Колодцы и септики: заявка, выезд, расчёт и напоминание о повторном обслуживании

Почему компании, которые копают колодцы и ставят септики, зарабатывают на каждом клиенте один раз, хотя могли бы несколько? Потому что после монтажа клиент исчезает из поля зрения. Владелец сам на объекте, заявки приходят в личный телефон, данные об установленных системах лежат в переписке и в памяти бригадира. Через год клиенту нужна откачка или чистка, он не помнит телефон и находит в поиске другую компанию. Я делаю для таких компаний системы заявок, приложения для выездных сотрудников, расчёты и напоминания удалённо. Расскажу, как собрать путь от заявки до повторного сервиса так, чтобы клиент возвращался к вам.

Где теряются заявки и повторные деньги

Первая точка — заявки в разных местах. Звонки на личный телефон, сообщения в мессенджерах, форма на сайте, объявления. Пока владелец на монтаже, часть звонков остаётся без ответа, а клиент в это время звонит следующей компании.

Вторая — расчёт без данных. Объём септика зависит от того, сколько человек живёт в доме, как часто, есть ли баня и стиральная машина. Тип зависит от грунта и уровня грунтовых вод. Если это не спросить заранее, цену называют наугад, а на месте всё меняется.

Третья — никто не помнит, что установлено. После сдачи объекта данные о системе остаются в голове у бригады. Когда клиент звонит через два года, приходится заново выяснять, что у него стоит.

Четвёртая, самая дорогая, — сервис, о котором никто не напомнил. Септику нужна регулярная откачка и обслуживание, колодцу — чистка и проверка воды. Клиент об этом забывает, пока не случится проблема, а когда случится, звонит тому, кто первым попался в поиске.

Заявки в одну систему и расчёт по параметрам

Все заявки попадают в один список: форма с сайта, мессенджеры, звонки через телефонию. Пропущенный звонок тоже становится заявкой с напоминанием перезвонить. Владелец вечером открывает список и видит всех, кто обращался за день.

К заявке прикладывается короткая анкета. Клиент заполняет её по ссылке или менеджер со слов по телефону:

• колодец или септик, новый монтаж или замена старого;
• сколько человек живёт в доме и круглый год или сезонно;
• есть ли баня, ванна, посудомоечная машина;
• что известно о грунте и грунтовых водах, есть ли соседский опыт;
• подъезд для техники и место под систему.

По этим ответам расчёт сразу предлагает подходящий объём и типы систем по вашему прайсу. Клиент получает вилку цены с двумя-тремя вариантами ещё до выезда. Как собрать такой расчёт, я показывал в статье про бурение скважин: заявки и смету на месте, логика там похожая. Какие требования к размещению септика и колодца действуют на участке, клиенту лучше уточнить у профильных специалистов, а вы можете держать в анкете вопросы, которые помогут это проверить.

Выезд, смета и график монтажа

На выезде мастер открывает приложение и видит анкету. Уточняет на месте грунт, расстояния, глубину, делает фото и собирает итоговую смету по шаблону: система, земляные работы, трубы, монтаж, дополнительные позиции. Клиент получает смету в мессенджер в тот же день.

После согласия и предоплаты заказ встаёт в график монтажа. В календаре видно, какая бригада где работает и когда освободится техника. Клиент получает подтверждение даты и напоминание накануне. В день монтажа бригада меняет статусы с телефона и прикладывает фото, клиент видит, как идут работы.

База установленных систем

Главное, ради чего стоит всё это делать, — база. После сдачи в карточке клиента остаётся запись: адрес, дата монтажа, тип и модель системы, объём, фото, особенности участка, контакты. Это не отдельная таблица, которую нужно вести руками, а результат работы, который накапливается сам.

Через год у вас список всех установленных систем. Видно, у кого подходит срок откачки, у кого пора менять фильтры или проверять оборудование, кому колодец копали давно и пора предложить чистку. Когда клиент звонит, менеджер сразу видит, что у него стоит, и не расспрашивает заново.

Напоминания о сервисе и запись в мессенджере

Для каждого типа системы вы задаёте интервал обслуживания. Когда срок подходит, клиент получает сообщение: пора сделать откачку, вот ближайшие свободные дни. Он отвечает в мессенджере или нажимает кнопку, и запись появляется в графике.

Можно пойти дальше и предложить обслуживание пакетом на год: откачка, осмотр, мелкий ремонт. Про то, как устроены такие пакеты, я писал в статье абонементы и пакеты услуг. А напоминания об оплате этапов и сервиса разбирал в материале напоминания клиентам об оплате.

Готовое предложение для этой отрасли описано на странице автоматизация для компаний по колодцам и септикам.

Как это выглядит, когда настроено

Человек покупает дом и пишет в мессенджер, что нужен септик. Заявка попадает в общий список, ему приходит ссылка на анкету. Он отвечает: живут вчетвером круглый год, есть баня, соседи говорят про высокую воду весной. Расчёт предлагает два подходящих варианта, менеджер отправляет вилку цены и предлагает день выезда.

Мастер на участке уточняет детали, делает фото и отправляет смету в тот же вечер. Клиент выбирает вариант, вносит предоплату, получает дату монтажа. В день работ он видит статусы и фото. После сдачи в базе появляется запись о системе.

Когда подходит срок, клиенту приходит сообщение про откачку со свободными днями. Он выбирает день кнопкой. Менеджер при звонке видит всю историю: что стоит, когда ставили, что делали потом.

Частые вопросы

Можно ли занести в базу старых клиентов?

Да. Если есть список в таблице или записи в телефоне, их можно загрузить. Даже неполные данные лучше, чем ничего.

Не будут ли клиенты раздражаться от напоминаний?

Одно сообщение в срок, по делу и с кнопкой записи обычно воспринимается как забота. Частоту и текст вы задаёте сами, клиент может отписаться.

Нужна ли для этого большая CRM?

Нет. Часто хватает небольшой системы под ваш процесс: заявки, анкета, график, база систем и напоминания.

Что если у нас нет отдельного менеджера?

Тогда система особенно полезна. Анкету клиент заполняет сам, напоминания уходят автоматически, а вы вечером разбираете готовый список.

Как быть с персональными данными клиентов?

Данные хранятся у вас. Как оформить согласие на обработку и на сообщения, уточните у юриста до запуска.

Коротко о главном

Колодцы и септики — это не только монтаж, но и годы обслуживания. Большинство компаний теряют эти повторные деньги, потому что не помнят, что и кому ставили, и никто не напоминает клиенту о сервисе.

Одна система собирает заявки, считает варианты по параметрам участка и семьи, ведёт график монтажа и накапливает базу установленных систем. По этой базе клиенты сами получают напоминания и записываются на откачку и обслуживание в мессенджере.

Я могу собрать такую систему под ваш процесс: заявки с анкетой, расчёт, график бригад, базу систем и напоминания о сервисе. Напишите в Telegram, MAX или VK.