Перерасход материалов на объекте: лимит по смете и согласование

Кому и когда это нужно

Подрядчик ведёт три-пять объектов. Материал закупают по звонку прораба, везут на объект, а к концу этапа выясняется, что кабеля, плитки или смеси ушло больше сметы. Кто взял лишнее, куда делось, надо ли докупать за свой счёт, никто не скажет: на каждом объекте своя тетрадь.

Если не наладить учёт, перерасход всплывает при закрытии этапа, когда его уже съела маржа. Общую картину ИТ-инструментов стройки разбирает статья про IT для строительных компаний, здесь только материалы и лимиты.

Как это делается: 7 шагов

1. Разбейте объект на виды работ: фундамент, кладка, электрика, отделка. Лимит задаётся на пару «вид работ плюс материал», а не на объект целиком.
2. Возьмите план из сметы или ведомости объёмов работ. Если расход считали по нормам, источник норм укажите в самой строке плана. Нормы берите из своей сметной базы или документации производителя, я их не привожу.
3. Задайте единицу плана. Смета в тоннах, а на объект везут мешками: нужен коэффициент пересчёта.
4. Считайте факт по документам: списание на объект и вид работ минус возврат на склад. Остаток в бытовке без документа фактом не считается.
5. Остаток лимита равен плану минус списано минус в согласовании.
6. Задайте порог. Условно: до 5 процентов превышения прораб решает сам с записью причины, выше идёт руководителю (цифры условные, подберите по своим материалам).
7. Раз в неделю проводите инвентаризацию на объекте: пересчитайте остатки и сверьте их с учётными, расхождение запишите с причиной. Практика похожа на учёт инструмента, см. статью про учёт инструмента по QR.

Согласование сверх лимита и два статуса

Заявка на расход сначала резервирует количество, и это ещё не списание. Резерв уменьшает остаток сразу, иначе два прораба возьмут одно и то же. После проведения резерв превращается в «списано», при отказе возвращается в лимит.

Когда причина в объёме или решении заказчика, расход закрывают допсоглашением или правкой сметы. Когда причина в браке или потерях, он остаётся на подрядчике. Решение за руководителем.

Роли разделите заранее. Прораб отвечает за расход на объекте: просит, обосновывает, принимает остаток при сверке. Снабжение отвечает за закупку и поставку по согласованной заявке, а не за списание. Руководитель получает раз в неделю отчёт «план против факта» по каждому объекту и виду работ: план, списано, в согласовании, остаток и список превышений с причинами. Когда закупает тот же человек, который списывает, лимит перестаёт работать как контроль.

Договор и нормы

Названия статей ГК РФ я сверил на consultant.ru: ст. 704 «Выполнение работы иждивением подрядчика», ст. 709 «Цена работы», ст. 713 «Выполнение работы с использованием материала заказчика», ст. 745 «Обеспечение строительства материалами и оборудованием». По пересказу текста подрядчик, работающий с материалом заказчика, отвечает за его сохранность и представляет отчёт об израсходовании (ст. 713). Цена по ст. 709 может быть твёрдой, по смете или по мере выполнения. Кто обеспечивает стройку материалами, по ст. 745 определяет договор. Полные тексты пунктов я построчно не сверял, покажите их и условия своего договора юристу. Лимиты в учёте нужны, чтобы такой отчёт строился из документов.

Где ошибаются чаще всего

Лимит один на объект целиком: перерасход фундамента прячется за недорасходом отделки.

Резерв не считают: пока заявка висит, второй прораб берёт тот же остаток.

Списывают задним числом пачкой в конце месяца, и лимит превращается в отчёт о прошлом.

Замену материала проводят без коэффициента и причины, поэтому лимит по плановому материалу не уменьшается.

Любое превышение объявляют хищением. Причин больше: неточная смета, изменение объёма, брак, потери, отсутствие нормирования. Сначала выясняйте причину по записи.

Где здесь поможет автоматизация

В 1С-расширении, которое я делал для подрядной компании, план берётся из проведённой сметы по виду работ. Регистр хранит по каждому плановому материалу поля «В согласовании» и «Списано». Строительные машины, зарплата и исключённые строки в план не входят. При отправке расхода на согласование материал резервируется, при проведении переходит в списанное, а проверка показывает план, списано, в согласовании, доступно и расход в документе. Замена материала идёт с коэффициентом и причиной. Маршрут для расхода по виду работ: прораб, сотрудник ПТО, заместитель директора. Бухгалтер проводит свои документы сразу, расход при этом тоже попадает в лимиты. Раз в день уходит сводка по открытым задачам. Как дорабатывать 1С без поломки обновлений, описано в статье про расширения.

В CRM для стройки, которую я собирал, заявка на материал проходит этапы: на согласовании, согласована, закуплена, поставлена, а отказ требует причины. Расход оснастки сравнивается с нормой на объём работ и подсвечивается при превышении, порог в моей реализации 20 процентов.

Готового продукта «под любую базу» не заявляю, собираю под вашу схему в рамках автоматизации бизнес-процессов. На старте не нужны сложные роли и обмен с поставщиками: хватит лимита, резерва, одного согласующего и отчёта руководителю раз в неделю. Согласование закупки разобрано в статье про заявки на закупку.

Частые вопросы

Нужна ли 1С, чтобы вести лимиты?

Нет. Таблица с планом, фактом по накладным и колонкой «в согласовании» работает на одном-двух объектах. 1С нужна, когда документов много и расход надо проверять при проведении.

Что делать, если смета неточная?

Править план отдельным документом с датой и причиной. Тогда перерасход видно как изменение объёма, а не как потерю.

Кто должен согласовывать расход?

Тот, кто отвечает за маржу объекта: руководитель или главный инженер. Прораб запрашивает, снабжение закупает, решение принимает третий.

Коротко о главном

Лимит задаётся по виду работ и материалу, факт берётся из документов, «в согласовании» и «списано» считаются отдельно. Порог превышения и порядок согласования запишите до старта, причину фиксируйте всегда.

Хотите, чтобы я собрал для вашей компании лимиты материалов, согласование расхода и отчёт «план против факта»? Напишите мне в Telegram слово «МАТЕРИАЛЫ».