Мука кончилась в субботу: автозаказ поставщику по минимуму

Мука закончилась в субботу, спросили в среду

Возьмём кафе с выпечкой. Раз в неделю, по средам, кто-то вспоминает про заказ и пишет поставщикам. Мука закончилась в субботу. До среды четыре дня, потом ещё доставка. В выходные, когда народу больше всего, пирогов нет.

Остатки по двадцати позициям в голове не удержать, а обход полок перед заказом занимает полчаса, и его откладывают. Плюс у каждого поставщика свои дни: к одному заказ нужно отправить до обеда накануне, другой возит по вторникам и пятницам, третий принимает заявки только по почте.

Это та же задача, что решает бот наличия для сети магазинов (про него мы писали отдельно), только в обратную сторону. Там бот отвечает клиенту, сколько товара есть. Здесь он сам замечает, что товара остаётся мало, и готовит заказ.

Как это работает

Для каждой позиции один раз задаётся карточка: минимальный остаток, поставщик, кратность упаковки (мука мешками по 25 кг, сливки коробками по 12 штук) и сколько единиц нужно держать в запасе сверх минимума. Для поставщика задаются дни доставки и время, до которого принимается заявка.

Дальше бот раз в день сверяет остатки. Откуда он их берёт, зависит от того, что у вас уже есть. Если это 1С или МойСклад, читает оттуда. Если ведёте Google-таблицу, берёт из неё. Если никакого учёта нет, бот сам вечером присылает кнопку «Пересчёт»: администратор отмечает остатки по списку, это занимает минут десять.

Всё, что ниже минимума, попадает в черновик. Бот округляет до целых упаковок вверх, группирует позиции по поставщикам и смотрит на календарь. Если ближайшая доставка у поставщика во вторник, а сегодня уже суббота, он добавляет в заказ запас до следующей поставки и пишет об этом в черновике.

Владелец получает сообщение вида «Мука 3 мешка, сливки 2 коробки, дрожжи 1 упаковка, поставщик такой-то, доставка во вторник». Под ним кнопки: подтвердить, изменить количество, убрать позицию, отложить. После подтверждения заказ уходит.

Куда уходит заказ

Придумывать интеграции, которых у поставщиков нет, мы не будем. На практике работают четыре способа. Сообщение в Telegram или MAX, если менеджер поставщика уже общается с вами в мессенджере. Письмо на почту, с таблицей в теле или файлом Excel. Готовый файл, который вы сами загружаете в кабинет поставщика. И обмен заказами через EDI, если у поставщика он уже подключён: крупные сети и дистрибьюторы часто его держат.

Названия и артикулы бот берёт из вашей карточки. Если у поставщика они отличаются от ваших, соответствие настраивается один раз. С чужими прайсами помогает импорт каталога из прайса поставщика, а пришедшие накладные можно распознавать и заносить в 1С автоматически, чтобы остатки сами обновлялись после приёмки.

Сколько это даёт

Ниже прикидка. Допустим, выходной день приносит кафе 40 000 ₽ выручки. Без муки не печётся треть ассортимента, и теряется около 13 000 ₽ за такой день. Если дефицит случается раз в месяц, это порядка 150 000 ₽ в год. Цифра условная, у вас она будет другой, но порядок видно.

Вторая сторона: те, кого один раз подвёл поставщик, начинают заказывать «на всякий случай». Морозилка забита, часть уходит в списание. Если на таких запасах лежит 30 000 ₽ и четверть из них портится за квартал, потери на списании составят около 30 000 ₽ в год. Это тоже оценка. Минимальный остаток с запасом на срок доставки уменьшает обе потери: товар заканчивается реже, лишнего лежит меньше.

Время на заказ посчитать проще. Допустим, управляющий тратит час в неделю на обход, сверку и переписку с тремя поставщиками. С ботом остаётся проверка черновика минут на пять (тоже оценка).

Что важно учесть

Остатки врут, если их не вводят. Если продажи не пробиваются в учёте, а приёмка не оформляется, бот видит полный склад, когда полок уже нет. Поэтому первый шаг почти всегда в том, чтобы навести порядок с учётом. Для небольших точек подходит ежедневный пересчёт по кнопке, он проще, чем полноценный складской учёт.

Простой минимум ломается на сезонности и акциях. К примеру, перед праздниками муки уходит заметно больше, а на распродаже запас салфеток может разойтись за неделю. Минимальные остатки придётся пересматривать, а бот напомнит об этом, когда позиция слишком часто падает ниже порога. Для больших изменений удобно вручную поднять минимум на период акции.

Новая позиция требует настройки: поставщика, упаковку, минимум. Бот не угадает, что вы начали продавать сироп, и не придумает, у кого его брать. Он спросит, когда заметит позицию без карточки, но решение остаётся за вами.

И главное правило: заказ без подтверждения не уходит. Бот не тратит ваши деньги сам. Ошибка в остатках или в минимуме превращается в лишнюю строку в черновике, которую вы вычеркнете, а не в машину товара.

Что можно сделать уже сейчас

Первое. Выпишите двадцать позиций, на которых вы чаще всего остаётесь без товара. Разбивка по ABC-анализу поможет выбрать те, где дефицит дороже всего.

Второе. Для каждой запишите три числа: сколько уходит в день, за сколько дней приходит поставка, сколько в упаковке. Минимум получается как расход за срок поставки плюс небольшой запас.

Третье. Выберите, где будет жить остаток: 1С, МойСклад, таблица или кнопка «Пересчёт» раз в день. Для старта хватит таблицы.

Четвёртое. Договоритесь с поставщиками, каким способом им удобнее получать заявки, и узнайте дедлайн приёма на каждый день. Подготовка обычно занимает вечер, дальше её можно передать боту в рамках автоматизации бизнеса.

Частые вопросы

Бот может сам отправить заказ, если я не отвечаю?

Нет. Если черновик не подтверждён, бот напомнит и повторит через заданное время, но отправит заказ только после вашего «да».

У меня нет 1С и склада, только тетрадь. Подойдёт?

Подойдёт. Остатки вводятся по кнопке «Пересчёт» раз в день или раз в несколько дней, в зависимости от оборота. Точность ниже, чем при складском учёте, но для минимального остатка её обычно хватает.

Сколько поставщиков можно подключить?

Столько, сколько у вас есть. Каждый поставщик получает собственный черновик со своими днями доставки и своим способом отправки. Придётся один раз заполнить карточки.

Коротко о главном

Заказ по минимальному остатку закрывает самую обидную потерю: когда товар кончился, а вы об этом узнали последним. Бот сверяет остатки, учитывает кратность упаковки и дни доставки, а решение отправить заказ остаётся за владельцем.

Хотите, чтобы у кафе, магазина или мастерской не заканчивалась мука, краска или расходники по субботам? Напишите мне в Telegram слово «МИНИМУМ». Разберём, откуда брать остатки и как отправлять заказы вашим поставщикам.