Товар в трёх магазинах, а остаток один на бумаге

Товар в трёх магазинах, а остаток один на бумаге

Знакомая картина. Три точки в разных районах города, склад один на всех в голове у товароведа. Покупатель приходит за конкретной моделью, продавец смотрит свой зал, там пусто, говорит «нет в наличии». А эта модель в трёх экземплярах лежит на второй точке через дорогу и ещё пара на складе. Продажа ушла, клиент поехал к конкуренту.

Обратная сторона той же проблемы. На одной точке ходовой размер закончился неделю назад, никто не заметил. На другой этот же товар взяли с запасом, он не продаётся и превращается в неликвид. Деньги заморожены в вещах, которые лежат не там, где на них есть спрос.

Почему так выходит

Дело тут не в людях. У каждой точки своя правда. Приёмку записали в одну тетрадь, продажу пробили в кассе, перемещение увезли на «Газели» и забыли отметить. Три источника данных, которые никто не сводит в один. К вечеру остаток в тетради и остаток на полке расходятся, а через месяц расходятся сильно.

Перемещения между точками вообще редко кто ведёт по-человечески. Отвезли коробку, устно договорились, накладную не выписали. Потом ревизия показывает недостачу на одной точке и излишек на другой, и никто уже не помнит, что куда уехало. Про эту же болезнь для одной маленькой точки я писал в статье про учёт остатков без 1С. Когда точек несколько, беспорядок множится на их число.

Что даёт общий учёт остатков по точкам

Смысл простой. Один справочник товаров, и по каждому видно, сколько его на первой точке, на второй, на третьей и на складе. Продавец открывает карточку и сразу отвечает клиенту, где лежит нужная модель, а не гадает по своему залу. Это ядро автоматизации торговли: перестать держать остатки в голове и в разрозненных тетрадях.

Перемещения проводятся документом. Товар уехал с одной точки, там он списался, приехал на другую, там оприходовался. В любой момент видно, что сейчас едет и от кого кому. Товаровед перестаёт разгадывать ребусы на ревизии.

Резерв под заказ. Клиент попросил отложить, вещь помечается как забронированная, и другой продавец её случайно не продаст. Плюс минимальный остаток на каждой точке свой. У проходного магазина у метро один порог по ходовым позициям, у точки в спальном районе другой. Как только запас падает ниже, система подсказывает пополнить с того склада, где излишек.

Сколько это стоит в деньгах

Прикину на сети из трёх магазинов одежды, цифры оценочные. Если из-за «нет в наличии» срывается хотя бы пять продаж в день на точку при среднем чеке в пару тысяч, это порядка десяти тысяч в день с одной точки. По трём точкам за месяц набегает сумма, на которую можно нанять ещё одного человека и не заметить.

Второй карман, из которого утекает, это неликвид. Товар, закупленный не на ту точку, обычно уходит потом со скидкой в минус или списывается. Общий учёт не делает чуда, но снимает как раз эти два повода терять: продажи, которые сорвались из-за незнания остатков, и закуп вслепую без оглядки на другие точки. Порядок цен на саму настройку смотрите на странице с ценами, точную сумму считаю под конкретную сеть.

Где это не сработает

Система показывает ровно то, что в неё занесли. Если приёмку и перемещения по-прежнему ведут «на глаз», цифры разъедутся с полкой за пару недель, и доверие к ним пропадёт. Дисциплина на входе важнее любой программы. Толковая приёмка товара от поставщика и перемещение строго по документу это условие, без которого остальное не держится.

Раз в период всё равно нужна инвентаризация, чтобы сверить учёт с реальностью и поймать пересорт и усушку. Хорошая новость в том, что её можно проводить без закрытия магазина. И ещё момент: учёт остатков надо связать с тем, где вы уже пробиваете продажи, с кассами и, если она есть, с 1С. Иначе продавец будет вбивать одно и то же дважды и быстро забьёт на это.

Что можно сделать уже сейчас

Первое. Выберите три-пять самых ходовых позиций и вручную сверьте по всем точкам, сколько числится и сколько лежит на полке. Разница между этими числами и есть размер бардака в деньгах. Обычно она отрезвляет.

Второе. Введите правило: ни одна коробка не переезжает между точками без накладной, даже если это две вещи «по-быстрому». Одна неделя такой дисциплины покажет, сколько перемещений раньше терялось.

Третье. Соберите единый справочник товаров, чтобы одна и та же модель называлась одинаково на всех точках. Пока на первой точке это «джинсы синие», а на второй «деним 501», свести остатки невозможно.

Четвёртое. Опишите, как товар попадает в продажу сейчас: где приёмка, где касса, где 1С. Из этой схемы видно, куда встроить общий учёт, чтобы не плодить двойной ввод. Если процессов много и они запутаны, помогает взгляд со стороны через автоматизацию логистики и склада.

Частые вопросы

У нас уже стоит 1С. Зачем что-то ещё?

Если в 1С реально ведут остатки по каждой точке и перемещения проводят документом, значит основа есть, и вопрос в дисциплине и удобстве для продавца. Часто 1С стоит, но остатки в ней не совпадают с полкой, потому что заносят с опозданием. Тогда чинить надо процесс приёмки и перемещений, а не менять программу.

А если точек всего две?

Те же грабли, просто пореже. Даже на двух точках товар регулярно спрашивают не там, где он лежит. Общий остаток и перемещение документом окупаются уже на второй точке, ставить тяжёлую систему при этом не обязательно.

Продавцы не будут этим пользоваться, им некогда.

Будут, если карточка товара открывается в два касания и показывает остаток по всем точкам сразу. Продавцу это выгодно самому: он закрывает сделку вместо «нет в наличии». Сопротивление возникает там, где ради учёта заставляют вбивать данные вручную по три раза.

Коротко о главном

Одна тетрадь остатков на сеть работает, пока точка одна. Дальше начинается то пусто, то неликвид, и перемещения, которые никто не помнит. Общий учёт по точкам, резерв под заказ и свой минимальный запас на каждой точке возвращают контроль: видно, где что лежит, что едет и что пора пополнить. Про то, как продавцу за минуту показать остаток соседней точки прямо в момент продажи, есть отдельный разбор.

Есть сеть из нескольких точек, и остатки живут отдельной жизнью от полок? Напишите мне в Telegram слово «СКЛАД». Посмотрю, как у вас устроены приёмка, перемещения и касса, и предложу, как свести это в один учёт без двойного ввода.