iiko и r_keeper: как владельцу видеть выручку, себестоимость и списания без выгрузок руками

Типичная картина в ресторане или кафе. Кассовая система стоит, работает, считает каждый чек. Но владелец узнаёт цифры от управляющего. Раз в неделю приходит таблица, собранная вручную. В ней выручка, иногда средний чек, редко списания. Себестоимость — по ощущениям или в конце месяца от бухгалтера. Если что-то пошло не так в понедельник, владелец узнаёт об этом в следующий понедельник. Я настраиваю для ресторанов автоматическую сводку из iiko и r_keeper. Расскажу, что в неё брать и как это устроено.

Что уже лежит в системе

Кассовая система ресторана записывает больше, чем кажется. Каждая продажа привязана к блюду, времени, официанту и столу. По этим данным видно, что продаётся и в какие часы.

Дальше — чеки. Сколько их было, какой средний чек, как он меняется по дням недели. Скидки: какие, кому, кем выданы. Отмены: какое блюдо, после пречека или до, кто отменил.

Если ведётся склад, там есть списания и себестоимость. Себестоимость блюда считается по техкарте: сколько продуктов уходит на порцию и сколько они стоят по последним закупкам. Отсюда фудкост — доля себестоимости в цене.

Почему владелец этого не видит

Причин три. Первая — отчёты сложные. В системе их десятки, с фильтрами, группировками и настройками. Чтобы собрать нужную картину, надо знать, где что лежит. Владелец этим обычно не занимается, и это правильно.

Вторая — каждая точка отдельно. Если ресторанов несколько, отчёт приходится собирать по каждому и потом сводить руками. Об этом подробнее в статье про выручку каждой точки каждое утро.

Третья — доступ и время. Отчёты смотрят в бэк-офисе, а не в телефоне. Владелец в дороге, на встрече, в другом городе. В итоге всё проходит через управляющего, который выгружает, копирует и присылает. С опозданием и в своём виде.

Утренняя сводка и сигналы

Одно сообщение в мессенджер. Выручка за вчера и сравнение с тем же днём прошлой недели. Число чеков и средний чек. Сумма отмен и скидок. Списания. И короткий блок «что не так»: где цифры ушли от обычного уровня.

Этого хватает, чтобы за минуту понять, как прошёл день. Подробности — по ссылке: продажи по блюдам, по часам, по официантам. Их не надо читать каждый день, но они должны быть под рукой.

Если точек несколько, они идут в одном сообщении списком. Сразу видно, какая точка просела, а какая выросла.

Главное в сводке — сигналы. Отмены выше обычного для этой точки или смены. Списания выросли без понятной причины. Фудкост ушёл вверх, потому что подорожал продукт, а цену в меню никто не поменял. Высокие отмены — не всегда воровство, чаще ошибки зала или кухни. Как отличать одно от другого, я разбирал в статье про кражи и недостачи на кассе.

Пороги сначала ставятся мягкими. Первые недели система учится, что для вашей точки нормально. Иначе каждый дождливый вторник превращается в тревогу, и сигналы перестают читать.

Показатели и что они говорят

Как это устроено технически

У iiko и r_keeper есть способы забирать данные наружу: программные интерфейсы, выгрузки отчётов, интеграции через партнёров. Что именно доступно, зависит от версии и конфигурации. Это уточняется на старте, до того как что-то строить.

Дальше данные каждую ночь забираются автоматически и складываются в отдельную базу. Там они приводятся к одному виду. Если точки работают на разных системах, это тоже решаемо: выручка и отмены везде считаются одинаково. Утром отчёт собирается сам и уходит в мессенджер. Управляющему не нужно ничего выгружать.

Своя база даёт ещё одно преимущество. К ней можно подключить другие источники. Например, заказы из доставки, чтобы видеть выручку зала и доставки рядом. Или бухгалтерию, чтобы сверять закупки со складом. Это делается по мере необходимости, а не сразу всё.

Где обычно ошибаются

Первая ошибка — старые техкарты. Себестоимость в системе считается по ним. Если рецептуру поменяли, а техкарту нет, фудкост врёт. Отчёт показывает красивую маржу, которой на деле нет. Поэтому перед запуском стоит пройтись по основным блюдам и сверить техкарты с тем, как их готовят на самом деле.

Вторая — отчёт на сорок строк. Кажется, что чем больше цифр, тем лучше контроль. На деле такое сообщение пролистывают через неделю. Лучше пять-семь цифр и сигналы, а всё остальное по ссылке.

Как это выглядит, когда настроено

Утром владелец открывает мессенджер. Там одно сообщение: выручка за вчера, чеки, средний чек, отмены, скидки, списания. Рядом с каждой цифрой — изменение к прошлой неделе. Если точек несколько, они идут списком, внизу итог.

Одна строка подсвечена: отмены выше обычного. Владелец нажимает на ссылку и видит, какие блюда отменяли, в какую смену и кто. Этого хватает, чтобы задать управляющему конкретный вопрос. Раз в неделю приходит отдельный сигнал: фудкост по одной позиции вырос, потому что подорожал продукт. Владелец решает, поднимать цену или менять поставщика.

Управляющий больше не собирает таблицы. Он видит сводку по своей точке и знает, что владелец видит те же цифры. Разговоры идут о том, что делать, а не о том, откуда взялась цифра.

Частые вопросы

Нужно ли менять кассовую систему?

Нет. Работа идёт с тем, что уже стоит. Данные забираются из вашей iiko или r_keeper, система остаётся прежней.

Что если одна точка на iiko, а другая на r_keeper?

Это решаемо. Для каждой системы настраивается свой способ забирать данные, а в сводке они приводятся к одному виду.

Можно ли доверять себестоимости из системы?

Настолько, насколько актуальны техкарты и цены закупок. Поэтому перед запуском их стоит проверить хотя бы по основным блюдам.

Сотрудникам нужно что-то делать по-новому?

Обычно нет. Они работают в системе как раньше. Разве что аккуратнее проводить списания, если раньше это делали нерегулярно.

Можно ли добавить доставку и бухгалтерию?

Да. Когда данные лежат в своей базе, к ним подключаются другие источники. Обычно начинают с кассы, а остальное добавляют позже.

Коротко о главном

В iiko и r_keeper уже есть выручка, чеки, скидки, отмены, списания и себестоимость. Владелец не видит их не потому, что их нет, а потому, что до них сложно добраться.

Данные можно забирать автоматически, складывать в свою базу и каждое утро получать короткую сводку с сигналами. Главное — актуальные техкарты и немного цифр, а не отчёт, который никто не читает.

Если цифры по ресторану вы получаете раз в неделю в таблице, расскажите, на какой системе работаете, сколько у вас точек и что хотите видеть утром. Посмотрю, какие данные можно забрать, и соберу сводку под ваши задачи. Напишите в Telegram, MAX или VK.