Заказы голосовыми в 23:40: как поставщику свежих продуктов не тонуть

Заказ голосовым в 23:40

Шеф-повар закрыл смену и наговорил в мессенджер сорок секунд: «Помидоры десять, огурцы пять, укроп, петрушка по два пучка, сметана двадцатка и, это, малину если есть». В шесть утра поставщик на базе слушает это голосовое четвёртый раз за ночь, потому что на втором прослушивании не понял, какая сметана: двадцатка по жирности или двадцать литров.

Малины нет. Он пишет: «Есть голубика, пойдёт?» Ответ приходит в девять, когда машина давно уехала, а на малину у повара был десерт в меню.

Потом приёмка. Огурцы с нужным весом, но часть мягкая. Повар недоволен, водитель уверяет, что утром были нормальные. Спорят у разгрузки, и ни у кого нет фотографии, как коробка выглядела при отгрузке. К вечеру приходит просьба прислать счёт и акт, и бухгалтер поставщика собирает их вручную из переписки.

Откуда берётся этот бардак

Голосовое в мессенджере удобно клиенту и неудобно всем остальным. Из него нельзя вытащить таблицу, оно не сверяется с остатками, и заказ из него не попадает в склад и в счёт сам. Каждая строчка проходит через голову менеджера.

Замены договариваются на ходу, потому что никто не знает заранее, что закончится. Остатки на базе живут в тетради у кладовщика или в голове у водителя. Срок годности записан на коробке и больше нигде, поэтому партия, которую надо отгрузить первой, лежит в глубине холодильника.

Споры о качестве и весе возникают, когда нет общей записи о том, что и в каком состоянии уехало и что приехало. Про то, как зафиксировать это для обычной поставки, я уже писал в статье приёмка товара от поставщика по фото. Со свежей продукцией разница в том, что товар портится за часы, а решение принимается на месте.

Как это решается

Основа простая: заказ собирается в боте накануне до заданного часа, например до 20:00. Клиент открывает каталог в Telegram или MAX, видит свой прайс и остатки на завтра. Для постоянных кафе есть шаблон: «как в прошлый вторник», и бот подставляет те же позиции, а клиент правит количество. Принцип как в боте для заказов оптовых клиентов из 1С, только каталог короче, а срок на заказ жёстче.

Если позиции не хватает, бот не пишет «нет», а предлагает замену, которую вы заранее задали: вместо малины голубика, вместо листового салата другой сорт. Клиент нажимает «Согласен» или «Убрать из заказа». Ответ приходит за минуту, а не утром.

При приёмке водитель или повар фотографирует товар и накладную, отмечает расхождения по весу и количеству. Из этих данных собирается акт приёмки, и если спор всё же возник, у обеих сторон есть одна и та же запись.

Бот ведёт остатки и сроки по партиям. Если до конца срока годности осталось два дня, он напоминает кладовщику и предлагает отгрузить такую партию первой. Подробнее про механику таких напоминаний я описал в статье контроль сроков годности. Закрывает цепочку автосчёт: из подтверждённого заказа и акта собираются счёт и закрывающие документы, о том, как это устроено, есть материал про автогенерацию закрывающих.

Сколько это экономит

Это прикидка на примере, не измерение. Поставщик обслуживает 25 кафе и магазинов. Разбор голосовых и переписка по заменам занимают у менеджера примерно по 4 минуты на клиента, то есть около полутора часов каждый вечер и ещё утром. Заказ в боте по шаблону занимает у менеджера минут десять на всех: он только смотрит, что бот пометил как нехватку.

Акты и счета вручную отнимают у бухгалтера минут по пять на клиента. На 25 клиентов выходит больше двух часов в день. Автосчёт сводит это к проверке исключений.

Споры о весе и качестве и списание того, что не отгрузили вовремя, заранее не посчитать. Цифры зависят от маржи и ассортимента, поэтому их я не обещаю.

Что важно учесть

Бот фиксирует, он не оценивает. Свежая ли зелень, нет ли подгнивших огурцов, правильная ли температура у молока, определяет человек на приёмке. Фото помогает не спорить о том, что было, но решение «принять или отказаться» принимает не программа.

Сроки годности и условия хранения устанавливает изготовитель, это прямо сказано в техническом регламенте Таможенного союза ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции». Продукция со сроком не больше 5 дней там названа скоропортящейся, и ей нужны специально создаваемые температурные режимы хранения и перевозки. Общепит принимает продукты при наличии маркировки и товаросопроводительной документации, это требование есть в СанПиН 2.3/2.4.3590-20. Бот напоминает о сроках и хранит фото документов, а требования для вашей категории придётся уточнять отдельно.

Молочная продукция и другая продукция животного происхождения идёт с электронными ветеринарными документами в системе «Меркурий». Приёмку в ней оформляют гашением документа, порядок описан в справке Россельхознадзора.

Логистику бот не заменит. Если в жару рефрижератор не держит температуру или зимой зелень примёрзла в кузове, никакой каталог этого не исправит. Датчики температуры в кузове и на складе можно подключить, я описывал это в статье про контроль температуры на складе и в холодильниках, но машину и водителя они не заменят.

Что можно сделать уже сейчас

Вот что стоит сделать до всякой автоматизации.

Первое. Выпишите 15 или 20 позиций, которые заказывают чаще всего, и для каждой заранее придумайте одну-две замены. Это пригодится, даже если бота не будет.

Второе. Договоритесь с постоянными клиентами о часе, до которого принимаете заказ на завтра. Многие соглашаются, если вечером вы гарантируете подтверждение.

Третье. Начните фотографировать поставку при отгрузке и при приёмке. Хватит камеры телефона и общего чата с подписью клиента и времени.

Четвёртое. Две недели записывайте споры и списания: клиент, позиция, сумма. Эти цифры покажут, где бот окупится быстрее.

Когда будете готовы к боту, ориентиры по стоимости есть на странице цен. Услуга: Telegram и MAX-боты, похожее решение: MAX-бот заказов с интеграцией 1С и CRM.

Частые вопросы

Клиенты привыкли отправлять голосовые, согласятся ли они пользоваться ботом?

Часть согласится сразу, часть будет сопротивляться. Начните с трёх-пяти постоянных клиентов, остальным пока оставьте голосовые. Бот может разобрать голосовое и подставить позиции в черновик, но менеджер такой черновик проверяет.

Бот сам решит, что принять, а что вернуть?

Нет. Он записывает ваше решение, фотографию и расхождение. Решает человек на приёмке.

Коротко о главном

Заказ накануне по шаблону, замена одним нажатием, акт по фото, остатки со сроками и автосчёт убирают ночные голосовые, утренние согласования и ручную сборку документов. Качество продукции, температура в пути и требования к безопасности остаются за людьми и законом.

Поставляете свежие продукты кафе, ресторанам или магазинам и тонете в голосовых? Напишите мне в Telegram слово «СВЕЖЕЕ». Посмотрим на ваш ассортимент и порядок приёмки и решим, с какого шага начать.