Праздники и аниматоры: бронирование дат, предоплата и напоминания

Как не поставить двух аниматоров на один праздник и не остаться с пустой субботой из-за отмены накануне? С этим вопросом ко мне приходят владельцы агентств праздников и детских аниматоров. Даты записаны в тетради, часть броней в переписке, часть в голове у администратора. Мама пишет в директ, администратор отвечает «суббота свободна», а в это время другая мама уже внесла деньги на ту же субботу по телефону. Или клиент отменяет праздник за день, предоплаты не было, и выходной аниматора просто сгорел. А сам аниматор выясняет адрес и имя именинника, стоя у подъезда. Я делаю программы бронирования, оплаты и напоминаний удалённо. Расскажу, как собрать это в одну систему.

Где всё ломается

Нет общего календаря. Администратор видит свою тетрадь, аниматоры знают свои выходы, хозяин держит в голове крупные заказы. Одна и та же дата продаётся дважды, а потом кому-то приходится извиняться.

Бронь без предоплаты — это не бронь. Клиент бронирует дату в трёх местах, выбирает одно и забывает отменить остальные. В пиковые выходные это самая дорогая потеря.

Информация не доходит до аниматора. Возраст детей, количество гостей, программа, особые пожелания, имя именинника. Всё это было в переписке с администратором, но аниматору не передано.

После праздника клиент исчезает. Через год у ребёнка снова день рождения, а мама ищет аниматоров заново, потому что не помнит, кто был в прошлый раз. Почему так происходит, я разбирал в статье почему клиенты не возвращаются.

Календарь дат и аниматоров

Основа — общий календарь. В нём видно каждого аниматора, его свободные и занятые часы, выходные. Если у вас есть своя площадка или комната для праздников, она тоже в календаре как отдельный ресурс.

Когда приходит заявка на субботу в два часа, программа показывает, кто из аниматоров свободен и подходит под программу. Занятое время нельзя продать второй раз. Аниматоры видят свой график на телефоне и отмечают дни, когда не могут работать.

Заявка с датой, возрастом и программой

Клиент оставляет заявку в боте в Telegram или MAX или через форму на сайте. Бот спрашивает: дата и время, адрес или площадка, возраст именинника, число детей, программа или персонаж, особые пожелания. Имя именинника тоже, чтобы аниматор поздравил правильно.

Если клиент ещё не выбрал программу, бот показывает варианты с описанием и фото. Свободные даты клиент видит сразу и выбирает из них, без переписки «а в воскресенье утром можно?». Администратор получает готовую заявку со всеми данными.

Предоплата и договор

Бронь закрепляется предоплатой. Клиент получает ссылку на оплату, и пока деньги не пришли, дата стоит в статусе «предварительно». Если оплата не пришла за оговорённое время, бронь снимается сама, и дата снова свободна. Администратору не нужно звонить и выяснять.

Вместе со ссылкой клиент получает договор или условия: что входит в программу, как переносить, что происходит с предоплатой при отмене. Условия отмены и возврата лучше согласовать с юристом, программа просто показывает их клиенту до оплаты. Как предоплата снижает число неявок и отмен, я подробно писал в статье про неявки, предоплату и напоминания.

Напоминания клиенту и аниматору

За несколько дней до праздника клиент получает сообщение: дата, время, программа, персонаж. Если что-то изменилось, например детей стало больше или адрес другой, клиент отвечает прямо на сообщение. Администратор видит изменения до праздника, а не на месте.

Накануне аниматор получает карточку праздника: адрес с точкой на карте, время, программу, возраст и число детей, имя именинника, контакт родителя, пожелания. Ему не нужно ничего выяснять у администратора вечером. В день праздника он отмечает, что выехал, и клиент получает сообщение.

Отзыв после и напоминание через год

На следующий день после праздника программа просит клиента оценить. Хорошая оценка — ссылка на отзыв на картах или в соцсетях. Плохая уходит хозяину, чтобы разобраться лично.

Дата рождения ребёнка уже есть в заявке. Если клиент согласился получать сообщения, за месяц-полтора до следующего дня рождения программа пишет ему: скоро праздник, вот новые программы, свободные даты такие-то. Это не рассылка всем подряд, а одно своевременное сообщение тем, кто был доволен. Если у вас своя площадка, как у батутных центров, логика та же. Про то, из чего складывается выручка таких мест, я писал в статье сколько зарабатывает батутный центр.

Готовое предложение для этой отрасли описано на странице автоматизация для агентств праздников и аниматоров.

Как это выглядит, когда настроено

Мама открывает бота агентства, выбирает дату через три недели, видит свободные часы, указывает возраст дочери, число гостей и выбирает программу с феей. Получает ссылку на предоплату и условия отмены. Оплачивает вечером, и дата закрепляется.

За несколько дней она получает напоминание и отвечает, что гостей будет больше. Администратор видит это и добавляет второго аниматора из свободных. Накануне оба аниматора получают карточку с адресом, временем, программой и именем именинницы.

После праздника мама ставит высокую оценку и оставляет отзыв по ссылке. Через год, за месяц до следующего дня рождения, она получает сообщение с новыми программами и свободными датами. Ей не нужно искать агентство заново.

Частые вопросы

Что если клиент хочет договориться по телефону?

Администратор заводит заявку в ту же программу и отправляет клиенту ссылку на оплату. Календарь при этом общий, двойной брони не будет.

Нужна ли предоплата для постоянных клиентов?

Это решаете вы. Для отдельных клиентов можно отключить обязательную предоплату.

Можно ли хранить дату рождения ребёнка?

Можно, если родитель дал согласие. Как правильно оформить согласие на обработку персональных данных, лучше уточнить у юриста.

Аниматоры работают по договору, а не в штате. Им подойдёт?

Да. Им достаточно бота или простого приложения, где видны их праздники и график.

Можно ли продавать дополнительные услуги?

Да. Шоу, торт, фотограф, оформление шарами добавляются в заявку как опции и учитываются в сумме.

Коротко о главном

Двойные брони и пустые субботы появляются там, где нет общего календаря и предоплаты. Один календарь дат и аниматоров вместе с предоплатой для закрепления брони закрывают обе проблемы.

Заявка с датой, возрастом и программой, договор и условия отмены до оплаты, напоминания клиенту и аниматору с адресом и программой. После праздника отзыв, через год напоминание о следующем дне рождения тем, кто согласился.

Я могу разобрать, как у вас сейчас принимаются брони и передаётся информация аниматорам, и собрать первую версию программы под ваш процесс. Напишите в Telegram, MAX или VK.