Совещание кончилось, а что решили, никто не помнит

Совещание кончилось, что решили, никто не помнит

Час обсуждали цены на следующий квартал. Договорились, что Марина обновит прайс, Тимур позвонит подрядчику, а решение по скидкам отложили до пятницы. В пятницу выясняется, что Марина поняла срок как «до конца месяца», Тимур думал, что звонит Марина, а про скидки вообще никто не вспомнил.

Протокол обычно должен написать кто-то один. Обычно он не пишет: сам участвовал в разговоре, потом были другие дела. Если пишет, то вручную, минут двадцать или полчаса, и присылает на следующий день. К этому времени договорённости уже начали расходиться.

Прикинем цену вопроса. Пять совещаний в неделю по 25 минут на протокол дают около двух часов в неделю и 8-9 часов в месяц. Это оценка на пальцах, у вас цифры будут свои. Но главная потеря не в этих часах, а в задачах, которых никто не записал.

Как это работает

Схема простая. Встреча идёт как обычно, но её записывают: созвон в Zoom, Google Meet или Телемосте сохраняет файл, на живой встрече включают диктофон в телефоне. Файл попадает в бот, куда вы просто пересылаете запись.

Дальше три шага. Модель распознавания речи переводит звук в текст и делит его по говорящим. Языковая модель читает текст и выбирает из него решения, задачи, ответственных и сроки, которые прозвучали вслух. Готовый протокол уходит вам на проверку, а после вашего «ок» в чат команды.

Технику, то есть какие именно модели распознавания и как их собрать, я разбирал в статье про ассистента для встреч на Whisper. Здесь про другое: что происходит с протоколом после того, как он написан.

Что приходит в чат и что с этим дальше

Протокол в мессенджере занимает один экран. Сверху две-три строки о том, что обсуждали. Ниже принятые решения списком. Ниже задачи в виде «кто, что, к какому сроку». Отдельным блоком открытые вопросы, по которым не договорились.

У каждой задачи есть кнопка. Исполнитель нажимает «Принял» или «Не согласен со сроком», и вы видите, кто подтвердил. За день до срока бот напоминает исполнителю сам. Если срок прошёл, а задача не закрыта, сообщение уходит руководителю. Это обычный бот в Telegram или MAX, ничего сложнее у него нет.

Та же планёрка про цены в чате выглядела бы так. Решение: скидки обсуждаем в пятницу. Задача: Марина обновляет прайс до 15 октября. Задача: Тимур звонит подрядчику до среды. Открытый вопрос: размер скидки для постоянных клиентов. Четыре строки вместо часового разговора, и сроки в них названы датами, а не «на днях».

Спор «я такого не обещал» переносится из памяти в текст. Открыли протокол, посмотрели, что там записано. Если запись неверна, это тоже видно сразу: правку вносят в тот же день, а не через две недели.

Что важно учесть

ИИ ошибается, и ошибается предсказуемо. Чаще всего в фамилиях и названиях, которых нет в словаре модели, в суммах, произнесённых быстро, и в датах вроде «в среду или в четверг, как получится». Хуже всего звук с телефона, лежащего посреди переговорной, когда говорят двое сразу. Поэтому протокол сначала видит человек, а уже потом команда. На проверку уходит три-пять минут против получаса на ручное написание. Список названий, фамилий и терминов вашей компании, который мы заложим в настройки, заметно сокращает число ошибок.

Модель не знает, что не прозвучало. Если срок никто не назвал, в протоколе он будет пустым, и это правильно. Придумывать срок за вас она не должна, и в настройках это запрещается отдельно.

Теперь про запись разговоров. Голос человека относится к персональным данным по 152-ФЗ. Юристы спорят, считать ли его биометрией, когда по записи никого не опознают, но ждать итога этого спора не надо. Участников предупреждают до начала записи: сотрудников закрепляют в регламенте и в приглашении на встречу, клиентов и подрядчиков спрашивают вслух в начале звонка, и этот вопрос остаётся на записи. Точную формулировку под вашу компанию лучше проверить у юриста.

Второе правило про место хранения. По ч. 5 ст. 18 152-ФЗ базы данных граждан России ведут на серверах в России. Поэтому файлы и тексты я держу на вашем сервере, а не в зарубежном сервисе расшифровки. Почему это важно для совещаний и как это устроено, я писал в статьях про протоколы созвонов на своём оборудовании и про записи приёмов без облака.

Что можно сделать уже сейчас

Не нужно начинать со всей компании. Хватит одного регулярного совещания.

Первое. Выберите встречу, после которой чаще всего теряются задачи. Обычно это еженедельная планёрка или созвон с подрядчиком.

Второе. Предупредите участников о записи и закрепите это в приглашении одной строкой.

Третье. Две-три недели пишите протокол вручную и параллельно давайте ту же запись модели. Сравните, что она пропустила и где ошиблась. Так вы увидите реальную точность на вашей речи, а не на демонстрации.

Четвёртое. Если результат устраивает, подключайте рассылку в чат с кнопками и напоминаниями. Готовое предложение с составом работ лежит на странице AI-протоколы совещаний, а по стоимости смотрите прайс.

Частые вопросы

Можно ли обойтись без записи, чтобы ИИ слушал в реальном времени?

Для протокола запись нужна в любом случае: текст строится по ней. Сама запись может жить недолго. Можно настроить автоудаление файла через несколько дней после того, как протокол проверен и разослан.

Что делать, если на встрече говорят вперемешку и на двух языках?

Смесь языков и перебивания резко снижают точность. В таких случаях модель даёт черновик, а человек его дорабатывает. Заранее скажу, если на вашем материале результат окажется слабым, до оплаты работ.

Протокол может заменить юридически значимый документ?

Нет. Это рабочая выжимка для команды. Если по итогам встречи нужен документ с подписями, его оформляют отдельно, а протокол помогает ничего не забыть.

Коротко о главном

Совещания не двигают дело, пока итоги остаются в памяти участников. ИИ забирает на себя рутину: записанный разговор превращается в список решений и задач с ответственными и сроками, а бот в мессенджере напоминает о них. Ошибки в именах и цифрах вылавливает человек до рассылки, запись идёт с предупреждением участников и лежит на вашем сервере.

Если хотите, чтобы после ваших совещаний оставался результат, напишите мне в Telegram кодовое слово «ПРОТОКОЛ». Пришлите, сколько встреч в неделю и где сейчас теряются задачи, а я скажу, с какой из них начать.