Дни рождения в батутном парке: бронь без накладок

Суббота, три праздника и один зал

Суббота, 14:00. Администратор открывает чат и видит, что мама именинника просит «тот самый зал с горкой». Таблица говорит, что зал свободен. Но вчера вечером другой администратор договорился об этом же времени голосом и не успел вписать. В 14:00 в дверях стоят две компании с детьми и шарами.

Такая история случается не раз в год. Бронь ведут в двух-трёх местах: переписка с родителями, общая таблица, блокнот у стойки. Каждое место знает кусок правды. Аниматор узнаёт возраст именинника за час до старта, а предоплату кто-то обещал внести «в пятницу» и не внёс.

Если центр проводит 40 праздников в месяц и два срываются или проходят с обидой из-за накладки, это 5% самой выгодной по чеку линии. Цифра условная, посчитайте свою по журналу за месяц. Как складывается выручка такого центра, я разбирал в статье сколько зарабатывает батутный центр.

Бронь зала и пакета с предоплатой

Родитель открывает бота в Telegram или MAX, выбирает дату и видит только свободные залы и время. Дальше выбирает пакет: сколько детей, сколько часов, угощение, аниматор, фотограф. Система сама считает итог и показывает, сколько внести сейчас, чтобы закрепить дату.

Пока оплата не пришла, дата стоит в статусе «предварительно» и держится ограниченное время. Не оплатили, слот снова свободен. Оплатили, бронь подтверждена, а администратору и аниматору приходит карточка праздника: зал, время, возраст именинника, число гостей, пожелания. Механику с аниматорами я описал в статье про бронь дат, предоплату и напоминания, а про пустые места из-за неявок есть отдельный разбор: предоплата и лист ожидания.

Родитель получает напоминание за несколько дней и за день до праздника с адресом, временем и списком, что взять с собой. Администратор перестаёт писать «подтвердите, пожалуйста» десяти людям подряд.

Билеты и браслеты по QR

Тот же QR работает и на обычных посещениях. Родитель покупает билет на сеанс в боте, получает код, на входе администратор сканирует его телефоном или планшетом. Система видит, что билет оплачен, не использован и относится к этому сеансу.

Браслет печатается или выдаётся уже с привязкой: номер, время окончания сеанса, имя ребёнка и контакт родителя. В конце смены нет сверки «сколько браслетов раздали и сколько билетов продали» по тетради. Отчёт собирается сам: сколько человек вошло по сеансам, сколько пришло на праздники, сколько повторных визитов.

Для оплаты билетов в боте нужен платёжный сервис и чеки по 54-ФЗ. Про СБП, возвраты и чеки подробнее в статье приём оплаты за билеты.

Анкета, согласие и журнал происшествий

Бумажную анкету на стойке в субботу в 14:00 заполняют стоя, на коленке, с очередью за спиной. Её теряют, в ней нечитаемый почерк, а подписал её человек, который ребёнку вообще никто.

Онлайн это делает родитель дома, вместе с бронью. В анкете имя ребёнка, возраст, контакты, отметка, что с правилами зала он ознакомился, и согласие на обработку данных. На входе администратор видит в карточке, что анкета заполнена, и не тратит на неё время.

Отдельно ведётся журнал нештатных ситуаций. Ребёнок упал, столкнулись двое, потерялся браслет, поругались родители. Администратор или инструктор за минуту вносит в бота дату, время, зал, что случилось, что сделали и кого из родителей уведомили. Через месяц видно, что чаще всего происходит в каком зале. Журнал не лечит ушиб и не вызывает скорую. Это запись о случившемся, действия на месте остаются за персоналом.

Что важно учесть

Бот не заменяет инструктора. Правила прыжков, лимит детей в зоне, возрастные ограничения, присмотр за батутами и состояние конструкций остаются на персонале и на вас. Система напомнит про инструктаж и покажет, сколько человек в зале, но за детьми смотрят люди.

Данные детей это персональные данные несовершеннолетних. Обрабатывать их можно с согласия законного представителя, то есть родителя, это следует из статьи 9 закона 152-ФЗ. Базы данных граждан РФ при сборе данных нужно держать на территории России, это требование части 5 статьи 18. Поэтому такие системы я разворачиваю на вашем сервере в РФ. Как устроено согласие за ребёнка и его отзыв, есть в статье про согласие за несовершеннолетнего, а про перенос баз в РФ в материале про локализацию данных.

Данные о здоровье относятся к особой категории. Анкета с диагнозами влечёт отдельные меры защиты, поэтому спрашивайте только то, без чего нельзя допустить ребёнка в зал по вашим правилам, и согласуйте формулировки с юристом.

Ответственность за вред ребёнку, порядок оказания услуг и условия возврата предоплаты определяют закон и ваша оферта. Текст оферты и правил зала составляет юрист, а бот только показывает их родителю и фиксирует, что он принял условия.

Что можно сделать уже сейчас

• Выгрузите бронь за последние два месяца из чата и таблицы. Отметьте, сколько раз дата или зал совпали и сколько праздников остались без предоплаты. Это ваша исходная цифра потерь.
• Выпишите, что вы спрашиваете у родителя при брони. Нужны возраст, число гостей, пакет и контакт, остальное в анкету не пойдёт.
• Заведите единый журнал нештатных ситуаций, хотя бы в общей форме, с полями: дата, зал, событие, действия, уведомление родителя. Через неделю станет видно, что повторяется.
• Попросите юриста обновить правила зала и оферту. Без них любая система бронирует на шатком основании.

Если нужна готовая схема, у меня есть предложение для батутного центра и детской игровой. Общий подход к ботам описан на странице Telegram-боты и чат-боты, ориентиры по бюджету на странице цен. Для центра с кружками: IT для детского центра.

Частые вопросы

Можно ли принимать предоплату за праздник прямо в боте?

Да, через платёжный сервис со ссылкой на оплату. Бот подтверждает бронь, когда платёж прошёл, и снимает её, если оплаты нет в срок. Условия возврата вы задаёте в оферте.

Нужна ли родителям отдельная программа для QR-билета?

Нет. Код приходит в тот же мессенджер, где родитель бронировал, и открывается как картинка. Администратору хватает телефона или планшета со сканером.

Где хранятся анкеты и согласия?

На вашем сервере в РФ, с доступом по ролям: администратор видит карточку брони, владелец видит отчёты.

Коротко о главном

Бронь, билеты, браслеты и анкеты в детском центре собираются в одну цепочку: родитель выбирает зал и пакет, вносит предоплату, заполняет анкету дома и приходит с QR. Происшествия попадают в журнал, напоминания уходят сами. Безопасность детей остаётся за инструкторами и правилами зала, а данные детей хранятся с согласия родителя на вашем сервере.

Хотите посмотреть, как это встанет на ваш центр? Напишите мне в Telegram слово «БАТУТ». Спрошу про залы, пакеты и сеансы и покажу схему под вашу площадку.