Поверка и срок годности: бот напомнит за 30, 14 и 3 дня

Как это обычно случается

Типичная история, кофейня в Чите. Весы у кассы, электронные, на них взвешивают зерно и выпечку. Свидетельство о поверке лежит в папке у управляющей. Управляющая ушла в декретный, папку передали администратору вместе с ключами, а про дату никто не сказал. Через год приходит проверяющий и просит показать документ.

У соседа другая беда. Йогурты приехали в понедельник, срок у партии восемь дней. К пятнице про них помнит только тот, кто принимал товар, а он в отгуле. Продавец выставляет всё подряд, часть уходит покупателям, остальное в субботу летит в ящик для списания.

Схема одна. Дата записана, но записана там, куда никто не смотрит, и напомнить некому. Календарь в телефоне привязан к человеку, таблица живёт, пока её открывают. Про то, как сложить всё в одну таблицу с напоминаниями, я уже писал отдельно. Здесь про то, какой ритм напоминаний и какая кнопка делают реестр рабочим.

Почему именно 30, 14 и 3 дня

Каждое из трёх сообщений просит от человека разное действие.

За 30 дней надо запустить дело. Для поверки это значит найти организацию, которая её проводит, договориться о дате и отвезти прибор. Поверку делают аккредитованные организации, не вы сами, поэтому на очередь и дорогу туда и обратно нужен запас. Для договора это время на переговоры об условиях. Для партии товара с длинным сроком тридцать дней означают: пора планировать акцию.

За 14 дней надо проверить, что дело движется. Прибор сдан? Дата визита назначена? Если нет, сообщение звучит жёстче, и рядом с ответственным появляется второй адресат, например управляющий.

За 3 дня остаётся последний шанс. На этом шаге уже нельзя спокойно договариваться, нужно решение: сдать срочно, уценить, вернуть поставщику. Если человек и на это сообщение не ответил, оно уходит руководителю с фразой «срок через 3 дня, отметки нет».

Цифры 30, 14 и 3 я беру как стартовые. Для лицензии или договора, который долго согласуют, порог ставится на два-три месяца раньше. Для свежей выпечки счёт идёт на часы, и там свои пороги, я разбирал это в статье про контроль сроков годности.

Кнопка «продлил» и что за ней стоит

Напоминание без обратной связи копится как непрочитанные письма. Поэтому под каждым сообщением две кнопки: «продлил» и «не успеваю».

Нажав «продлил», человек вводит новую дату окончания и, если нужно, прикладывает фото свидетельства или акта. Запись обновляется, следующий круг напоминаний встаёт на 30, 14 и 3 дня до новой даты. После этого реестр показывает только подтверждённые даты.

Кнопка «не успеваю» просит короткую причину и новый ориентир: прибор в лаборатории, ждём документы, поставщик молчит. Руководитель видит, на чём дело стоит, ещё до того, как срок прошёл.

Реестр хранит по каждой записи ответственного, заместителя на время отпуска и дату последнего подтверждения. Когда сотрудник увольняется, его записи переезжают к другому человеку одним действием, и календарь уже не пропадает вместе с ним.

Что это даёт в деньгах

Это оценка на пальцах. Возьмём небольшую точку: 15 приборов и позиций с датами (весы, кассовое оборудование, огнетушители) и три десятка партий продуктов, которые одновременно лежат на складе. Если в месяц одна партия на 3 000 рублей всё же уходит в списание из-за забытой даты, за год выходит 36 000 рублей на одной точке. У сети точек цифра умножается. Штрафы и простой из-за просроченных документов сюда не входят, они непредсказуемы, и лучше их не проверять на себе.

Про юридическую сторону поверки скажу только то, что подтверждает закон. По статье 13 закона 102-ФЗ юридические лица и предприниматели, которые применяют средства измерений в сфере государственного регулирования обеспечения единства измерений, обязаны своевременно представлять их на поверку. За применение средств измерений без поверки в этой сфере в КоАП есть ответственность (статья 19.19). Суммы и то, входит ли ваш прибор в регулируемую сферу, надо смотреть по вашему прибору и по действующей редакции закона. Я не юрист, и цифру штрафа называть не буду.

Что важно учесть

Бот напоминает, но сам ничего не проверяет. Если в реестр внесли неправильную дату, он будет исправно напоминать о неправильной дате. Поэтому первая загрузка проходит с документом в руках: дата берётся из свидетельства, а не из памяти.

Продление, которое человек отметил кнопкой, стоит проверять выборочно. Раз в месяц руководитель открывает две-три записи и смотрит приложенное фото. Обычно этого хватает, чтобы никто не нажимал «продлил» для галочки.

Первый заход в реестр самый трудоёмкий. Надо обойти точку, сфотографировать таблички и свидетельства, собрать даты. На небольшую точку уходит несколько часов, зато потом всё работает без вас.

Вопрос, какие именно сроки обязательны для вашего бизнеса и чем грозит их пропуск, решает профильный специалист или юрист. Бот только не даёт этим датам потеряться.

Что можно сделать уже сейчас

Первое. Соберите за один обход список всего, у чего есть дата окончания: весы, приборы, огнетушители, медкнижки, договоры, партии с коротким сроком. В колонках название, дата, ответственный.

Второе. Отсортируйте по дате и посмотрите, что истекает в ближайшие 60 дней. Обычно там находится хотя бы одна запись, про которую забыли.

Третье. Назначьте каждой записи человека и его заместителя. Запись без имени напоминаний не получит.

Четвёртое. Когда список готов, его можно отдать боту. Я собираю такие решения в Telegram или MAX, подробности на странице Telegram-боты, а ориентир по стоимости есть в прайсе. Если срок заботит связка с договорами, посмотрите учёт договоров.

Частые вопросы

Можно ли поставить другие пороги?

Да. Пороги настраиваются по группам: для поверки один набор, для продуктов другой, для лицензий третий. Число сообщений тоже можно менять, у кого-то их два, у кого-то четыре.

Что если ответственный болеет или в отпуске?

У каждой записи есть заместитель. Если основной человек не ответил, а срок подходит, сообщение уходит заместителю, а затем руководителю.

Нужна ли для этого 1С или другая учётная система?

Нет. Реестр можно вести в таблице, бот работает с ней. Если 1С есть, партии и остатки можно брать оттуда, это делается отдельной доработкой. Про автомобильные сроки есть статья про ОСАГО, техосмотр и ТО.

Коротко о главном

Сроки теряются там, где у них нет хозяина и нет обратной связи. Реестр даёт хозяина, три напоминания на 30, 14 и 3 дня дают время действовать, кнопка «продлил» показывает, что дело сделано.

Хотите, чтобы про поверку, годность и документы напоминал бот? Напишите мне в Telegram слово «СРОКИ». Соберём перечень ваших дат, назначим ответственных и запустим напоминания.