МойСклад: когда его хватает вместо 1С и как связать его с сайтом, ботом и маркетплейсами

Владелец магазина приходит с вопросом: нам нужна 1С или хватит чего-то попроще? Часто за этим стоит другая задача. Остатки на сайте врут, заказы с маркетплейсов переписывают руками, цены в разных местах разные. Я связываю учёт с сайтами, ботами и маркетплейсами и регулярно вижу, что малому бизнесу хватает облачного МоегоСклада. Расскажу, кому его хватает, когда уже тесно и как собрать вокруг него рабочую связку.

Кому хватает МоегоСклада

Розничному магазину с одной или несколькими точками. Товар приходит, продаётся, перемещается между точками. Нужны остатки, закупки, продажи и простые отчёты. Всё это в облачном учёте есть.

Интернет-магазину. Заказы приходят с сайта, их нужно собрать, отгрузить и списать со склада. Важно, чтобы сайт видел реальный остаток и не продавал то, чего уже нет.

Небольшому опту. Заказы покупателей, счета, отгрузки, долги контрагентов. Если нет сложных договорных схем и десятков складов, этого обычно достаточно.

Продавцу на маркетплейсах. Один и тот же товар лежит на своём складе и продаётся на нескольких площадках. Нужен один остаток, который уменьшается при любой продаже. Для таких задач у сервиса есть готовые интеграции, а список площадок и условия лучше проверить на своём тарифе.

Когда уже тесно

Сложное производство. Многоуровневые спецификации, полуфабрикаты, расчёт себестоимости по этапам, планирование загрузки цехов. Простую сборку облачный учёт потянет, а сложный производственный цикл обычно требует другой системы.

Нестандартный учёт. Особые правила партий, свои документы, которых нет в стандартной логике, сложные схемы между юрлицами. Если бизнес живёт по своим правилам, в 1С их проще описать, потому что её дорабатывают под конкретную компанию.

Бухгалтерия в той же базе. Здесь важная оговорка. МойСклад — это товароучёт, а не бухгалтерская программа. Бухучёт обычно ведут отдельно, и как передавать туда данные, решает бухгалтер. Я настраиваю связку, но какие документы и в каком виде нужны бухгалтерии, спрашиваю у неё. Как выбирать между 1С и CRM, я разбирал в статье 1С или Битрикс24.

Какие задачи закрывает каждая система

Как связать учёт с сайтом, ботом и маркетплейсами

Принцип один: учёт главный, остальные берут данные из него. Товар, цена и остаток живут в МоёмСкладе. Сайт, бот и площадки их показывают, а заказы отдают обратно.

Сайт. Остатки и цены уходят на сайт автоматически. Покупатель оформляет заказ, и он появляется в учёте как заказ покупателя. Товар резервируется, и его уже не продадут второй раз. Менеджеру не нужно переносить заказ из почты.

Бот в мессенджере. Клиент смотрит каталог прямо в Telegram или MAX, выбирает товар и оформляет заказ. Бот берёт наличие и цену из учёта, а заказ создаёт там же. Потом клиент может спросить у бота статус заказа и получить ответ без менеджера.

Маркетплейсы. Главное здесь — единые остатки. Товар продался на одной площадке, остаток уменьшился везде: на сайте, в боте, на других площадках. Если точек несколько, к этому добавляются остатки по каждой точке. Как это устроено в сети магазинов, я описывал в статье про остатки между магазинами.

Готовая интеграция или своя через API

Готовой интеграции хватает, когда задача типовая. Выгрузить товары на популярную площадку, забрать заказы с сайта на распространённой платформе. Если готовое решение делает то, что нужно, писать своё незачем.

Своя связка через API нужна, когда логика нестандартная. Бот, который показывает остатки по конкретной точке. Особые правила резерва. Заказы, которые должны попадать на разные склады в зависимости от города. Сайт на своей платформе, для которой готового модуля нет. У МоегоСклада есть открытый API, через него можно читать товары и остатки и создавать заказы. Какие именно возможности доступны, стоит проверить на своём тарифе до начала работ.

Где ломается связка

Дубли товаров. Одна и та же футболка заведена дважды: при первой закупке и при второй. Остаток делится между двумя карточками, и сайт показывает ноль, хотя товар на полке.

Разные артикулы на сайте и в учёте. Интеграция сопоставляет товары по коду. Если на сайте один артикул, а в учёте другой, товар просто не найдётся. Заказ придёт без позиции или не придёт вовсе.

Ручные правки остатков в обход системы. Кто-то поправил остаток прямо на площадке, потому что так быстрее. При следующей синхронизации правку затрёт учёт, или наоборот, учёт начнёт врать.

Связки через три посредника. Сайт передаёт заказ в один сервис, тот в другой, а тот в учёт. Когда что-то теряется, непонятно, где искать. Чем короче путь данных, тем проще найти ошибку.

Как это выглядит, когда настроено

Утром кладовщик принимает поставку и проводит приёмку в учёте. Через несколько минут новые остатки видны на сайте, в боте и на площадках. Никто ничего не выгружает руками.

Днём приходит заказ с маркетплейса. Он появляется в учёте, товар резервируется, остаток на сайте уменьшается. Следом клиент оформляет заказ в боте. Бот видит актуальное наличие и не даёт купить то, что уже зарезервировано. Менеджер открывает список заказов и видит все каналы в одном месте.

Вечером владелец смотрит отчёт. Какие товары продаются, где заканчиваются остатки, с какого канала пришло больше заказов. Цены он меняет в одном месте, и они расходятся по всем каналам сами.

Частые вопросы

Можно ли начать с МоегоСклада и потом перейти на 1С?

Можно. Справочник товаров и контрагентов переносится. Чем аккуратнее он заведён, тем проще переход.

Нужен ли программист для готовой интеграции?

Часто нет, её подключают в настройках. Программист нужен, когда готовое решение не покрывает вашу логику.

Как быть с бухгалтерией?

Бухучёт ведут отдельно. Какие данные и как передавать бухгалтеру, решается вместе с ним до запуска связки.

Что делать, если товары уже заведены с дублями?

Сначала навести порядок в справочнике: объединить дубли и выровнять артикулы. Подключать интеграции к грязному справочнику бессмысленно.

Будет ли бот работать с остатками по точкам?

Да, если остатки ведутся по складам. Бот может показывать, где товар есть, и предлагать забрать его там.

Коротко о главном

Рознице, интернет-магазину, небольшому опту и продавцам на маркетплейсах часто хватает МоегоСклада. 1С нужна, когда появляется сложное производство, нестандартный учёт или всё нужно держать в одной базе с доработками.

Ценность облачного учёта в том, что остатки, заказы и цены живут в одном месте. Сайт, бот и площадки берут данные оттуда, а заказы отдают обратно. Ломается связка на дублях, разных артикулах и ручных правках, поэтому начинать стоит с порядка в справочнике.

Если у вас остатки на сайте и площадках расходятся с полкой, а заказы переносят руками, расскажите, где сейчас ведётся учёт и через какие каналы вы продаёте. Предложу, как собрать всё вокруг одного учёта и что подключить готовым, а что сделать через API. Напишите в Telegram, MAX или VK.