Склад в подарок съедает прибыль: что и сколько заказать

Склад в подарок съедает прибыль

Заказчик приходит с одной и той же историей. Ходовой товар кончился в четверг, до поставки ещё неделя, покупатель ушёл к соседу. А рядом на полке лежит то, что взяли впрок полгода назад и так и не продали. Деньги заморожены в этом неликвиде, и на нужное их уже не хватает.

Закупщик считает на глаз. Смотрит, чего мало, звонит поставщику, заказывает по памяти и по вчерашним продажам. Работает, пока позиций пятьдесят. На пятистах наименованиях глаз перестаёт справляться, и начинаются те самые дыры и завалы одновременно.

Почему закупщик всегда чуть мимо

Человек держит в голове десяток ходовых позиций. Остальные идут по остаточному принципу: вспомнил, заказал. Сезонность помнит крупными мазками, мороженое летом, обогреватели зимой. А что спрос на конкретный артикул растёт с середины августа, уже теряется.

Мешает и страх пустой полки. Чтобы не остаться без товара, берут с запасом. Запас превращается в склад, который стоит денег: аренда места, замороженные деньги, списания по срокам годности. По грубой прикидке в рознице в неликвиде и переизбытке лежит от 15 до 30 процентов оборотных денег. Это оценка, у каждого своя цифра, но ноль там почти не встречается.

Другая крайность тоже дорогая. Ходовое кончилось, продажа сорвалась. Один упущенный чек не страшно, а регулярные дыры по топовым позициям это прямой минус к выручке каждый месяц.

Пример из розницы. Топ-20 позиций дают львиную долю выручки, но именно по ним чаще всего пусто, потому что уходят они быстрее всех. А длинный хвост редких товаров закупают с запасом на всякий случай, и он оседает на складе. Глазами эту картину видно поздно, когда деньги уже вложены и лежат.

Что делает ИИ-подсказка закупок

Модель берёт вашу историю продаж по каждой позиции, остатки, сроки поставки и сезонность. Дальше считает, сколько уйдёт за ближайшие недели, и переводит это в конкретную подсказку: этого закажи столько-то, оно кончится через четыре дня; это притормози, лежит на два месяца вперёд.

Работает поверх вашего учёта. Если продажи уже собраны в 1С, МойСклад или хотя бы в таблице, данные для прогноза уже есть. Про то, как вести остатки без тяжёлой системы, я писал в статье учёт остатков без 1С, а как свести склад по нескольким точкам в один список, в статье единый учёт остатков по точкам.

Выглядит по-разному в разных бизнесах. В рознице это подсказка по каждому артикулу на полке. В общепите пересчёт закупки продуктов под меню и брони на выходные, чтобы не выкидывать испорченное и не бегать за недостающим в разгар смены. На складе это точка дозаказа по каждой позиции: остаток падает до порога, под который уже посчитан спрос на весь срок поставки. Например, модель видит, что средние продажи ходовой позиции 12 штук в день перед выходными растут до 20, и предлагает завезти под этот пик, а не под средний день.

Под капотом обычная математика прогнозирования плюс современные модели временных рядов. Одну такую я разбирал отдельно в разборе TimesFM для прогноза спроса. Для закупщика это выглядит просто: список на заказ к понедельнику, где уже проставлено количество, а рядом пометка, почему именно столько.

Что важно учесть

Прогноз это вероятность. Обещания он не даёт. Иногда ошибётся, и это нормально. Задача снизить число промахов, полностью они не исчезнут.

Нужна чистая история продаж. Если полгода назад меняли кассу, часть чеков потерялась, а артикулы называли по-разному, модель выучит этот бардак. Мусор на входе даёт мусор на выходе. Первым делом мы обычно приводим справочник товаров и продажи в порядок, и часть пользы видна уже на этом шаге.

Резкие всплески прогноз ловит не всегда. Внезапная акция у вас или у конкурента, аномальная жара, приезд автобуса с туристами, репортаж про ваш товар. Регулярную сезонность модель видит, разовый выброс без данных предсказать нельзя. Такие вещи закладывает человек руками.

И последнее: заказ утверждает человек. ИИ готовит черновик, закупщик смотрит и правит. Он знает то, чего нет в цифрах: поставщик поднимает цену с первого числа, эту позицию выводят из ассортимента, под праздник нужен запас побольше.

Что можно сделать уже сейчас

Строить всё сразу не обязательно. Обычно двигаемся по шагам.

Первый шаг, навести порядок в данных. Один справочник товаров, единые названия, продажи хотя бы за год. Без этого прогноз не на чем строить, а сам по себе чистый справочник уже упрощает жизнь. Это часть автоматизации бизнеса.

Второй шаг, отчёт по неликвиду и дырам. Ещё до всякого прогноза видно, что лежит мёртвым грузом и по чему вы регулярно уходите в минус по остаткам. Часто уже это освобождает заметную часть замороженных денег.

Третий шаг, прогноз и черновик заказа. Модель считает спрос и раз в неделю готовит список на закупку с количеством. Закупщик тратит на заказ минуты вместо полдня. Это уже ИИ-аналитика на ваших данных.

Четвёртый шаг, автоподсказки прямо в работе. Позиция подходит к нулю быстрее обычного, приходит уведомление. Что-то залежалось, система предлагает акцию или скидку, чтобы распродать до списания.

Частые вопросы

Сколько нужно истории продаж, чтобы прогноз работал?

Минимум месяцев шесть, лучше год и больше, чтобы модель увидела сезон. По совсем новым позициям без истории прогноз слабый, там первое время работают по аналогам и по здравому смыслу.

Это заменит закупщика?

Нет. Снимает с него рутину: пересчёт сотен позиций, ловлю того, что кончается. Решение по заказу остаётся за человеком, он видит то, чего нет в цифрах.

Сколько это стоит?

Зависит от того, что уже собрано и в каком порядке данные. Порядок цен по типовым работам есть на странице цены, а точную оценку под вашу номенклатуру проще дать после короткого разговора.

Коротко о главном

ИИ-подсказка закупок работает просто. Она берёт то, что у вас и так есть, продажи и остатки, и превращает их в короткий ответ на два вопроса: что заказать и сколько. Ходовое перестаёт кончаться в самый неудачный момент, а деньги перестают лежать в товаре, который не двигается.

Хотите прикинуть, сколько у вас сейчас заморожено в лишних остатках и что даст прогноз на ваших данных? Напишите мне в Telegram слово «ЗАКУПКА». Посмотрим вашу номенклатуру, и я скажу, с чего начать.