Смарт-терминал вроде Эвотора: что можно выжать из кассы, кроме чеков

Частая история. Магазин или кофейня купили смарт-терминал вроде Эвотора, когда нужно было перейти на онлайн-кассу. Настроили печать чеков, передачу данных в налоговую и на этом остановились. Касса работает, чеки пробиваются. А всё остальное, за что терминал стоит дороже простой кассы, лежит без дела. Я часто подключаю такие кассы к учёту, сайтам и ботам. Расскажу, что в них обычно не используют и как это исправить без покупки нового оборудования.

Что такое смарт-терминал и что в нём не используют

Смарт-терминал — это касса с сенсорным экраном, на которой работают приложения. По сути небольшой компьютер с фискальным накопителем и принтером чеков. Каждая продажа уходит не только в налоговую, но и в облачный кабинет владельца.

В кабинете видны продажи, товары, сотрудники и отчёты. Зайти туда можно с телефона или ноутбука, из любого места. А на саму кассу можно ставить приложения из магазина приложений: для лояльности, учёта, маркировки, интеграций.

Если вы ещё выбираете кассу и хотите понять, чем облачная касса отличается от обычной, я писал об этом в статье про облачную кассу.

Чаще всего мало используют четыре вещи. Первое — товароучёт и остатки. Касса умеет вести остатки: приняли товар, продали, остаток уменьшился. Видно, что заканчивается и что лежит месяцами. Но для этого товары должны быть заведены в справочник, а приёмки проводиться.

Второе — отчёты по продажам и сотрудникам. Что продаётся лучше, в какие часы пик, сколько пробил каждый кассир. Эти отчёты есть в облачном кабинете, но в них редко заходят.

Третье — программа лояльности на кассе. Скидки и баллы можно начислять прямо при продаже, по номеру телефона или карте. Не нужно отдельное устройство и отдельная программа.

Четвёртое — магазин приложений. Там есть решения под многие задачи: учёт, маркировка, лояльность, связка с другими сервисами. Часть бесплатна, часть платная. Что именно доступно для вашей модели и тарифа, стоит уточнить у поставщика.

Возможности и что нужно настроить

Связка с учётом, сайтом и ботом

Касса сама по себе — одна точка данных. Пользы становится больше, когда она связана с остальным бизнесом.

Учёт. Если бухгалтерия или склад ведутся в 1С или другой учётной программе, продажи и остатки можно передавать туда автоматически. Товары заводятся в одном месте, цены меняются в одном месте. Никто не переносит данные руками в конце дня.

Сайт. Если у вас есть интернет-магазин, остатки с кассы можно показывать на сайте. Покупатель видит, что товар есть, а заказ с сайта списывает остаток так же, как продажа в зале.

Бот лояльности. Покупатель регистрируется в боте, получает карту или код и копит баллы. На кассе баллы начисляются при покупке, а бот присылает напоминания и акции. У облачных касс есть программные интерфейсы, через которые это подключается. Какие именно данные отдаёт ваша касса, проверяется на старте.

Контроль и сводка владельцу

Раз каждая операция уходит в облако, там видны не только продажи. Отмены чеков, возвраты, скидки — всё с временем и кассиром. Если у каждого сотрудника свой вход, видно, кто что пробивал. Какие схемы потерь чаще всего встречаются и как их находить по данным, я разбирал в статье про кражи и недостачи на кассе.

Облачный кабинет удобен, но в него надо заходить. На практике владелец заходит туда редко. Поэтому я настраиваю утреннюю сводку: данные забираются из облака кассы и одним сообщением приходят в мессенджер. Выручка, число чеков, средний чек, отмены и возвраты. Если что-то выбивается из обычного, это подсвечивается.

Когда хватает готового, а когда писать своё

Начинать стоит с готового. Для типовых задач — лояльность, маркировка, учёт — в магазине приложений обычно уже есть решения. Они проверены, их поддерживают разработчики. Поставить и настроить быстрее, чем писать с нуля.

Своё приложение или интеграция нужны, когда готовое не подходит. Например, лояльность у вас уже работает в своём боте или CRM, и нужно, чтобы касса видела те же баллы. Или нужно связать кассу с системой, для которой готового приложения нет. Или нужна сводка по нескольким точкам в едином виде. Тогда я делаю интеграцию через интерфейсы кассы и облака.

Типичные ошибки

Первая — свободная цена. Кассир пробивает сумму без товара, просто «товар» или «кофе» с ценой вручную. Чек правильный, налоговая довольна. Но аналитики нет: непонятно, что продали, остатки не считаются, отчёты пустые. Исправляется одним способом — завести справочник товаров и приучить кассиров выбирать позицию.

Вторая — куча платных приложений. На старте поставили несколько подписок, потому что звучало полезно. Через полгода ими никто не пользуется, а деньги списываются. Стоит раз в квартал просматривать, что установлено и что реально работает.

Как это выглядит, когда настроено

Утром владелец получает в мессенджер короткое сообщение. Выручка за вчера, чеки, средний чек, отмены и возвраты. Ниже — товары, которые заканчиваются. Если у одного кассира отмен больше обычного, это отмечено отдельно.

Кассир на кассе выбирает товар из справочника, а не вводит сумму. Покупатель называет телефон, и баллы начисляются сами. Заказ с сайта списывает остаток, и продавец не продаёт то, чего уже нет. Бухгалтер получает продажи в учётной программе без ручного ввода.

Владельцу не нужно заходить в кабинет, чтобы понять, как прошёл день. Он открывает его, только когда хочет разобраться в деталях.

Частые вопросы

Нужно ли покупать новую кассу?

Обычно нет. Большая часть возможностей уже есть в вашем терминале и облачном кабинете. Нужно их настроить.

Сколько времени займёт завести справочник товаров?

Зависит от ассортимента. Для кофейни это недолго, для магазина с тысячами позиций — дольше. Часто товары можно загрузить из файла, а не вводить вручную.

Можно ли связать кассу с 1С?

Как правило, да. Способ зависит от конфигурации 1С и возможностей вашей кассы. Уточните, что доступно в вашем случае, я помогу проверить.

Мне хватит приложений из магазина или нужна разработка?

Для типовых задач чаще хватает готового. Разработка нужна, когда касса должна работать с вашими собственными системами.

Будет ли сводка, если точек несколько?

Да. Данные по всем точкам собираются в одно сообщение, каждая точка отдельной строкой.

Коротко о главном

Смарт-терминал умеет гораздо больше, чем печатать чеки: вести остатки, считать продажи по товарам и сотрудникам, начислять баллы и работать с приложениями.

Всё это начинается со справочника товаров вместо свободной цены. Дальше касса связывается с учётом, сайтом и ботом, а владелец получает сводку в мессенджер, а не заходит в кабинет.

Если у вас смарт-терминал работает только как принтер чеков, расскажите, какая у вас касса, чем торгуете и что хотите видеть. Посмотрю, что можно включить из готового, а что стоит связать с вашими системами. Напишите в Telegram, MAX или VK.