Себестоимость на глаз: как найти, где вы теряете деньги

Себестоимость считаете на глаз, поэтому не знаете, где теряете

Типичная картина. Производитель корпусной мебели ставит цену «по рынку плюс немного сверху». Кафе считало фудкост один раз, когда открывалось, а с тех пор поставщик поднял мясо на 30 процентов. Магазин лепит одну наценку на весь ассортимент, потому что так проще. Все трое зарабатывают, деньги на счёте есть, значит вроде всё нормально.

Проблема в том, что прибыль тут средняя по больнице. Внутри неё одни позиции тащат бизнес, а другие продаются в убыток, и владелец их не видит. Он смотрит на общую выручку за месяц, а не на то, что каждый проданный стол принёс 400 рублей вместо ожидаемых трёх тысяч, потому что фурнитура подорожала, а брак на распиле никто не считал.

Пока себестоимость держат в голове, скидка кажется бесплатной. Дал клиенту минус 15 процентов, чтобы не ушёл, а по факту отдал товар себе в ноль или в минус, просто не заметил этого в общей куче.

Почему себестоимость всегда занижена

Когда себестоимость считают на глаз, в неё попадает только закупка или сырьё. Всё остальное выпадает. У блюда это не только продукты, но и газ, вода, зарплата повара на минуту работы, списания подпорченных овощей. У товара на складе это ещё доставка, приёмка, хранение и то, что часть партии не продастся и уценится.

Разницу между наценкой и реальной маржой я разбирал в отдельной статье про маржу и наценку. Коротко: наценка 50 процентов и маржа 50 процентов это два разных числа, и владельцы их постоянно путают, отчего цена выходит ниже, чем кажется.

Второй провал в том, что учёт остатка на счёте выдают за учёт прибыли. Деньги пришли, значит заработали. На деле это оборот, из которого ещё предстоит оплатить следующую закупку, налоги и аренду. Про эту подмену есть разбор про управленческий учёт для малого бизнеса, где прибыль отделена от денег в кассе.

Как устроена система расчёта себестоимости

Сначала собираем состав каждой позиции. Для общепита это техкарта: сколько граммов чего идёт в блюдо, с учётом потерь при чистке и жарке. Для производства это спецификация: доски, кромка, фурнитура, крепёж на один стол. Для розницы проще, там себестоимость это цена закупки плюс расходы на доставку до склада.

Дальше подтягиваем закупочные цены и держим их актуальными. Как только поставщик поднял мясо, себестоимость блюда пересчитывается сама, и вы сразу видите, что маржа просела. Как это выглядит на кухне, я показывал в разборе про себестоимость блюд и закупок.

Поверх этого считается маржа по каждой позиции в рублях и в процентах. Не средняя по бизнесу, а по каждому столу, блюду, артикулу. Отсюда уже видно, кто кормит, а кто ест.

Отчёт, где именно теряются деньги

Главный результат это не сама себестоимость, а отчёт по ней. В нём позиции выстроены от самых прибыльных к убыточным. Обычно всплывает несколько вещей сразу.

Позиции в минусе. Три-четыре блюда или артикула, которые продаются ниже себестоимости из-за старой цены. Их либо перецениваем, либо убираем из меню.

Скидки, которые съели маржу. Отчёт показывает, сколько вы отдали скидками за месяц и по каким позициям. Часто оказывается, что постоянная скидка ходовому клиенту забирает всю прибыль с его заказов, и выгоднее дать ему бонус деньгами позже, чем резать цену сразу.

Ходовое, но невыгодное. Позиция, которую берут чаще всего, нередко имеет самую низкую маржу. Она создаёт ощущение оборота, а зарабатываете вы на другом. Когда это видно в цифрах, проще перестроить и меню, и выкладку.

Что важно учесть до старта

Система считает только то, что в неё завели. Если закупки и списания не фиксируют, отчёт покажет красивую картинку, оторванную от реальности. Поэтому нужна дисциплина: приход товара, расход сырья и списание брака должны попадать в учёт, а не оставаться в голове. Обычно это добавляет 10-15 минут работы в день, но без этого шага смысла в расчёте нет.

Часть затрат распределяется приблизительно. Аренду, электричество и зарплату администратора нельзя точно разложить на конкретное блюдо, их делят по обороту или по нормативу. Это оценка, но даже такое распределение косвенных затрат переворачивает картину по сравнению со счётом на глаз.

Связка с 1С по желанию. Если у вас уже ведётся учёт в 1С или МойСклад, себестоимость можно тянуть оттуда, чтобы не заводить цены дважды. Если системы учёта пока нет, начать можно и с отдельного простого решения, а интеграцию добавить позже.

Что можно сделать уже сейчас

Выгрузите топ-20 позиций по продажам и посчитайте по ним настоящую себестоимость руками. Не закупку, а закупку плюс доставку, потери и хотя бы прикидку по труду. Уже на этом шаге у большинства всплывает две-три позиции в минусе.

Сверьте закупочные цены с теми, что заложены в расчёт. Возьмите три последних накладных и сравните с ценами, по которым вы считаете себестоимость. Если расходятся, все ваши цифры маржи неверны.

Посчитайте стоимость скидок за прошлый месяц. Сложите все скидки в рублях и прикиньте, какая это доля от прибыли. Часто это открытие само по себе.

Наведите порядок в списаниях. Заведите простое правило: испортилось или ушло в брак, значит записали. Без этого себестоимость всегда будет занижена. Собрать это в единую систему помогает автоматизация учёта, а посчитать экономику по позициям и клиентам это бизнес-аналитика и юнит-экономика.

Частые вопросы

У меня маленький бизнес, мне точно это нужно?

Чем меньше маржа и чем больше позиций, тем нужнее. У кафе с сотней блюд пара убыточных позиций теряется в общей прибыли, но их всё равно стоит вычистить. У производства с маржой 15-20 процентов одна занижена цена может съесть весь месяц.

Обязательно ли внедрять 1С?

Нет. Если 1С уже есть, разумно тянуть данные оттуда. Если нет, расчёт себестоимости можно поднять отдельно, на таблице или простой системе, и связать с 1С потом, когда дорастёте. Порядок цен на такие работы есть на странице с ценами.

Насколько точна себестоимость с учётом косвенных затрат?

Прямые затраты (сырьё, закупка, доставка) считаются точно. Косвенные (аренда, свет, часть зарплат) распределяются по нормативу и дают оценку. Для управленческих решений этого хватает: вы видите, какая позиция явно в минусе, а какая тащит.

Коротко о главном

Пока себестоимость живёт в голове, скидки кажутся бесплатными, а убыточные позиции прячутся в общей прибыли. Как только по каждому блюду, столу и артикулу появляется настоящая маржа и отчёт по ней, становится видно, где именно утекают деньги, и решения принимаются по цифрам, а не по ощущению.

Хотите увидеть, какие ваши позиции в минусе и сколько забирают скидки? Напишите мне в Telegram слово «МАРЖА». Посмотрим ваш ассортимент, посчитаем реальную себестоимость по ключевым позициям и соберём отчёт, где теряется прибыль.