Заказы сами уходят на сборку и в доставку: без переписывания из одной системы в другую

Типичная картина в небольшом интернет-магазине. Заказ приходит с сайта или из бота. Менеджер открывает его, переносит в учёт, потом заходит в кабинет службы доставки и снова вбивает адрес, телефон и вес. Потом копирует трек-номер и отправляет клиенту. На каждом шаге можно ошибиться в цифре. А когда заказов становится много, менеджер просто не успевает. Я собираю такие связки и сопровождаю их по абонентке. Расскажу, как устроена цепочка и почему её нельзя настроить один раз навсегда.

Где теряются время и заказы

Ручной перенос. Каждый заказ вводится два-три раза в разные системы. Опечатка в телефоне или номере дома — и посылка едет не туда или курьер не может дозвониться.

Забытые заказы. Заказ пришёл вечером в пятницу. В понедельник его заметили, а клиент уже написал, что передумал.

Трек вручную. Клиент ждёт номер для отслеживания, а менеджер отправляет его, когда дойдут руки. Клиент пишет «где мой заказ», и менеджер тратит время на ответы.

Статусы не возвращаются. Посылка вернулась на склад, а в учёте она числится доставленной. Об этом узнают при сверке через месяц.

Как устроена связка

Заказ в учёт. Заказ с сайта или из бота сразу создаётся в учётной системе. Товар резервируется, и его не продадут второй раз. Менеджер ничего не переносит.

Задание на сборку. Склад получает список того, что собрать. Если сборка идёт со сканером, кладовщик видит задание на терминале и собирает по штрихкодам. Как собирать без пересорта, я описывал в статье о сборке заказов с ТСД.

Заявка в доставку. Когда заказ собран, в службу доставки уходит заявка с адресом, телефоном, весом и габаритами. Служба выбирается по правилам: город, вес, способ, который выбрал клиент.

Трек клиенту. Как только служба присвоила номер, клиент получает сообщение в Telegram, MAX или по почте. В нём номер и ссылка для отслеживания.

Статусы обратно. Передан курьеру, доставлен, вернулся. Статусы из службы доставки приходят в учёт сами. Если заказ застрял или вернулся, менеджер получает уведомление.

Как сейчас и как в связке

Как это выглядит, когда настроено

Клиент оформляет заказ в боте поздно вечером. Он сразу получает подтверждение. Заказ уже в учёте, товар зарезервирован.

Утром кладовщик открывает список заданий и видит все ночные заказы. Собирает, упаковывает, отмечает готовность. В этот момент в службу доставки уходит заявка. Через некоторое время клиенту приходит сообщение с трек-номером. Менеджер в этой цепочке не участвует.

Через пару дней одна посылка не доходит: клиент не взял трубку, заказ едет обратно. Менеджер получает уведомление и сам пишет клиенту, чтобы договориться о повторной доставке. Он занят только теми заказами, где что-то пошло не так, а не всеми подряд. Если у вас своя доставка, например в ресторане, логика та же, я описывал её в статье про свою курьерскую службу.

Как это заказать

Разовая настройка. Я разбираю, откуда приходят заказы, где ведётся учёт и какими службами вы отправляете. Настраиваю передачу заказа в учёт, задание на сборку, заявки в службы доставки, сообщения клиенту и возврат статусов. Прогоняю тестовые заказы через всю цепочку и описываю, что делать, если что-то пошло не так.

Ежемесячная абонентка. Службы доставки меняют API, тарифы и правила. Иногда без предупреждения. Связка, которая работала вчера, сегодня может тихо перестать отправлять заявки. В абонентку входит слежение за ошибками передачи, правка под изменения служб, подключение новых способов доставки и помощь с заказами, которые застряли. Раз в месяц — отчёт о работе: сколько заказов прошло, где были сбои и что поправлено. Формат описан на странице разовые задачи и абонентка.

Для старта пришлите, откуда приходят заказы и где ведётся учёт. Назовите службы доставки, с которыми работаете, и дайте доступ к их кабинетам. И опишите, как сейчас выглядит путь заказа от получения до отправки.

Частые вопросы

Подойдёт, если учёт ведётся в 1С?

Да. Связка работает с 1С и с облачным учётом. Способ подключения зависит от конфигурации и доработок.

Можно подключить несколько служб доставки?

Да. Служба выбирается по правилам: город, вес, способ доставки, который выбрал клиент.

Что если служба доставки не приняла заявку?

Менеджер получает уведомление с причиной. Заказ не теряется, его можно отправить вручную или повторить после исправления.

Нужно ли менять сайт или бота?

Обычно нет. Связка забирает заказы оттуда, где они уже есть. Иногда нужно добавить поле, например выбор способа доставки.

Почему нельзя обойтись без абонентки?

Можно, но службы доставки меняются. Без присмотра о поломке вы узнаете от клиентов, которые не получили трек.

Коротко о главном

Ручной перенос заказа из сайта в учёт, потом в доставку и потом клиенту занимает время менеджера и порождает ошибки. Чем больше заказов, тем дороже это обходится.

Связка делает всю цепочку сама: заказ в учёт, задание на сборку, заявка в доставку, трек клиенту, статусы обратно. Менеджер занимается только исключениями. Сопровождение нужно, потому что службы доставки регулярно меняют API и тарифы.

Если ваши менеджеры переписывают заказы из одной системы в другую, начнём с разбора текущего пути заказа. Покажу, какие шаги можно убрать первыми. Напишите в Telegram, MAX или VK.