Учёт топлива и ГСМ по машинам: заправки, пробег, нормы и отклонения

Топлива уходит больше, чем раньше. Чеки водители приносят пачкой в конце месяца. Пробег записан в журнале, но с заправками его никто не сверяет. Так звучит запрос: как вести учёт топлива и ГСМ по машинам, чтобы видеть расход по каждой и замечать отклонения. Я делаю программы учёта под процесс заказчика и часто собираю такой учёт для компаний с парком машин или спецтехники. Расскажу, как он устроен и когда нужен.

Почему расход топлива не сходится

Данные о топливе живут в разных местах. Заправки в отчётах по картам или в чеках. Пробег в путевых листах или в журнале. Норма расхода в приказе или в голове у механика. Свести всё вместе раз в месяц тяжело, поэтому сверяют редко.

Пока никто не сверяет, перерасход не виден. Машина может жечь лишнее из-за неисправности, из-за стиля езды или из-за слива. Без цифр по каждой машине разницы между этими случаями не заметить.

Вторая беда — задержка. Чеки приходят в конце месяца, когда уже поздно разбираться. Водитель не помнит, где и зачем заправлялся.

Заправки: карты и фото чеков

Если машины заправляются по топливным картам, программа загружает отчёт по заправкам и раскладывает их по машинам. Дата, время, литры, место заправки. Ручной ввод не нужен.

Если заправляются за наличные или личной картой, водитель фотографирует чек и отправляет его в бот в Telegram или MAX сразу после заправки. Бот спрашивает номер машины и текущий пробег. Заправка попадает в учёт в тот же час, а не в конце месяца. Как устроен учёт чеков и подотчётных денег в целом, я разбирал в статье про подотчёт и чеки сотрудников.

Фото чека хранится вместе с заправкой. Бухгалтер видит его в карточке и не ищет бумажку.

Пробег, моточасы и путевые листы

Для машин считают пробег, для спецтехники и генераторов — моточасы. Водитель вносит показания при выезде и возвращении. Можно сфотографировать приборную панель, чтобы цифру было проще проверить.

Если в компании ведутся путевые листы, пробег лучше брать из них. Тогда водитель не вводит одно и то же дважды, а заправки и пробег сходятся в одном документе. Как вести путевые листы без бумаги, я описывал в статье про электронные путевые листы.

Программа проверяет простые ошибки. Пробег не может уменьшиться. Заправка не может быть больше объёма бака. Такие записи подсвечиваются сразу.

Какие данные нужны и что они показывают

Нормы расхода и отклонения

У каждой машины своя норма. Она может зависеть от сезона, загрузки и типа работы. Программа хранит нормы и считает, сколько топлива положено на пробег за период.

Дальше простая арифметика. Факт больше нормы на заданный процент, и руководитель или механик получает сигнал. В сигнале машина, водитель, период и размер отклонения. Разбираться можно в тот же день, пока все помнят детали.

Отклонение не всегда означает нарушение. Пробки, зима, тяжёлый груз тоже дают перерасход. Программа не обвиняет, а показывает, куда посмотреть. Решение принимает человек.

Важная оговорка. Какие нормы применять для списания топлива в бухгалтерском и налоговом учёте, решает бухгалтер. Программа может считать по его нормам и выгружать данные в нужном виде, но утверждать их должен он.

Как это выглядит, когда настроено

Утром водитель открывает бот, выбирает машину и вносит пробег. Днём заправляется, фотографирует чек и отправляет в бот. Бот спрашивает текущий пробег и сохраняет заправку.

Заправки по картам подтягиваются из отчёта сами. Программа сводит их с пробегом и считает расход по каждой машине.

Вечером механик получает сигнал: одна машина за неделю потратила заметно больше нормы. Он открывает карточку, видит все заправки с фото чеков и пробег по дням. Понятно, в какой день начался перерасход, и можно проверить машину. В конце месяца бухгалтер забирает отчёт по заправкам и пробегу без сбора бумажек.

Когда своя программа не нужна

Если машин две-три и заправки идут по картам, часто хватает отчёта от топливной компании и таблицы в Excel. Если учёт ГСМ уже ведётся в 1С и там всё сходится, лучше доработать его. Своя программа нужна, когда машин много, заправки разрозненные, а перерасход заметен в деньгах.

Как заказать такую программу

Я работаю удалённо. Пришлите, как сейчас ведётся учёт: таблицы, путевые листы, отчёты по картам, утверждённые нормы. Напишите, кто будет пользоваться программой: водители, механик, диспетчер, бухгалтер.

Я разбираю процесс и пишу короткое ТЗ. Первая рабочая версия закрывает главный сценарий: заправки, пробег и расход по машинам. Потом добавляем сигналы, отчёты и связь с путевыми листами.

Это веб-программа в браузере и на телефоне или бот для водителей. Данные хранятся у вас. Я передаю доступы и инструкцию. Если нужна связь с 1С, настраиваю обмен. Сопровождение по желанию. Подробнее на странице программа учёта под ваш процесс.

Частые вопросы

Можно ли без топливных карт?

Да. Водители отправляют фото чеков в бот, и заправки попадают в учёт так же.

Кто задаёт нормы расхода?

Компания по согласованию с бухгалтером. Программа только хранит нормы и считает по ним.

Подойдёт ли это для спецтехники?

Да. Вместо пробега считаются моточасы, логика норм и отклонений та же.

Что если водитель забыл внести пробег?

Бот напомнит. Запись без пробега подсвечивается, и диспетчер видит, кого спросить.

Можно ли подключить датчики уровня топлива?

Можно, если они отдают данные. Но начинать стоит с заправок и пробега, это уже даёт картину.

Коротко о главном

Учёт топлива держится на заправках, пробеге и норме по каждой машине. Когда эти три цифры сведены вместе, перерасход виден сразу, а не в конце месяца.

Заправки берутся из отчётов по картам или из фото чеков в боте, пробег из путевых листов или от водителя. Программа считает отклонения и присылает сигнал, а нормы для бухгалтерии утверждает бухгалтер.

Если у вас расход топлива не сходится, а чеки собираются пачкой в конце месяца, расскажите, сколько у вас машин и как сейчас ведётся учёт. Предложу, с чего начать. Напишите в Telegram, MAX или VK.