Заказ поставщику из Excel и приход по фото накладной в МойСклад

Файл от поставщика и ручной набор в заказ

Поставщик присылает прайс или накладную в Excel, а иногда фото бумажной накладной в мессенджере. Закупщик открывает МойСклад и перепечатывает строки: название, количество, цену. Часть товаров в справочнике называется иначе, часть вообще новые. На сорока строках это час работы и пара опечаток.

По обсуждениям в профильном чате разработчиков МойСклад в мае 2026 один участник искал готовое решение, которое по xls-файлу создаёт заказ поставщику, а новый товар заводит в МойСклад. Заказчику нужен был файл с компьютера, без автоматизации. В открытой части ветки готового решения никто не назвал. Ниже граница между тем, что система умеет сама, и тем, что закрывают приложения. Я проверил её по справке МойСклад и каталогу интеграций в начале октября 2026.

Что умеет МойСклад сам и что есть в каталоге

В заказе поставщику и в приёмке есть кнопка «Импорт». Механику справка описывает на примере заказа покупателя, поэтому в заказе поставщику проверьте её на тестовом документе. Поддерживаются xls, xlsx и CSV, до 10 МБ и до 2000 строк. Существующие товары ищутся по UUID, коду, наименованию, внешнему коду, штрихкоду или артикулу, поле выбираете вы. Если товара нет, он создаётся, пока не отмечен флажок «Я хочу обновить только существующие товары и не создавать новые». Столбцы сопоставляются на странице предпросмотра. Цена из файла перекрывает цену из карточки. Без столбца с количеством в документ попадёт 1, а строка с нулём не запишется.

Приёмку можно создать и из файла ЭДО в формате XML 5.03: товары поставщика сопоставляются вручную один раз, сопоставление запоминается.

В каталоге интеграций я нашёл такие приложения. Описания взяты со страниц каталога, сами приложения я не запускал, цены на страницах не указаны, все решения платные.

Если ваш случай совпадает с одной строкой таблицы, берите готовое, свой бот не нужен. В описаниях я не вижу решения под нестандартный файл поставщика, под ваш порядок проверки в мессенджере и под правила сопоставления вашего ассортимента.

Схема для своего скрипта или бота

Если готовое не подходит, делал бы так. Я могу собрать такую связку под вашу задачу, готового продукта с этим названием у меня нет.

1. Файл или фото приходит в Telegram или MAX, на почту или в папку. Бот запоминает поставщика.

2. Разбор. Excel читается кодом. Фото и скан проходят через OCR или ИИ-распознавание и превращаются в таблицу: название, артикул, штрихкод, количество, цена.

3. Сопоставление с товарами МойСклад: сначала штрихкод и артикул, затем название. Пара «позиция поставщика = ваш товар» сохраняется, и со второй накладной того же поставщика ручной работы меньше.

4. Проверка человеком. Бот показывает три группы: найдено, сомневаюсь, не найдено. Сумма строк сверяется с итогом накладной.

5. Документ. После подтверждения создаётся заказ поставщику или приёмка.

Новые товары и дубли. Не найденную позицию я не создаю молча: она уходит в очередь, где человек выбирает, завести новую карточку или привязать к существующей. Перед созданием скрипт ищет по штрихкоду, артикулу, коду и похожему названию, потому что поставщик пишет один товар по-разному. Для создания карточки в API достаточно поля name, поэтому проверку на дубли лучше держать на своей стороне. Справка про импорт из Excel предупреждает: если значения поля поиска в файле повторяются, один товар многократно перезапишется, а новые не создадутся. Ошибочно созданные товары импортом не удалить, поэтому сначала тест на 5-10 позициях. Перед запуском скрипта, который создаёт товары, сделайте копию справочника, как описано в статье про откат и бекап.

API, лимиты и где граница

По документации API (проверено в начале октября 2026) заказ поставщику требует организацию и контрагента, приёмка ещё и склад. Позиции и товары передаются массивом до 1000 элементов, больше позиций в документ добавляется отдельным ресурсом позиций. Одновременно можно держать не более 5 запросов от пользователя, тело запроса не больше 20 МБ. Для интеграций по логину и паролю или токену пользователя с 1 сентября 2026 действует 15 запросов за 3 секунды, с 1 декабря 2026 будет 11. На ответ 429 нужны пауза и повтор, это разобрано в статье про 503 и 429.

Распознавание фото ошибается: путает цифры, склеивает и теряет строки, особенно на смятой бумаге и с печатью поверх текста. Точность я не обещаю, поэтому шаг 4 обязателен. Как это устроено для 1С, описано в разборе накладных поставщиков и статье про ИИ для прайсов.

В накладных бывают ФИО и подписи. Если файлы уходят во внешний сервис распознавания, учитывайте 152-ФЗ и уточните детали у юриста.

Что можно сделать уже сейчас

1. Возьмите свежий файл поставщика и на тестовом заказе поставщику нажмите «Импорт». Загрузите 5-10 строк и посмотрите, что нашлось и что создалось новым.

2. Выпишите, чего не хватило: фото, нестандартные столбцы, разные названия. Сверьтесь с таблицей приложений.

3. Если поставщик работает через ЭДО, попробуйте импорт XML 5.03 в приёмках.

4. Если готовое не подходит, опишите формат файлов и порядок проверки. Как такие связки строятся, написано в статье про интеграцию API на заказ, а делаем мы их в рамках автоматизации бизнеса.

Частые вопросы

Можно ли загрузить фото накладной в МойСклад без приложений?

В справке по импорту названы Excel, CSV и XML из ЭДО, фото и сканы там не указаны. Для фото нужно приложение или свой разбор.

Что выбрать, приложение или свой скрипт?

Приложение, если формат поставщика и ваш порядок работы совпадают с его описанием. Скрипт, если файлы нестандартные, поставщиков много или проверка должна идти в вашем мессенджере.

Сколько строк можно загрузить за раз?

Импорт из Excel принимает до 2000 строк и 10 МБ. Через API в одном массиве до 1000 позиций, остальные добавляются отдельным ресурсом позиций.

Коротко о главном

Excel с позициями МойСклад загружает сам, а фото накладных читают приложения из каталога. Свой бот нужен для нестандартных файлов, а новые товары и дубли лучше пропускать через подтверждение человеком.

Хотите, чтобы я собрал бота, который принимает файл или фото накладной поставщика и создаёт в МойСклад заказ или приёмку после вашей проверки? Напишите мне в Telegram слово «НАКЛАДНАЯ».