Бот наличия для сети магазинов: остатки по точкам без звонков

Покупатель сам узнаёт, есть ли товар, и не звонит продавцу

Суббота, три магазина на разных концах города. В каждый за день звонят раз по двадцать. «У вас есть зарядка на 65 ватт?» «А размер 42?» «А тот же фильтр, что брали в прошлый раз?» Продавец отходит от кассы, идёт к стеллажу, возвращается, говорит «две штуки». Пока он ходил, у кассы стоял покупатель и ждал.

Хуже всего, когда ответ неверный. Продавец сказал «есть» по памяти, человек приехал через полгорода, а последнюю штуку утром забрали. Такой клиент возвращается нескоро и оставляет отзыв на карте.

Бот закрывает эту дыру. Покупатель открывает чат магазина в Telegram или MAX и пишет название товара как привык: «зарядка 65», «кроссовки найк 42», «масляный фильтр на гольф». Через пару секунд видит список точек: где сколько штук, адрес, до скольки открыто сегодня. Продавец в этой цепочке не участвует.

Откуда бот берёт остатки

Сам бот ничего не считает. Он читает то, что уже есть в вашей учётной системе, поэтому первым делом смотрим, где она живёт.

Если у вас 1С, остатки отдаёт HTTP-сервис или регулярная выгрузка в файл. Если МойСклад, у него есть открытый API, и в нём есть отчёт по остаткам в разрезе складов, то есть по точкам (документация МойСклад). Если учёт ведётся в таблице, подойдёт и она, лишь бы колонки были одинаковыми у всех точек.

Обмен идёт по расписанию. Раз в несколько минут бот подтягивает свежие цифры в свою базу и отвечает покупателю за секунды, без запроса в 1С на каждый вопрос. О том, как связать МойСклад с ботом и сайтом, я писал в статье про МойСклад вместо 1С.

Что видит покупатель и что можно сделать дальше

Пример ответа бота на запрос «кроссовки найк 42»:

• Ленина, 12: в наличии 2 пары, открыто до 21:00
• Богомягкова, 40: 1 пара, открыто до 20:00
• Склад на Журавлёва: нет, можно подписаться на поступление

Под каждой точкой две кнопки: «Показать на карте» и «Отложить на час». Вторая работает так. Бот уменьшает доступный остаток на единицу и пишет продавцу точки: «Отложить кроссовки 42 на имя Ивана, до 16:40». Покупатель получает подтверждение и таймер. Пришёл вовремя, продавец достаёт пару и продаёт. Не пришёл, бронь через час снимается сама, и штука снова доступна всем.

Если нужного товара нет нигде, бот предлагает подписку. Когда в учёте появляется поступление, человеку приходит сообщение в тот же мессенджер. Писать первым бот может только тому, кто сам его запускал, так устроены и Telegram, и MAX. Для этой задачи хватает: покупатель сам нажал «Сообщить, когда будет».

Сколько это экономит

Дальше прикидка, цифры оценочные, подставьте свои. Допустим, на точку приходит 15 звонков «есть ли» в день, и каждый занимает у продавца около двух минут вместе с походом к полке. Это полчаса в день с одного магазина и около 10 часов в месяц. На трёх точках набегает рабочая неделя продавца, которая уходит на ответы «да, есть».

Вторая статья: сорванные поездки. Когда покупатель заранее видит остаток и может отложить товар, он приезжает за конкретной вещью. Бронь на час превращает намерение в визит. Сколько визитов прибавится, зависит от ассортимента и района. Проверить это можно за месяц работы бота: сравнить число броней с числом продаж по ним.

Что важно учесть

Точность бота равна актуальности остатков в учёте. Если приёмку заносят на следующий день, бот в понедельник утром покажет цифры воскресенья. Когда остатки в учёте разошлись с полками, начинать надо с учёта. Как навести там порядок без остановки магазина, я разбирал в статье про учёт остатков без 1С.

Нужен регулярный обмен. Раз в 5-10 минут для магазина достаточно, раз в сутки уже мало. Частоту выбираем под вашу систему, у тяжёлых баз 1С она может быть реже.

Бронь снимается по таймеру, и это сделано сознательно. Без таймера отложенные товары копятся, продавцы забывают вернуть их на полку, и остаток для остальных покупателей занижается. Для магазина у дома обычно хватает часа, для точки в торговом центре можно поставить два.

Товар в пути и брак бот учтёт только тогда, когда они есть в учёте отдельной строкой. Перемещение между точками должно проводиться документом, а бракованная вещь списываться или лежать на отдельном складе. Тогда бот покажет «в пути, будет завтра» или не покажет её как доступную. Как сделать, чтобы перемещения не терялись, написано в статье про остатки между магазинами сети.

Ещё одно ограничение касается названий. Если один и тот же кроссовок на разных точках заведён под разными именами, поиск найдёт его не везде. Единое название номенклатуры нужно навести заранее.

Что можно сделать уже сейчас

Первое. Возьмите десять самых частых вопросов «есть ли» и сверьте остаток в учёте с полкой на каждой точке. Если расхождение больше одной-двух штук на позицию, начинать надо с учёта.

Второе. Выпишите все точки с адресами и графиком работы, включая выходные и обеды. Бот покажет именно этот график, и устаревший час закрытия подорвёт доверие быстрее ошибки в остатках.

Третье. Определите, кто на точке принимает бронь. Это может быть один человек на смену с телефоном или общий чат продавцов. Без ответственного бронь превращается в обещание, которое некому выполнять.

Четвёртое. Напишите мне, в какой системе у вас учёт. Подключение бота к автоматизации учёта зависит от этого сильнее всего, а сам бот делается в рамках разработки Telegram- и MAX-ботов. Порядок цен смотрите на странице с ценами, точную сумму считаю под вашу сеть.

Частые вопросы

У нас 1С старой версии, подойдёт?

Часто да. Если нельзя поднять HTTP-сервис, остатки можно выгружать из 1С по расписанию в файл, а бот читает файл. Задержка будет чуть больше, зато саму базу трогать не придётся.

Покупатели не будут писать боту, им проще позвонить.

Часть будет звонить всегда. Бот забирает остальных. Чтобы он заработал, ссылку на него ставят на сайт, в карточки на картах, на ценники и на чек с подписью «Проверить наличие в других магазинах».

А если два человека одновременно отложат последнюю штуку?

Остаток уменьшается при первом нажатии. Второй человек увидит «нет в наличии» и предложение подписаться на поступление.

Коротко о главном

Бот наличия и брони забирает у продавцов самую повторяющуюся часть работы: ответы на звонки «есть ли». Остатки берутся из вашего учёта, показываются по точкам с адресами и временем работы, а бронь на час превращает вопрос в визит.

Если хотите посмотреть, как это выглядело бы у вас, напишите мне в Telegram кодовое слово «НАЛИЧИЕ» и коротко, в какой системе ведёте остатки и сколько у вас точек.