Автоматизация доставки еды в Чите: от предложения к рабочему стенду

Этот кейс про то, как коммерческое предложение превращается в работающий прототип ещё до договора. Сначала был разговор о бизнесе, про который я почти ничего не знал. Теперь есть стенд, на котором можно пройти весь день доставки.

Задача

Владелец доставки еды из Читы нашёл меня в интернете и написал в MAX. Доставка работает, и хочется автоматизировать часть процессов, но каких именно, в первом сообщении сказано не было.

Я не стал ждать неделю ответов на уточняющие вопросы. В тот же день отправил три варианта по объёму и попросил написать две вещи: что сейчас съедает больше всего времени и в чём ведутся заказы. Отдельно ответил на первый вопрос заказчика: оборудование покупать не нужно, всё работает на компьютере или планшете, который уже стоит в заведении, и на телефонах курьеров.

Заказчик сказал важную вещь: процесс лучше него знают работники. Под это я собрал анкету из пяти блоков: общее, оператор, кухня, курьеры, учёт и склад. Отвечать можно голосовыми, повару или курьеру проще наговорить две минуты между заказами, чем заполнять форму. Как устроена доставка в Чите в целом, я писал в статье про запуск доставки еды в Чите.

Что я предложил

Первое предложение было типовым: три ступени, каждая следующая включает предыдущую. Заказы в MAX и Telegram с оплатой и экраном кухни, затем курьеры, база клиентов и бонусы, затем касса, склад и аналитика. Устройство такого бота я разбирал в статье про бот для доставки еды.

Встреча на месте дала то, чего не было в анкете. Склад не нужен: две кухни и один склад, кормят по факту пришедших, учёт считают нецелесообразным. Зато нужны вещи, о которых владелец не упомянул:

• маршрутный лист для курьера и наклейка на пакет с адресом, сейчас их делают руками;
• остатки по точкам: утром сделали комплексы, развезли, клиент в боте видит остаток;
• раскладка порций по организациям, которая сейчас печатается листом на день.

На этом я собрал предложение на девять страниц с макетами и три варианта по объёму: заказы, доставка целиком и под ключ, от 10 до 20 рабочих дней.

Что изменилось к ноябрю

Голосовые управляющей перевернули картину. Основной поток это частные заказы обедов, а организации лишь часть. Меню с вечера выкладывают в группы MAX, Telegram и VK и в личные сообщения. Приём идёт с вечера до 11:00, второй поток до 13:00, четыре курьера развозят по районам, у каждого 20-30 заказов за полтора-два часа. Собственное приложение у них заморожено: дорого, люди заказывают в мессенджерах.

Боли оказались другими, чем я предполагал по типовому набору. Маршрутный лист собирают копированием в Excel. Оплату сверяют час: терминалы курьеров, QR, наличные и переводы, чеки догоняют в группе. Каждое утро организации присылают количество, а на кухню пишут отдельную заявку, и фасовщица не понимает, сколько чего класть. Пример: три организации по 20 порций плова, на кухне нужно «плов 60».

Поэтому я не стал ждать договора и собрал рабочий стенд «Раздача». Он написан на Node без внешних зависимостей, данные лежат во встроенной базе SQLite. Внутри:

• кабинет менеджера: заказы, время приёма по районам, сверка и сдача смены;
• страница заказа для клиента и страница для организации по персональной ссылке;
• план кухни и лист сборки: порции организаций и розницы складываются автоматически;
• курьерский экран с маршрутом по порядку объезда и отметкой доставки;
• точки с остатками, наклейки на пакет и контейнер с составом, КБЖУ и датой, маршрутный лист на ленте 80 мм;
• CRM клиентов: история, отметки менеджера, напоминание тем, кто пропал, акции вроде подарка за пятый заказ;
• боты для MAX, Telegram и VK и приём оплаты через ЮKassa.

Стенд проверяется двумя наборами тестов: сценарии по API и диалог бота на подставном мессенджере. Сейчас проходят 53 проверки из 54. Одну я исправил по ходу: у сданных точек теперь хранится фактическое время.

Демо работает на сервере студии, доступы переданы. Реальные токены ботов и ключи платёжной системы не заведены, поэтому боты выключены, а оплата тестовая. Это нужно сказать прямо: показать, как всё выглядит и работает, стенд может, принимать настоящие деньги пока нет.

Из третьего варианта осталось недоделанным: прогноз розницы, лист закупки по техкартам, акты и счета организациям, кассовая часть сверх чека платёжной системы.

Что учёл и где риски

Запрос ещё будут дополнять. Заказчик сам сказал, что пожелания появятся по ходу запуска. Поэтому в средний вариант я заложил место под дополнения и не обещаю, что состав окончательный.

Онлайн-оплата зависит от договора с платёжной системой. Его оформляет заказчик, сроки банка в мои рабочие дни не входят. Автоматический чек с позициями решается облачной кассой, это отдельный шаг.

Привычки людей. Самый частый провал в общепите связан с людьми: оператор продолжает писать в тетрадь, потому что так быстрее. Запуск по этапам даёт время привыкнуть к одному блоку перед следующим. Как заказы сами идут дальше по цепочке, я описал в статье про автоматическую передачу заказов.

Перенос на сервер заказчика. Стенд временный. При запуске его ставят на сервер заказчика, данные и договоры остаются у него. Если появится учётная система, связка обсуждается отдельно, сравнение популярных систем есть в статье iiko или r_keeper.

Нагрузка утром. Основная работа укладывается в два окна приёма заказов. Систему надо проверить нагрузкой до запуска, а первый этап включать в спокойный день.

Что получилось

Предложение переработано: вторая версия опирается на реальный рассказ управляющей. По ней собран рабочий стенд, который показывает весь день, от заказа клиента до сдачи смены курьером. Проходят 53 проверки из 54.

Статус честный: демо, а не запуск. Договор пока не подписан, оплаты нет, решение за заказчиком.

Что дальше

Если решение будет положительным, стенд переезжает на сервер заказчика, подключаются реальные токены ботов и платёжная система, и первым включается блок заказов, приёма по районам и маршрутов. Курьерский экран, наклейки и CRM идут следующими, когда первый блок отработает в живых сменах. Дополнения, которые появятся по ходу, добавляются в тот же стенд.

Частые вопросы

Система уже работает у заказчика?

Нет. Есть рабочее демо на сервере студии с тестовыми данными. Боты и оплата в нём не подключены к реальным аккаунтам. Договор не подписан, решение за заказчиком.

Нужно ли покупать планшеты и кассы?

Нет. Кабинет и экран кухни открываются на компьютере или планшете, который уже есть. Курьеры пользуются своими телефонами, клиенты заказывают в привычных мессенджерах.

Почему собрали стенд до договора?

Так проще согласовать состав. Заказчик видит свой день на экране и правит запрос по факту, а не по описанию на бумаге. Риск здесь на мне, и это моё решение.

Коротко о главном

Когда о бизнесе мало известно, я начинаю с типового состава и анкеты для тех, кто в нём работает. Когда появляется живой рассказ, строю по нему прототип, потому что на экране видно то, что на бумаге теряется.

Если вам нужен бот для приёма заказов с оплатой, маршрутами и экраном кухни, соберу его под ваш процесс для MAX, Telegram и VK. Напишите в Telegram, MAX или VK.