Бот для заказов оптовых клиентов прямо из 1С

Во многих оптовых компаниях заказы до сих пор приходят по телефону и в мессенджерах. Клиент пишет «как в прошлый раз, только сахара больше». Менеджер открывает 1С, ищет позиции, вбивает количество, уточняет цену. Где-то путает фасовку, где-то пропускает строку. На каждый заказ уходит время, а в пятницу вечером очередь из сообщений растёт быстрее, чем её разбирают. Я делаю для таких компаний бота, через которого клиент оформляет заказ сам, а 1С получает готовый документ. Расскажу, как он устроен и где у него границы.

Как устроен бот для заказов

Клиент открывает бота в Telegram или MAX. Видит каталог: группы товаров, позиции, свою цену и наличие. Цена берётся из его ценовой группы в 1С, поэтому крупный клиент и мелкий магазин видят разные цифры. Остаток показывается актуальный, на момент открытия.

Клиент добавляет позиции в корзину, меняет количество, проверяет итог. Нажимает «Подтвердить». В этот момент в 1С создаётся заказ клиента со всеми строками, ценами и контрагентом. Менеджер видит его в обычном списке заказов, как если бы вбил сам.

Клиенту бот сразу отвечает: заказ принят, вот номер. Если какой-то позиции уже не хватает, бот говорит об этом до подтверждения, а не после звонка со склада.

Откуда бот берёт данные

Самая частая ошибка в таких проектах — выгрузка раз в день. 1С ночью сохраняет файл с ценами и остатками, бот показывает его весь следующий день. К обеду остатки уже не совпадают с реальностью, и клиент заказывает то, чего нет.

Я связываю бота с 1С через HTTP-сервис. Бот спрашивает базу в момент, когда клиент открывает каталог или подтверждает заказ. 1С отвечает сразу. Как это устроено технически, я подробно разбирал в статье про HTTP-сервис в 1С для приложения.

Справочник товаров с картинками и описаниями можно держать в боте и обновлять по изменениям. А цены, остатки и запись заказа всегда идут через живой запрос. Так бот не нагружает базу лишним и не показывает старые данные.

Вход клиента и привязка к контрагенту

Бот должен точно знать, кто перед ним. Иначе клиент увидит чужие цены или заказ уйдёт не тому контрагенту. Поэтому первый вход — это привязка аккаунта в мессенджере к контрагенту в 1С.

Обычно я делаю так. Клиент делится номером телефона, бот ищет его среди контактов контрагентов. Если номер найден, привязка готова. Если нет, менеджер подтверждает клиента вручную. Можно выдать клиенту одноразовый код, который менеджер берёт из 1С. Как именно хранятся контакты в вашей конфигурации, надо проверить на своей версии.

После привязки клиент больше ничего не вводит. Ни логина, ни пароля. Открыл бота — сразу видит свой прайс.

Что ещё можно делать в боте

Заказ — только начало. Постоянные клиенты часто берут одно и то же. Кнопка «Повторить прошлый заказ» кладёт в корзину прошлый набор, клиент правит количество и подтверждает. Это экономит больше всего времени.

Статус заказа. Клиент видит, что заказ принят, собран, отгружен. Не нужно писать менеджеру «ну что там».

Долг и взаиморасчёты. Бот показывает текущую задолженность по данным 1С. Счёт на оплату можно получить прямо в чате файлом, сформированным по печатной форме из базы.

Сравнение способов приёма заказов

Бот или кабинет на сайте

Для небольшого опта бот обычно выигрывает. Клиенты и так сидят в мессенджере и пишут туда заказы. Не нужно ставить приложение, не нужно помнить пароль. Порог входа почти нулевой, и это главное: клиент должен захотеть заказывать сам.

Кабинет на сайте лучше, когда каталог большой: тысячи позиций, сложные фильтры по характеристикам, сравнение. Или когда у одного клиента много пользователей с разными правами: закупщик, бухгалтер, руководитель. На экране телефона в чате такое неудобно. Про кабинет я писал отдельно в статье про B2B-портал для оптовиков. Нередко разумно сделать оба канала поверх одного HTTP-сервиса.

Что остаётся за менеджером и с чего начать

Бот не заменяет менеджера. Нестандартные условия, разовые скидки, отсрочки, спорные отгрузки и претензии остаются за человеком. Бот снимает рутину: перепечатку, ответы про статус, пересылку счетов. У менеджера появляется время на то, где нужен разговор.

Начинать я советую с малого. Один мессенджер, тот, где уже сидят ваши клиенты. Базовый каталог без лишних фильтров. Заказ, статус и повтор прошлого заказа. Пилот на пяти-десяти постоянных клиентах, которые заказывают часто. Через пару недель видно, что им мешает, и дальше можно расширяться.

Частые вопросы

Нужно ли дорабатывать 1С?

Да, нужно добавить HTTP-сервис для каталога, цен, остатков и записи заказа. Я делаю это отдельными объектами, чтобы типовые обновления ставились спокойно.

Можно ли сразу в Telegram и в MAX?

Можно. Логика общая, отличается только оболочка под мессенджер. Но для пилота я советую один канал, так проще собрать обратную связь.

Что будет, если остаток изменился, пока клиент собирал корзину?

При подтверждении бот ещё раз проверяет остатки в 1С. Если чего-то не хватает, клиент видит это и правит заказ до отправки.

Как бот понимает, какие цены показать?

По контрагенту, к которому привязан клиент. Цена считается в 1С по его ценовой группе или соглашению. Как это настроено у вас, надо проверить на своей версии.

Подойдёт ли бот, если у нас тысячи позиций?

Подойдёт с поиском и группами, но выбирать из тысяч позиций в чате тяжело. Если клиенты подбирают товар по фильтрам, лучше дополнить бота кабинетом на сайте.

Коротко о главном

Бот для заказов убирает ручную перепечатку. Клиент сам собирает заказ по своему прайсу и живым остаткам, а 1С получает готовый документ.

Работает это на связке с 1С через HTTP-сервис и на привязке клиента к контрагенту. Повтор заказа, статус, долг и счёт в чате снимают с менеджера большую часть рутины. Нестандартные условия остаются за человеком.

Если ваши клиенты заказывают по телефону и в мессенджерах, расскажите, какая у вас конфигурация 1С и сколько активных клиентов. Предложу, как запустить пилот. Напишите в Telegram, MAX или VK.