Учёт автопарка: где машина, кто за рулём, когда ТО

Где машина и кто за рулём

Пока машин две, всё держится в голове. Одна у Сергея, вторая в сервисе, вернётся завтра. Появляется третья, пятая, восьмая, и начинается: где сейчас Газель, кто на ней ездил вчера, почему пробег скакнул на 400 км за выходные. Диспетчер звонит водителю, водитель не берёт трубку. Ответ на вопрос «где машина, кто за рулём, когда ТО» стоит десяти звонков и получаса времени.

Дальше хуже. Кладовщик отдал ключи не тому. Клиент ждёт доставку, а нужная машина уехала на другой заказ. Весь учёт живёт в блокноте бригадира и в переписке в мессенджере, и любой отпуск ответственного превращается в поиск на ощупь.

На чём теряются деньги

Самое дорогое, что теряется, это сроки. Страховка закончилась, водитель уехал в рейс, попал на проверку, штраф и простой. Права у одного из водителей просрочены месяц назад, никто не заметил, пока не остановили на трассе. ТО прошли на 5 тысяч км позже плана, коробка застучала, ремонт вышел в три раза дороже.

Второе, это топливо. Его списывают по норме или по словам водителя. Разница между «по чеку» и «по факту» на парке из десяти машин легко набегает на зарплату лишнего человека в месяц. Это прикидка, у всех по-своему, но порядок такой, и без учёта эту дыру просто не видно.

Третье, путевые листы. Их заполняют на бумаге, задним числом, пачкой в последний день. Медосмотр и техконтроль проставляют для галочки. При проверке это первое, к чему цепляются.

Реестр машин и водителей

Начинается всё с простого списка, у которого один хозяин. По каждой машине: госномер, VIN, даты ТО и страховки, кто закреплён, текущий пробег. По каждому водителю: категория прав, срок действия, медсправка, к какой машине привязан.

Дальше появляется живая картина. Кто сейчас на какой машине, какая свободна, какая в ремонте, у кого заканчивается смена. Диспетчеру больше не нужно обзванивать людей, он смотрит в экран и сразу видит, кому отдать новый заказ. Это ядро любой системы учёта автопарка, и оно же лежит в основе более крупных проектов по автоматизации логистики. Соседнюю задачу я разбирал в статье про учёт небольшого автопарка.

Напоминания о ТО, страховке и правах

Система сама считает даты и предупреждает заранее. За две недели до конца страховки уходит сообщение ответственному. За месяц до ТО, по дате или по пробегу. Права водителя истекают, медсправка кончается, напоминание падает в Telegram или в MAX, а не остаётся в чьей-то памяти.

Это закрывает главную боль парка. Ни один срок не проходит мимо. Отдельно про механику таких напоминаний я писал в разборе напоминаний об ОСАГО, техосмотре и ТО.

Путевые листы и топливо

Путевой лист обязателен, когда транспорт работает на перевозки, его реквизиты заданы приказом Минтранса № 390. С 1 марта 2023 года разрешён электронный путевой лист, и пока он остаётся добровольным для большинства перевозок (обязательным становится в отдельных случаях, например при перевозке алкоголя с 2027 года). Значит, лист можно оформлять прямо в системе, без переписывания от руки в конце месяца.

Водитель отмечает выезд и возврат, пробег на старте и на финише, заправку по чеку. Пробег и топливо складываются в историю по каждой машине. Видно расход на сотню километров и видно, где он вдруг вырос. Для контроля маршрутов сверху добавляют GPS, открытое решение я показывал в статье про мониторинг транспорта на Traccar.

Что важно учесть

Телематика и ГЛОНАСС подключаются по желанию. Без датчиков система работает на ручном вводе, и точность держится дисциплиной водителей. Если пробег и заправки заносят кое-как, цифры поплывут. Помогают два хода: сделать ввод обязательным шагом перед закрытием путевого листа или подтягивать данные с топливных карт и трекеров, где они уже есть.

Данные водителей это персональные данные. ФИО, номер прав, медсправка, телефон подпадают под 152-ФЗ. Нужно согласие и нормальное хранение, а не общий файл на сетевой папке. Это закладывается на старте, потом переделывать дороже.

Система не заменит механика и логиста. Она показывает, где проблема. Решения по ремонту, маршрутам и людям остаются за вами.

Что можно сделать уже сейчас

Соберите реестр. Выпишите все машины и всех водителей в одну таблицу с датами ТО, страховки и прав. Обычно уже на этом шаге всплывает один-два просроченных срока.

Включите напоминания. Пусть даты считает система и пишет ответственному заранее. Это самый дешёвый способ перестать платить штрафы и ловить внеплановые ремонты.

Переведите путевые листы в электронный вид. Водитель заполняет их с телефона, пробег и топливо копятся сами, отчёт собирается за пять минут.

Через месяц посмотрите цифры. Расход по каждой машине, кто сколько ездил, где скачки. Дальше решаете, нужна ли телематика. Такой учёт входит в мои услуги по автоматизации бизнеса.

Частые вопросы

Нужна ли для учёта автопарка телематика и ГЛОНАСС?

Нет. Реестр, напоминания и путевые листы работают на ручном вводе. GPS добавляют, когда важны маршруты и контроль в реальном времени. Начать можно без него и подключить позже, когда парк вырастет.

Обязательно ли переходить на электронные путевые листы?

Пока нет. По приказу Минтранса № 390 электронный путевой лист разрешён с марта 2023 года и остаётся добровольным для большинства перевозок. Но заполнять его в системе удобнее, чем от руки, и данные о пробеге и топливе копятся сами.

Со скольких машин это окупается?

Обычно от трёх-четырёх. На двух ещё держат в голове, с пятой начинается путаница со сроками и заправками. Прикинуть стоимость под ваш парк можно на странице цен или в переписке.

Коротко о главном

Автопарк перестаёт быть головной болью, когда есть один список машин и водителей, а сроки считает система. Где машина, кто за рулём, когда ТО, страховка и права, всё это видно в одном экране. Диспетчеру не нужно ничего держать в памяти. Путевые листы и топливо копятся сами, и в конце месяца есть отчёт вместо пачки бумаги.

Пять машин или пятьдесят, если учёт живёт в блокнотах и переписке, вы теряете на штрафах, простоях и топливе. Напишите мне в Telegram слово «АВТОПАРК». Посмотрим ваш парк, прикинем, что настроить в первую очередь и сколько это сэкономит.