Акты уходят через месяц, деньги зависают: автогенерация закрывающих

Акты уходят через месяц, деньги зависают

Знакомая картина. Оплата пришла в понедельник, услугу оказали в среду, а закрывающие документы клиент получит числа двадцатого, когда бухгалтер сядет разгребать всё разом. К этому моменту половину деталей уже никто не помнит: по какой сделке акт, что именно входило, какой был номер счёта.

Дальше начинается обычная беготня. Клиент не подписал акт вовремя, у него не сошлась сумма, документ ушёл не на тот адрес. Для агентства или подрядчика это не мелочь. Пока акт не подписан, выручку нельзя закрыть в учёте, а деньги по договору с постоплатой просто зависают. У сети или производителя к концу квартала набегает пачка неподтверждённых отгрузок, и аудитор задаёт неудобные вопросы.

Причём работу уже сделали и оплату получили. Теряется всё на последнем шаге, на бумажках.

Почему так выходит почти у всех

Закрывающие документы делают в последнюю очередь, потому что это не приносит новых денег. Менеджер закрыл сделку и побежал к следующей, ему не до актов. Бухгалтер один на всю компанию, и у него горит зарплата, налоги, банк. Акты он оставляет на потом, а потом их становится сто штук.

Ещё их делают вручную, копипастом из прошлого документа. Меняют дату, сумму, наименование, и в трёх местах из десяти забывают поправить. Отсюда пересорт, неверные реквизиты, документ с прошлогодним номером договора. Клиент возвращает его на переделку, круг повторяется.

Данные при этом уже есть. Сделка лежит в CRM, отгрузка проведена в 1С, реквизиты клиента заведены. Их просто никто не собирает в готовый пакет в тот момент, когда пакет нужен.

Как это собирается автоматом

Логика простая. У сделки меняется статус на «оплачено» или «отгружено». Это событие ловит автоматизация и запускает формирование документов. Она берёт данные из карточки сделки или из вашей 1С: контрагент, номенклатуру, количество, сумму, номер и дату договора. Подставляет их в ваши же шаблоны акта, товарной накладной, счёта-фактуры, УПД. Собранный пакет уходит клиенту на почту или в мессенджер, а копия ложится в папку сделки.

Нумерация ведётся сквозная, без дырок и дублей. Если у клиента особые условия, например своя форма акта или разбивка по этапам, это зашивается в правило один раз. По той же схеме мы уже собираем договоры и коммерческие предложения до сделки: там документ рождается на входе, здесь на выходе, после того как деньги получены.

Отдельный сценарий для рекуррентных платежей. Абонентка, подписка, ежемесячное обслуживание. Первого числа система сама формирует комплект закрывающих на всех активных клиентов и рассылает его. Бухгалтер утром видит готовый список, а не стопку пустых шаблонов. Такая связка живёт внутри общей автоматизации бизнес-процессов и цепляется к тому, что у вас уже стоит: Битрикс24, amoCRM, самописная база, 1С.

Сколько это экономит и возвращает

Посчитаем на прикидку, цифры зависят от вашего потока. Допустим, компания закрывает сто сделок в месяц. На каждый пакет закрывающих уходит десять-пятнадцать минут ручной работы: собрать, проверить, отправить, подшить. Это двадцать с лишним часов в месяц у бухгалтера, почти три рабочих дня, съеденных копипастом.

Вторая часть важнее. Когда акты уходят день в день, клиент подписывает их по горячим следам, пока помнит сделку. Постоплата закрывается быстрее, кассовый разрыв меньше. Деньги, которые раньше зависали на месяц в неподписанных актах, начинают приходить вовремя.

Третья часть про порядок в отчётности. К закрытию квартала у вас не хвост из неподтверждённых отгрузок, а сведённый пакет. Меньше корректировок, меньше риска на проверке. Отдельно от документов имеет смысл разгрузить и саму рутину учёта, про это я писал в разборе автоматизации рутины бухгалтера.

Что важно учесть

Юридическую форму документа всё равно проверяет ваш бухгалтер. Автоматизация берёт на себя сборку и рассылку, но правильность формы акта, ставку НДС, применимость УПД в вашем случае подтверждает человек. Мы настраиваем шаблоны вместе с ним и один раз согласуем каждую форму.

Электронная подпись и обмен через ЭДО это отдельная история. Автоформирование готовит документ и отправляет его, но подписание квалифицированной подписью и обмен через оператора ЭДО подключаются отдельным блоком, если он вам нужен. Про подпись и её юридическую силу есть отдельный разбор про выстраивание учёта сделок в CRM.

Обмен с 1С требует, чтобы к базе был доступ. Если 1С стоит в облаке или на сервере с настроенным обменом, всё цепляется штатно. Если база древняя, лежит на одном компьютере в бухгалтерии и никогда не выходила в сеть, сначала решаем вопрос доступа, потом автоматизацию. Это делается, но это отдельный шаг, а не полчаса настройки.

Что можно сделать уже сейчас

Первое. Возьмите последние тридцать сделок и посмотрите, по скольким закрывающие ушли клиенту в тот же день, а по скольким висят до сих пор. Это ваша реальная дыра в деньгах и в отчётности.

Второе. Соберите ваши формы в одном месте: акт, накладную, счёт-фактуру или УПД, счёт. Именно те, что реально уходят клиентам. На них будут настроены шаблоны.

Третье. Проверьте, где живут данные сделки. Всё в CRM, всё в 1С, или половина в голове у менеджера. От этого зависит, что автоматизируется сразу, а что придётся сначала завести в систему.

Четвёртое. Определите один самый частый сценарий, с которого начать. Обычно это либо разовые сделки с постоплатой, либо ежемесячная абонентка. С него запускаемся, потом расширяем. Настройку тарифицируем по объёму, ориентиры есть на странице с ценами.

Частые вопросы

А если у нас нет 1С, только CRM и таблицы?

Работает и так. Документы собираются прямо из CRM или из вашей базы, 1С для этого не обязательна. Если 1С появится позже, обмен подключим отдельно.

Документ уйдёт клиенту сам, без проверки человеком?

Как настроите. Можно пускать всё в автоотправку, а можно поставить шаг «бухгалтер подтверждает». Обычно спорные суммы и нестандартные сделки идут через проверку, а типовые уходят сами.

Это законно, документ без живой подписи имеет силу?

Автоматизация формирует и отправляет документ, а его подписание идёт вашим обычным порядком: живой подписью на бумаге либо через ЭДО квалифицированной подписью. Силу документу даёт подпись, а способ его сборки на это не влияет. Форму согласует ваш бухгалтер.

Коротко о главном

Закрывающие теряются на последнем шаге, когда их делают руками и в последний момент. Данные для них уже лежат в сделке и в 1С. Событие «оплачено» или «отгружено» может само запускать сборку акта, накладной и счёта-фактуры и отправку клиенту, а человеку оставить спорные случаи. Юридическую форму подтверждает бухгалтер, ЭДО и подпись подключаются отдельно.

Хотите, чтобы акты уходили клиенту в день оплаты, а не в конце месяца? Напишите мне в Telegram слово «АКТ». Посмотрим на ваш поток сделок и соберём автогенерацию закрывающих под вашу CRM и 1С. Настройку учёта под ключ можно обсудить в разделе автоматизации бухгалтерии.