Сайт, домен или бот записаны на бывшего сотрудника или подрядчика: как вернуть и не допустить

Обычно это выясняется в неудобный момент. Нужно продлить домен, а письма уходят на почту человека, который уволился два года назад. Или подрядчик перестал отвечать, а сайт висит на его хостинге. Или бот, через который идут заявки, создан с личного аккаунта бывшего маркетолога. В поиске это звучит так: домен записан на бывшего сотрудника, как вернуть. Я помогаю компаниям разбирать такие ситуации и собирать доступы в одни руки. Расскажу, что проверить прямо сейчас, как вернуть актив и как устроить учёт, чтобы это не повторилось.

Как так получается

Никто не планирует оформлять сайт на чужого человека. Просто при запуске было некогда. Разработчик сказал «я всё зарегистрирую сам, так быстрее», и зарегистрировал на себя. Маркетолог создал рекламный кабинет со своего аккаунта, потому что компании там ещё не было. Сотрудник завёл бота со своего телефона, потому что хотел сделать быстро.

Пока человек рядом, это не мешает. Он продлевает, чинит, отвечает. Проблема появляется, когда он уходит: увольняется, ссорится, пропадает, меняет номер. Компания платила за всё это, но формально ничем не владеет.

Отдельный случай — оплата с личной карты. Хостинг и домен продлеваются с карты сотрудника, компания возмещает. Карта истекает, продление не проходит, сайт отключается. Так узнают, что платёжные данные тоже не свои.

Что проверить прямо сейчас

Домен. На кого он зарегистрирован, у какого регистратора и на какую почту приходят уведомления. Администратором домена должна быть компания или её владелец, а не исполнитель. Как вообще устроены домен и хостинг, я объяснял в статье хостинг и домен простыми словами.

Хостинг. Чей аккаунт, на чьё имя договор, кто платит и с какой карты. Есть ли у вас свой вход в панель.

Аккаунты сайта. Есть ли у компании вход в админку сайта с полными правами, а не только логин редактора.

Бот. С какого аккаунта он создан, кто владелец, где лежит токен и на каком сервере работает код.

Рекламные кабинеты и аналитика. Кто владелец, у кого права администратора, на чью почту приходят письма.

Карты и оплаты. С каких карт продлеваются сервисы и чьи это карты.

Как вернуть по-хорошему

В большинстве случаев доступ отдают без конфликта. Человек не держит его специально, просто никто не просил передать. Поэтому начинают с вежливой просьбы и конкретного списка: что передать, на кого, в какие сроки.

Передача — это не пароль в сообщении. Домен переоформляют на компанию через регистратора. Хостинг либо переоформляют, либо переносят сайт на новый аккаунт компании. У рекламного кабинета владельцем делают компанию, а бывшего сотрудника убирают из списка.

Если человек сомневается, помогают документы. Договор с подрядчиком, где сказано, что работа делается для компании. Акты. Оплаты от компании за разработку, домен и хостинг. Переписка, где обсуждался заказ. Всё это показывает, чей это актив на самом деле. Если договора не было, соберите хотя бы переписку и платежи. Про то, как закрывать работу, чтобы потом не было вопросов, я писал в статье про приёмку работы подрядчика.

Если нужно разобраться, где у вас что записано и на кого, посмотрите IT-аудит.

Если не отдают

Бывает, что человек пропал, не отвечает или требует денег за передачу. Здесь я не даю юридических советов. Какие шаги возможны, зависит от договора, от того, что удалось собрать, и от конкретного актива. С этим вопросом идут к юристу, и чем раньше, тем лучше.

Параллельно стоит подумать о запасном пути. Если сайт недоступен, иногда быстрее сделать новый на своём домене и перенаправить клиентов, чем ждать. Пошагово про ситуацию с пропавшим разработчиком я разбирал в статье разработчик пропал: как забрать сайт.

Одно важное правило: не пытайтесь войти в чужие аккаунты, подбирая пароли или восстанавливая доступ через чужую почту. Даже если актив по сути ваш, это создаст проблемы.

Что делать с ботом

С ботом сложнее, чем кажется. Бот в мессенджере привязан к аккаунту, с которого его создали. Передать его можно, но для этого нужен тот человек и его аккаунт.

Если человек недоступен, остаётся сделать нового бота. И тут выясняется главное: пользователи не переедут сами. Все, кто подписан на старого бота, остаются там. Новый бот не может им написать первым. Перенос означает объявить о новом боте везде, где можно: на сайте, в канале, в рассылке, на кассе, и ждать, пока люди перейдут.

Если код бота и база пользователей у вас, это уже половина дела: новый бот работает с теми же данными. Если и код, и база остались у подрядчика, начинать придётся почти с нуля.

Где проверить владельца

Реестр доступов и кто за ним следит

Реестр — это простая таблица. Актив, где он находится, кто владелец, у кого есть доступ, с какой карты оплачивается, когда продление. Пароли в таблице не хранят, для них есть менеджер паролей. В таблице только то, что нужно, чтобы не потерять контроль.

Главное в реестре не сама таблица, а человек, который её ведёт. Это может быть владелец, управляющий или внешний IT-подрядчик. Он добавляет новые сервисы, отмечает, кто получил доступ, и при увольнении проходит по списку.

Как это выглядит, когда настроено

Новый подрядчик получает задание сделать сайт. В договоре сказано, что домен и хостинг оформляются на компанию. Подрядчик получает доступ к аккаунтам компании, а не создаёт свои. После сдачи работы его доступы убирают.

Маркетолог приходит в компанию и получает роль в рекламном кабинете, владельцем которого остаётся компания. Бот создан с рабочего аккаунта, код лежит в репозитории компании, база на её сервере.

Когда кто-то уходит, ответственный открывает реестр и проходит по строкам. Через пару часов у ушедшего не остаётся ни одного доступа, а продление домена по-прежнему приходит на почту компании.

Частые вопросы

Как быстро узнать, на кого записан домен?

Спросить у регистратора или посмотреть в личном кабинете, если он есть. Часть данных о владельце скрыта, поэтому надёжнее через регистратора.

Подрядчик готов отдать, но просит оплату за передачу. Это нормально?

Зависит от договорённостей и от объёма работы. Обсудите с юристом, если сумма или условия вызывают вопросы.

Можно ли просто сменить пароль, если я его знаю?

Это не делает компанию владельцем. Нужно именно переоформить актив, иначе вопрос вернётся.

Что будет, если домен не продлят?

Сайт и почта на этом домене перестанут работать. Через какое-то время домен могут освободить и зарегистрировать другие.

Нужен ли отдельный человек под реестр?

Нет. Нужен тот, кто за него отвечает. Обычно это занимает час в месяц и немного времени при каждом найме и увольнении.

Коротко о главном

Сайт, домен, хостинг, бот и кабинеты часто оформлены на тех, кто их настраивал. Это выясняется в неудобный момент, поэтому проверить стоит сейчас.

Вернуть актив обычно можно по-хорошему, опираясь на договор, переписку и оплаты. Если не отдают, дальше с юристом. Бот вернуть сложнее всего, потому что пользователи сами не переедут.

Я могу пройти по всем вашим активам, найти, что записано не на компанию, помочь переоформить и собрать реестр доступов с понятным ответственным. Напишите в Telegram, MAX или VK.