Учёт спецодежды и СИЗ по сотрудникам: выдача, сроки носки и замена

Как вести учёт спецодежды и СИЗ по сотрудникам, если людей много, а карточки лежат в папке у кладовщика? Обычно всё держится на одном человеке. Он помнит, кому что выдавал, и по памяти закупает размеры. Когда он в отпуске, никто не знает, что кому положено. Срок носки куртки давно вышел, а замену не выдали. Я делаю программы учёта под процесс заказчика и расскажу, как собрать учёт СИЗ в одну систему, где сроки считаются сами.

Нормы выдачи по должности

Всё начинается с норм. Для каждой должности свой набор: костюм, обувь, перчатки, каска, очки, средства защиты органов дыхания. У каждой позиции количество и срок носки.

Нормы для вашего предприятия определяет специалист по охране труда на основе действующих требований и оценки условий труда. Я их не придумываю и не проверяю. Он даёт таблицу, я переношу её в программу. Когда нормы меняются, их правят в одном месте, и программа пересчитывает, что кому положено.

Сотруднику назначается должность, и программа сразу знает, какой набор ему нужен. Если у человека особые условия, к норме можно добавить позиции вручную.

Личная карточка сотрудника в электронном виде

В карточке сотрудника: должность, участок, размеры одежды, обуви, головного убора и перчаток. Ниже список того, что выдано: наименование, дата выдачи, срок носки, дата замены.

Размеры записываются один раз при приёме. Если человек сменил размер, это правится в карточке, и следующая выдача пойдёт уже в новом.

Какой вид должна иметь личная карточка учёта СИЗ, можно ли вести её только в электронном виде и как подтверждать выдачу, уточните у специалиста по охране труда. Иногда нужна распечатка с подписью, и программа формирует её из тех же данных. Про документы по охране труда в целом я писал в статье охрана труда: какие документы нужны.

Выдача с подписью или отметкой

Кладовщик открывает карточку сотрудника на планшете или телефоне. Программа показывает, что ему положено сейчас. Кладовщик отмечает выданное, сотрудник подтверждает. Подтверждение может быть подписью пальцем на экране, отметкой в своём телефоне или подписью на распечатке. Какой способ подойдёт вам, решает специалист по охране труда.

Выданные позиции списываются со склада, в карточке появляется дата следующей замены.

Сроки носки и напоминания о замене

Программа знает дату выдачи и срок носки, значит, знает дату замены. За несколько недель до неё кладовщик получает список: кому и что менять в следующем месяце. Сотрудник может получить напоминание в Telegram или MAX.

Если вещь пришла в негодность раньше срока, её меняют досрочно. В карточке отмечается причина. Если досрочная замена повторяется, это повод поговорить со специалистом по охране труда о качестве или о норме.

Остатки на складе и закупка по размерам

Самая частая проблема со спецодеждой — не тот размер. На складе полно курток, но все одного размера. Программа ведёт остатки по каждому размеру отдельно.

Потребность в закупке считается из двух источников. Первый — сроки замен на ближайшие месяцы. Второй — новые сотрудники. Снабжение получает список: какие позиции, каких размеров и сколько. Закупка перестаёт быть угадыванием.

Если склад уже ведётся в 1С, остатки можно брать оттуда. Главное — одно место для остатков.

Уволенный сотрудник: что вернул

При увольнении кладовщик открывает карточку и видит всё, что числится на человеке. Отмечает, что вернули. По остальному решает руководитель по правилам предприятия. Какие вещи подлежат возврату и как оформлять невозврат, уточните у специалиста по охране труда и юриста.

Как это выглядит, когда настроено

В понедельник кадры оформляют нового рабочего на участок сборки. Вносят должность и размеры. Программа сразу показывает кладовщику набор, который ему положен, и проверяет остатки. Одного размера обуви нет, снабжение получает уведомление.

В середине месяца кладовщик открывает список замен на следующий месяц. Там видно, кому и какие позиции менять. Он готовит комплекты заранее. Когда человек приходит, кладовщик открывает карточку, отмечает выдачу, сотрудник подтверждает у себя в телефоне.

Перед проверкой специалист по охране труда открывает отчёт. Видно, кому что выдано, у кого просрочена замена и почему. Распечатки карточек формируются одной кнопкой.

Как заказать такую программу

Я работаю удалённо. Пришлите, как сейчас ведётся учёт: нормы выдачи, бумажные карточки, таблицы склада. Напишите, кто будет пользоваться программой: кладовщик, кадры, специалист по охране труда, снабжение.

Я разбираю процесс и пишу короткое ТЗ. Первая рабочая версия закрывает главный сценарий: нормы, карточки и выдача с отметкой. Потом добавляем напоминания, склад по размерам и закупку.

Это веб-программа в браузере и на телефоне. Данные хранятся у вас, вы получаете доступы и инструкцию. Сопровождение по желанию. Подробнее на странице программа учёта под ваш процесс. Если вместе со спецодеждой выдаётся инструмент, его удобно вести рядом, об этом статья про учёт выдачи инструмента сотрудникам.

Честно: если сотрудников до десятка и набор СИЗ простой, хватит таблицы в Excel с датами замен. Программа окупается, когда людей и должностей много.

Частые вопросы

Можно ли вести карточки СИЗ только в электронном виде?

Это вопрос к специалисту по охране труда. Программа умеет и электронный вид, и распечатку с подписью.

Кто задаёт нормы выдачи?

Специалист по охране труда. Я переношу его таблицу в программу.

Можно ли связать учёт СИЗ с 1С?

Можно. Сотрудники и остатки склада берутся из 1С, выдачи передаются обратно.

Что делать, если сотрудник испортил вещь раньше срока?

Отметить досрочную замену с причиной. Повторяющиеся случаи стоит обсудить со специалистом по охране труда.

Как быстро перенести бумажные карточки?

Обычно их загружают из таблицы. Если карточки только на бумаге, переносят то, что выдано и не отслужило срок.

Коротко о главном

Учёт СИЗ держится на нормах по должности и электронной карточке сотрудника. Программа сама считает сроки носки и напоминает о замене.

Остатки по размерам и потребность из сроков замен делают закупку точной. Все требования к нормам и оформлению сверяйте со специалистом по охране труда.

Если спецодежду у вас выдают по памяти кладовщика, пришлите нормы и то, как ведёте учёт сейчас. Предложу, как перевести это в программу. Напишите в Telegram, MAX или VK.