверить тестовой заявкой. Если забыть одну, заявки какое-то время будут падать в старую систему, где их уже никто не смотрит.

Если вы ещё выбираете, куда переезжать, посмотрите сравнение Битрикс24 и amoCRM.

Как это выглядит, когда настроено

В понедельник утром менеджер открывает новую CRM. Его клиенты на месте, открытые сделки стоят на нужных этапах, задачи на сегодня в списке. В карточке клиента видна история: прошлые сделки, заметки, прикреплённые договоры.

Днём приходит заявка с сайта. Она падает уже в новую CRM, на нужного ответственного. Звонок клиента тоже виден в карточке. Руководитель открывает отчёт по воронке и видит данные за прошлые месяцы, потому что закрытые сделки перенесены с датами.

Если что-то вызывает сомнения, менеджер открывает старую CRM на чтение и сверяет. Через пару недель это уже не нужно.

Как заказать такую задачу

Напишите, из какой CRM в какую переезжаете. Пришлите скриншоты воронок и карточки сделки в старой системе. Расскажите, какие интеграции сейчас подключены и что для вас в истории критично: переписка, файлы, закрытые сделки.

Я оцениваю объём и составляю схему сопоставления. Согласовываем её с вами. Делаю чистку, пробный перенос, правки по замечаниям. Проводим день переключения, переключаю интеграции. Передаю отчёт о переносе, инструкцию и доступы. После сдачи есть гарантийный срок, в который я исправляю ошибки в моей работе.

Сам переезд — разовая задача. Если после него нужно дорабатывать новую CRM и интеграции, удобнее абонентка. Формат разовых работ описан на странице разовые задачи: скрипты, парсеры, выгрузки.

Частые вопросы

Можно ли перенести всю переписку с клиентами?

Зависит от старой CRM. Если переписка доступна через API, её переносят примечаниями. Если нет, её сохраняют отдельным архивом.

Придётся ли останавливать продажи на время переноса?

Нет. Полный перенос делается за ночь или выходные, а менеджеры работают в старой системе до последнего дня.

Что будет с уволенными сотрудниками?

Их клиентов заранее переназначаем на действующих менеджеров или на руководителя.

Сохранятся ли отчёты за прошлые периоды?

Да, если перенести закрытые сделки с датами. Это решаем при сопоставлении.

Можно ли переносить базу частями?

Можно, но тогда какое-то время работают две системы. Обычно проще переключиться в один день.

Коротко о главном

Контакты и компании переносятся легко. Сделки, задачи, переписка и файлы требуют схемы, которую согласуют до переноса.

Чистка дублей, сопоставление полей и этапов, пробный перенос и чёткий день переключения — это то, что делает переезд спокойным. Интеграции переключаются по списку, и каждая проверяется тестовой заявкой.

Если вы откладываете переезд на новую CRM, потому что боитесь потерять базу, напишите, откуда и куда переходите. Покажу, что перенесётся как есть, а что потребует решения. Напишите в Telegram, MAX или VK.