Корпоративная почта и общий диск: как навести порядок с доступами, чтобы файлы не жили в личных аккаунтах

В малом бизнесе это выглядит одинаково почти везде. Договоры с клиентами лежат в личной почте менеджера. Прайсы и сверки живут на личном диске бухгалтера. Общая папка открыта по ссылке для всех, у кого эта ссылка есть. Пока все на месте, это работает. Проблемы начинаются в тот день, когда кто-то уходит, теряет телефон или случайно пересылает ссылку не туда. Я регулярно помогаю компаниям переносить почту и файлы из личных аккаунтов в общие. Расскажу, как это устроить и в каком порядке переезжать.

Чем плохи личные аккаунты

Увольнение. Личная почта и личный диск остаются у человека. Вместе с ними уходят переписка с клиентами, договоры и все черновики. Вытащить нужное потом трудно, а при плохом расставании невозможно. Подробнее о том, как уносят клиентов, я писал в статье сотрудник унёс базу клиентов.

Потеря телефона. Личный аккаунт часто защищён только паролем, который сохранён в телефоне. Телефон потерян или украден, и доступ к рабочим файлам получает чужой человек. Компания об этом может даже не узнать.

Ссылка ушла наружу. Папка открыта всем, у кого есть ссылка. Её переслали подрядчику, подрядчик переслал дальше. Через год никто не помнит, у кого она есть. Отозвать доступ можно только у всех сразу.

Нет последней версии. Прайс лежит в трёх местах: в почте, на диске и в мессенджере. Какой из них актуальный, знает только тот, кто его правил. Клиенту уходит старая цена.

Почта на домене компании

Корпоративная почта на своём домене — это адреса вида имя@вашакомпания. Главное отличие не в красоте адреса. Ящики принадлежат компании, а не человеку. Администратор создаёт их, меняет пароли и отключает. Если сотрудник ушёл, его ящик не исчезает. Письма в нём остаются, а новые можно перенаправить преемнику.

Кроме личных ящиков нужны общие. Один для заявок с сайта, один для бухгалтерии, один для поставщиков. Клиент пишет на общий адрес, а не на личный ящик менеджера. Если менеджер в отпуске или уволился, письма читает тот, кто его заменяет. Адрес на сайте, в договорах и в подписи менять не приходится.

Облачный диск компании

Облачный диск компании — это общее хранилище, где владелец всех файлов компания. Внутри структура папок по отделам: продажи, бухгалтерия, договоры, маркетинг, кадры. У каждого отдела своя папка, и права на неё выдаются по роли, а не по ссылке.

Менеджер по продажам видит папку продаж и общие шаблоны. Бухгалтер видит бухгалтерию и договоры. Кадровые документы видят двое. Новому сотруднику не нужно пересылать десять ссылок. Его добавляют в группу, и он сразу видит всё, что положено его роли.

Документы редактируются в офисном пакете прямо на диске. Файл один, версия одна. История изменений сохраняется, и видно, кто и когда правил прайс.

Если в папках есть данные клиентов, это персональные данные. Где их можно хранить и какие правила соблюдать, решайте вместе с юристом до переезда, а не после.

Как сейчас, чем грозит и как правильно

Двухфакторная защита и пароли

Пароль у каждого свой. Общий пароль на всех — это пароль, который знают все бывшие сотрудники. Двухфакторная защита включается для всех без исключения, начиная с руководителя. Код с телефона или из приложения закрывает большую часть случаев, когда пароль утёк.

Пароли хранятся в менеджере паролей, а не в блокноте и не в заметках телефона. У администратора есть резервные коды восстановления. Лежат они там, где их найдёт второй ответственный, если первый недоступен.

Как это выглядит, когда настроено

Новый сотрудник приходит утром. Администратор создаёт ему ящик на домене компании и добавляет в группу его отдела. Сотрудник входит, включает двухфакторную защиту и сразу видит папки своего отдела и общие шаблоны. Если он менеджер, ему открывают доступ к общему ящику для заявок. На всё уходит минут десять. Никто не пересылает ему файлы и ссылки.

Сотрудник уходит. В последний рабочий день администратор отключает ему вход во все сервисы. Ящик не удаляется: письма остаются, новые перенаправляются преемнику. Файлы и так лежат на диске компании, их не нужно ни у кого забирать. Общие пароли, которые он знал, меняются. Всё отключено в тот же день, а работа продолжается без разрыва.

Раз в квартал ответственный проверяет, кто в каких группах состоит и есть ли папки, открытые по ссылке. Лишнее закрывает. Резервные копии почты и диска делаются отдельно. Почему общий диск сам по себе не копия, я разбирал в статье про резервные копии.

Как переехать без потерь

Сначала опись. Какие личные ящики используются для работы, где лежат рабочие файлы, какие папки открыты по ссылке. Люди сами показывают, где что лежит.

Потом настройка. Почта на домене, структура папок, группы по ролям. Переносить файлы в пустую систему без структуры бессмысленно: хаос просто переедет на новое место.

Потом перенос. Старую почту импортируют в новые ящики вместе с историей. Файлы с личных дисков раскладывают по папкам отделов. Со старых адресов ставят пересылку на новые, а клиентам сообщают новый адрес. Старые ящики не закрывают сразу, какое-то время их проверяют.

Частые вопросы

Нужна ли почта на домене, если нас пять человек?

Да. Именно в маленькой компании уход одного человека забирает самую большую долю переписки. Начните с базового тарифа и пары общих ящиков.

Можно ли оставить личные ящики и просто настроить пересылку?

Как временный шаг при переезде можно. Как постоянное решение нет: письма всё равно лежат в аккаунте, которым компания не управляет.

Кто должен быть владельцем аккаунта компании?

Руководитель или собственник. Подрядчик или администратор получают права администратора, но не права владельца. Второй администратор нужен на случай, если первый недоступен.

Сотрудники не будут против двухфакторной защиты?

Первую неделю будут вопросы, потом это становится привычкой. Помогает простая инструкция на одной странице.

Что делать с файлами, которые уже ушли с уволенным сотрудником?

Попробовать договориться и получить их обратно. Если в них данные клиентов, обсудите ситуацию с юристом. И закрыть дыру, чтобы это не повторилось.

Коротко о главном

Файлы и переписка компании должны жить в аккаунтах компании. Личная почта, личный диск и доступ по ссылке делают так, что всё уходит вместе с человеком, теряется с телефоном или утекает наружу.

Порядок держится на почте на домене, общем диске с правами по ролям, двухфакторной защите и понятном порядке прихода и ухода сотрудника. Владелец аккаунта компании — руководитель, а не подрядчик. Резервные копии делаются отдельно.

Если хотите понять, где сейчас живут ваши документы и переписка, начнём с описи и плана переезда. Настрою почту и диск под вашу структуру и перенесу данные из личных аккаунтов без потерь. Напишите в Telegram, MAX или VK.