Остатки между магазинами сети: как за минуту увидеть, что нужный размер есть в другой точке

Покупательница примеряет платье и просит на размер меньше. В этом магазине его нет. Продавец звонит в соседнюю точку. Там занята касса, трубку не берут. Через десять минут покупательница уходит, а вечером покупает похожее платье в другом магазине. Такое бывает в сетях из двух точек и из двадцати. Я настраиваю общий учёт остатков для сетей одежды и белья и расскажу, как сделать так, чтобы продавец видел ответ за минуту, а не ждал звонка.

Почему продавец не знает, что лежит в соседней точке

Причин обычно две. Первая — у каждой точки свой учёт. Магазины открывались в разное время, и каждый вёл остатки как привык. Чтобы узнать, что есть у соседей, нужно им позвонить или написать в чат.

Вторая — учёт общий, но обновляется раз в день. Вечером точки выгружают продажи, утром остатки сходятся. Днём продавец видит вчерашнюю картину. Он говорит покупательнице, что размер есть на другом конце города. Она едет туда, а размер купили ещё утром. Это хуже, чем честное «нет»: человек потратил время и больше не верит магазину.

Есть и третья беда. Остатки ведут по модели, без размеров и цветов. В учёте видно, что платьев этой модели в точке пять штук. Но какие это размеры, знает только тот, кто стоит у вешалки.

Что нужно: общие остатки в реальном времени

Все точки работают в одном учёте. Каждая продажа, возврат и приёмка сразу меняют остаток. Не вечером, а в момент, когда чек пробит.

Остаток ведётся не по модели, а по каждому сочетанию размера и цвета. Одна модель платья в трёх цветах и пяти размерах — это пятнадцать отдельных позиций. У каждой свой штрихкод и свой остаток в каждой точке. Без этого общие остатки бессмысленны: покупательнице нужен не «этот фасон», а конкретный размер конкретного цвета. Подробнее про размерную сетку в учёте я писал в статье про магазин одежды и белья.

Точность остатков держится на регулярном пересчёте. Если в одной точке учёт давно разошёлся с вешалками, общая картина тоже будет врать. Как пересчитывать товар по частям, не закрывая магазин, я разбирал в статье про ревизию без закрытия.

Как продавец видит остатки и что делает дальше

Продавец сканирует ярлык на телефоне или вводит артикул на кассе. На экране — модель и таблица: размеры и цвета по строкам, точки по столбцам. Сразу видно, где лежит нужный размер и сколько штук.

Дальше у него три варианта. Первый — забронировать товар в другой точке. Там вещь откладывают, и её не продадут, пока бронь действует. Второй — заказать перемещение: товар привезут в эту точку, покупательница заберёт его здесь. Третий — предложить забрать вещь там, где она лежит, если так удобнее.

Когда товар приехал, покупательнице приходит сообщение в мессенджер: вещь ждёт вас, забрать можно до такого-то дня. Продавцу не нужно помнить, кому он обещал позвонить.

Перемещения между точками только документом

Самое слабое место в сети — перемещения. Продавец одной точки отдаёт курьеру пакет, продавец другой его принимает. Если это не оформлено документом, в учёте товар остаётся в первой точке. Она продаёт его «по учёту», а на вешалке пусто. Вторая точка продаёт вещь, которой по учёту у неё нет.

Правильный порядок такой. Отправляющая точка создаёт перемещение, и товар уходит из её остатка. Пока он в пути, он виден как «в дороге». Принимающая точка сканирует товар при получении, и он появляется в её остатке. Если что-то не доехало, расхождение видно сразу, а не на ревизии через месяц.

Общие остатки нужны и владельцу. В одной точке третий месяц висят большие размеры, а в другой их спрашивают каждую неделю. Раньше это было видно только на распродаже. Теперь товар можно перераспределить заранее, пока он продаётся по полной цене.

Как было и как стало

Как это выглядит, когда настроено

Покупательница просит платье на размер меньше. Продавец сканирует ярлык телефоном. На экране таблица: в этой точке размера нет, в точке у рынка одна штука, в торговом центре две. Продавец спрашивает, как удобнее. Покупательница хочет забрать здесь, но завтра. Продавец нажимает «переместить», вводит её номер телефона с её согласия. В точке у рынка вещь сразу откладывается, её уже не продадут.

Вечером курьер забирает перемещение. Утром продавец принимает пакет, сканирует ярлык, и товар появляется в остатке. Покупательнице приходит сообщение: платье ждёт вас, хранится три дня. Если она не придёт, бронь снимется сама, и вещь снова можно продать.

Владелец в конце недели открывает отчёт. Видно, какие модели чаще всего просили из других точек и где крупные размеры лежат без движения. Он решает, куда отправить следующую поставку.

Частые ошибки

Перемещение «на словах». Пакет отдали, документа нет. Через месяц остатки в обеих точках не совпадают с вешалками, и никто не помнит почему.

Бронь без срока. Вещь отложили «для девушки, которая обещала зайти». Прошло две недели, девушка не пришла, а размер лежит в подсобке и не продаётся. Срок брони должен быть у каждой брони, и снимать её должна система, а не память продавца.

Остатки без размеров. Учёт по модели показывает, что товар есть, но не говорит, какой. Продавец всё равно идёт к вешалке или звонит.

Частые вопросы

Нужен ли продавцу отдельный сканер?

Не обязательно. Камера телефона читает штрихкод на ярлыке. Для поиска одной вещи этого достаточно.

Что если в точке пропал интернет?

Касса продолжает продавать, а продажи уходят в общий учёт, когда связь вернётся. На это время остатки этой точки видны с небольшой задержкой.

Кто оплачивает доставку между точками?

Это решает владелец. Обычно курьер объезжает точки по графику, и перемещения собираются к его рейсу.

Сколько держать бронь?

Срок задаётся под сеть. Главное, чтобы он был и бронь снималась сама.

Можно ли показать остатки покупателям?

Да. Витрина в мессенджере может показывать, в какой точке есть нужный размер, и сразу предлагать бронь.

Коротко о главном

Покупка уходит, когда продавец не может быстро узнать, где лежит нужный размер. Звонки в соседние точки и учёт, который обновляется раз в день, эту задачу не решают.

Нужны общие остатки по всем точкам в реальном времени с разбивкой по размеру и цвету. К ним добавляется бронь со сроком, перемещения только документом и сообщение покупателю, когда товар приехал. Владелец при этом видит, где товар лежит без движения, и перераспределяет его заранее.

Если у вас несколько магазинов и продавцы до сих пор звонят друг другу, расскажите, как сейчас ведутся остатки и перемещения. Предложу, как свести все точки в один учёт под ваш ассортимент. Напишите в Telegram, MAX или VK.