Заявки на закупку с согласованием: от сотрудника до оплаты поставщику

Как навести порядок в закупках, если сотрудники пишут «нужно купить» в общий чат? Так формулируют проблему почти все, кто ко мне приходит. Закупщик листает переписку и теряет половину просьб. Руководитель не понимает, сколько уже потрачено в этом месяце. Бухгалтер получает счёт и не знает, кто его согласовал. Я делаю программы и приложения под процесс заказчика удалённо. Расскажу, как устроить закупки с согласованием так, чтобы путь от просьбы сотрудника до оплаты поставщику был виден целиком.

Почему заявки в чате теряются

Чат хорош для разговора, но плох для учёта. Сообщение «нужны картриджи» уходит вверх через час. Через день никто не помнит, купили их или нет. Сотрудник пишет повторно, иногда в другой чат. Закупщик покупает дважды или не покупает вовсе.

Вторая проблема — нет обоснования. Непонятно, зачем нужна вещь, для какого проекта и сколько штук. Закупщик уточняет, ждёт ответа, и заявка стоит.

Третья — руководитель не видит бюджет. Он согласует покупки по одной и не знает, сколько отдел уже потратил. Контроль появляется только в конце месяца, когда деньги ушли.

Заявка с позициями и обоснованием

Первый шаг — заменить сообщение в чате заявкой. Сотрудник открывает форму в веб-программе или в боте. Выбирает отдел, пишет, что нужно, сколько и к какому сроку. Добавляет обоснование в одну-две фразы. Если есть ссылка на товар или фото, прикладывает.

В заявке может быть несколько позиций. Бумага, картриджи и мышь идут одной заявкой, а не тремя сообщениями. Программа сама считает примерную сумму, если сотрудник указал ориентир по цене.

У каждой заявки есть номер и статус. Сотрудник видит, где она сейчас, и не пишет закупщику с вопросом «ну что там». Если внутренних просьб много и они не только про закупки, логика та же, что в статье про внутренние заявки в офисе через бота.

Согласование по сумме

Не каждую покупку нужно нести директору. Правила задаются один раз. Мелкие заявки согласует руководитель отдела. Крупные идут дальше, к финансовому директору или владельцу. Пороги сумм заказчик выбирает сам.

Согласующий получает уведомление в Telegram или MAX. Открывает заявку, видит позиции, обоснование и сколько отдел уже потратил в этом месяце. Нажимает «согласовать» или «вернуть» с комментарием. Если он молчит, программа напоминает, а после срока может передать заявку заместителю.

Каждое решение записывается: кто, когда и с каким комментарием. Потом не нужно выяснять, кто разрешил эту покупку.

Предложения поставщиков и выбор

Согласованная заявка попадает к закупщику. Он запрашивает цены у поставщиков и вносит предложения прямо в заявку: поставщик, цена, срок, условия доставки. Можно приложить файл с коммерческим предложением.

Когда предложений несколько, программа показывает их рядом. Закупщик выбирает лучшее и пишет, почему. Если выбранная цена заметно выше согласованной суммы, заявка может вернуться на повторное согласование. Это правило тоже настраивается.

Постепенно накапливается база поставщиков. Видно, у кого что брали, по какой цене и как быстро привезли.

Весь путь заявки по этапам выглядит так.

Счёт, оплата и приёмка

Закупщик получает счёт от поставщика и прикладывает его к заявке. Бухгалтер видит не просто счёт, а всю историю: кто просил, кто согласовал, почему этот поставщик. Как устроить согласование самих счетов, я подробно описывал в статье про согласование счетов на оплату.

Если нужно, счёт с данными передаётся в 1С, чтобы бухгалтер не вводил его руками. Как именно это сделать, решаем вместе с бухгалтером.

Когда товар приехал, сотрудник или склад отмечает получение. Если пришло не всё или не то, это видно сразу. Заявка закрывается только после приёмки.

Отчёт по расходам по отделам

Раз каждая покупка проходит через заявку, отчёт получается без ручного сведения. Руководитель видит, сколько потратил каждый отдел за месяц, на что и у каких поставщиков. Можно задать лимит на отдел, и программа предупредит, когда он близок к исчерпанию. Данные выгружаются в Excel, если их нужно сверить или показать дальше.

Как это выглядит, когда настроено

Утром офис-менеджер понимает, что заканчивается бумага и сломался принтер в переговорной. Он открывает бота, выбирает свой отдел и создаёт заявку из двух позиций. Пишет обоснование и ставит срок.

Руководитель отдела получает уведомление, видит сумму и остаток бюджета отдела. Согласует за минуту. Сумма небольшая, поэтому дальше заявка не идёт. Закупщик видит её в своём списке, запрашивает цены у двух поставщиков и выбирает того, кто привезёт завтра.

Счёт прикладывается к заявке, бухгалтер оплачивает. На следующий день товар приезжает, офис-менеджер отмечает получение, заявка закрывается. В конце месяца руководитель открывает отчёт и видит все расходы отдела одной строкой на каждую заявку.

Как заказать такую программу

Я работаю удалённо. Для начала пришлите, как сейчас устроены закупки: кто просит, кто согласует, кто покупает и кто платит. Если есть бланки заявок, таблицы или пороги сумм, их тоже.

Я разбираю процесс и пишу короткое ТЗ. Сначала делаю первую рабочую версию на главном сценарии: заявка, согласование, закупка, закрытие. Потом дорабатываем по вашим замечаниям.

Формат выбираем под команду: веб-программа, приложение для телефона или бот. Данные хранятся у вас, доступы и инструкцию я передаю. Сопровождение — по желанию. Подробнее о подходе — на странице программа учёта под ваш процесс.

Частые вопросы

Можно ли оставить заявки в Telegram?

Да. Бот принимает заявку в привычном мессенджере, но сохраняет её в программе со статусом и историей.

Как быть, если согласующий в отпуске?

Назначается заместитель. Программа передаёт ему заявки сама, если основной согласующий недоступен.

Нужна ли связь с 1С?

Не обязательно. Если бухгалтерия ведётся в 1С, можно передавать туда счета, чтобы не вводить их дважды.

Что делать со срочными покупками?

Можно отметить заявку как срочную. Согласующие получат уведомление сразу, а закупщик увидит её вверху списка.

Сколько времени занимает запуск?

Зависит от числа этапов и правил. Первая версия на главном сценарии обычно появляется быстрее, чем кажется, остальное добавляется по ходу.

Коротко о главном

Закупки в чате теряются потому, что у сообщения нет статуса, обоснования и ответственного. Заявка в программе решает это сразу.

Рабочий путь выглядит так: заявка, согласование по сумме, предложения поставщиков, выбор, счёт, приёмка и закрытие. Руководитель видит расходы по отделам без ручного сведения.

Если у вас закупки идут через переписку и никто не знает, сколько потрачено, опишите, как сейчас устроен процесс. Предложу схему и первую версию программы под него. Напишите в Telegram, MAX или VK.