Выгрузка из CRM в таблицу: отчёт, который обновляется сам

Руководитель хочет раз в неделю видеть простую картину: сколько пришло заявок, сколько сделок закрыто, кто из менеджеров как работает. В CRM это вроде бы есть, но отчёт собран не так, фильтры сбрасываются, а нужного разреза нет. В итоге кто-то в пятницу выгружает файл, чистит его и сводит руками. Я настраиваю автоматическую выгрузку из CRM в таблицу. Расскажу, как это устроено и где обычно ломается.

Зачем таблица, если в CRM есть отчёты

Отчёты в CRM сделаны для всех сразу. Ваш бизнес считает по-своему. Например, выручку по дате оплаты, а не по дате закрытия сделки. Или конверсию только по заявкам с сайта. Или менеджеров вместе с их помощниками.

В таблице можно посчитать что угодно формулами. Её легко показать партнёру, не давая доступ в CRM. К ней легко добавить данные из другого места, например расходы на рекламу. И руководителю не нужно учиться отчётам CRM, он работает в привычной таблице.

Если в компании CRM связана с учётной системой, в таблицу можно тянуть и оплаты оттуда. Про такую связку я писал в статье amoCRM и 1С: интеграция.

Как устроена выгрузка

У большинства популярных CRM есть API. Через него программа может читать сделки, контакты, задачи и пользователей. Скрипт на сервере по расписанию забирает нужные данные и записывает их в таблицу.

Расписание выбираете вы. Раз в час, раз в день рано утром, раз в неделю. Для отчёта руководителю обычно хватает ежедневного обновления ночью. Тогда утром данные свежие, а CRM днём не нагружается.

Таблица делится на два слоя. Первый — сырые данные: одна строка на одну сделку со всеми нужными полями. Этот лист скрипт перезаписывает целиком. Второй — отчёт: сводные цифры, графики, формулы, которые ссылаются на сырые данные. Этот лист вы можете менять как угодно, скрипт его не трогает.

Если CRM нет API или он закрыт на вашем тарифе, иногда можно работать через регулярные выгрузки файлов. Это менее удобно, но тоже автоматизируется. Что доступно, стоит проверить на своём тарифе до начала работ.

Какие поля нужны и как считаются показатели

Важно заранее договориться о правилах. Считать выручку по сумме сделки или по фактической оплате. Относить сделку к месяцу создания или закрытия. Если это не решить на старте, цифры в таблице будут спорить с цифрами в CRM.

Как не сломать отчёт при изменении воронки

Воронка меняется. Добавили этап, переименовали, поменяли порядок. Если скрипт ищет этап по названию, после переименования он его не найдёт, и отчёт покажет ноль.

Поэтому этапы, воронки, поля и пользователей скрипт берёт по внутренним идентификаторам CRM. Название этапа подтягивается отдельно, только для красоты. Переименовали этап — в отчёте поменяется подпись, а цифры останутся верными.

Новый этап скрипт тоже заметит. Он появится в данных, и я показываю, куда его отнести в отчёте. Удалённые поля и этапы не ломают выгрузку, а просто перестают заполняться. Если выгрузка упала, приходит уведомление, а в таблице видна дата последнего успешного обновления.

Права доступа к таблице

В таблице лежат данные клиентов и деньги компании. Это надо охранять не хуже, чем саму CRM. Доступ выдаётся конкретным людям, а не по ссылке для всех.

Если отчёт нужен человеку, которому не стоит видеть клиентов, делаю отдельную таблицу только со сводными цифрами. Без имён, телефонов и названий компаний. Скрипту выдаётся отдельный доступ к CRM только на чтение, и ключ хранится на сервере, а не в таблице.

Как это выглядит, когда настроено

Утром в понедельник руководитель открывает таблицу. Вверху дата обновления: сегодня ночью. На листе отчёта заявки за прошлую неделю по источникам, выигранные сделки, выручка и конверсия. Ниже та же картина по каждому менеджеру.

Отдельный блок показывает сделки, которые давно стоят на одном этапе. Руководитель видит пять таких у одного менеджера и обсуждает их на планёрке. Никто не готовил этот отчёт в пятницу вечером.

Если хочется получать главные цифры прямо в мессенджере, к той же выгрузке добавляется короткое сообщение. Как это устроено, я описывал в статье дашборд руководителю в Telegram и MAX.

Как заказать такую задачу

Пришлите пример отчёта, который вы сейчас делаете руками, или скриншот. Напишите, из какой CRM нужны данные и какие показатели важны. Расскажите, кто и сколько времени тратит на сведение цифр сейчас.

Я смотрю CRM и договариваюсь с вами о правилах подсчёта. Настраиваю выгрузку, сверяю цифры за прошлый месяц с тем, что вы считали руками. Передаю таблицу, инструкцию, как добавить свой показатель, и доступы. После сдачи есть гарантийный срок на исправление ошибок в моей работе.

Если отчёт устоялся и меняется редко, это разовая задача. Если воронка часто меняется и хочется добавлять новые разрезы, удобнее абонентка. Формат разовых работ на странице разовые задачи: скрипты, парсеры, выгрузки.

Частые вопросы

Подойдёт ли Яндекс-таблица вместо Google?

Да, если у неё есть нужный способ записи данных. Выбор таблицы обсуждаем на старте.

Можно ли выгружать данные сразу из двух воронок?

Да. В сырых данных будет столбец воронки, и отчёт можно строить по каждой отдельно или вместе.

Что будет, если менеджер уволится?

Его сделки останутся в истории. Показатели по нему сохранятся за прошлые периоды.

Нагружает ли выгрузка CRM?

Почти нет, если запускать её ночью и забирать только изменённые сделки.

Можно ли добавить в таблицу расходы на рекламу?

Да, отдельным листом. Тогда в отчёте можно считать стоимость заявки по источникам.

Коротко о главном

Выгрузка из CRM в таблицу снимает ручную сводку отчётов. Данные попадают туда через API по расписанию, а отчёт считается формулами так, как привык бизнес.

Отчёт не ломается, если скрипт берёт этапы и поля по идентификаторам и сообщает об ошибках. Доступ к таблице выдаётся конкретным людям, а сводный отчёт можно отдать без данных клиентов.

Если кто-то у вас каждую неделю сводит цифры из CRM руками, пришлите пример этого отчёта и название CRM. Скажу, что можно считать автоматически. Напишите в Telegram, MAX или VK.