Контроль сроков годности: уведомление заранее и список на уценку или списание

Просроченный товар на полке — это сразу несколько проблем. Покупатель уходит недовольным, проверка может закончиться неприятно, а деньги за товар уже потеряны. Обычно сроки проверяют вручную: продавец раз в неделю проходит по полкам и смотрит даты. Что-то пропускает, что-то замечает слишком поздно, когда продать со скидкой уже не успеть. Я настраиваю простой контроль сроков: даты заносятся при приёмке, а напоминания приходят сами. Расскажу, как это устроено и что нужно от точки.

Почему ручная проверка не работает

Ручной обход зависит от человека. Если продавец торопится, заболел или новый, проверка проходит поверхностно. Товар в глубине полки и на складе проверяют реже всего, а именно там чаще всего и лежит старая партия.

Вторая проблема — время. Когда просрочку замечают в день истечения, остаётся только списать. А если узнать за несколько дней, товар можно продать со скидкой, переставить на видное место или вернуть поставщику, если это позволяет договор.

Контроль сроков полезен магазинам продуктов, точкам общепита, аптечным и косметическим точкам. Везде, где у товара есть дата и её пропуск стоит денег.

Сроки заносятся при приёмке

Всё начинается с приёмки. Именно в этот момент товар в руках, документ рядом, и дату легко записать. Как сделать саму приёмку быстрой и без ошибок, я разбирал в статье приёмка товара от поставщика в магазине.

Способов занести срок три. Первый — из электронного документа поставщика, если там есть даты. Второй — сканером или камерой телефона, когда код на упаковке содержит срок. Третий — вручную: сотрудник выбирает товар в боте и вводит дату. Чаще всего в одной точке работают два способа сразу.

Важно записывать срок по партии, а не по товару вообще. Одно и то же молоко из двух поставок истекает в разные дни. Если хранить одну дату на товар, контроль быстро начнёт врать.

Ежедневная проверка и уведомления

Каждое утро программа проходит по всем партиям и сравнивает сроки с сегодняшней датой. Ответственный получает сообщение: какие партии подходят к концу срока, сколько их и где они лежат.

За сколько дней предупреждать, зависит от товара. У свежей выпечки счёт идёт на часы, у консервов на недели. Поэтому пороги я настраиваю по группам товаров, а не одним числом на всё.

Списки на уценку и списание

Бот не просто пишет «что-то истекает». Он собирает два понятных списка. В первом товары, которые пора продать со скидкой. Во втором то, что уже нужно убрать и списать.

Сотрудник проходит по списку и отмечает кнопками: уценено, убрано, списано, не нашёл на полке. Последняя отметка тоже полезна. Если товара нет на полке, но он числится, это повод проверить остатки. Как сверять остатки без закрытия магазина, я писал в статье про ревизию в магазине без закрытия.

Отдельное правило для выкладки: первым продаётся то, что раньше истекает. Когда приходит новая партия, бот напоминает поставить её за старой, а не перед ней. Это простое правило заметно снижает списания.

Связка с учётом или таблица

Для маленькой точки хватает таблицы и бота. Партии, сроки и отметки хранятся в таблице, бот работает с ней. Это быстро запустить и легко поменять.

Если в сети уже есть учётная система, например 1С, я связываю контроль сроков с ней. Приёмка и остатки берутся оттуда, а бот добавляет напоминания и списки. Двойной ввод при этом не нужен.

Отдельно про требования. Правила хранения, продажи и списания товаров с истекающим сроком зависят от категории: продукты, лекарства, косметика, детское питание. Бот помогает соблюдать порядок, но какие именно правила действуют для ваших товаров, лучше уточнить у профильного специалиста или юриста.

Как это выглядит, когда настроено

Утром управляющий точкой получает сообщение. Несколько партий подходят к концу срока, ещё пара истекает завтра. К сообщению приложены два списка: на уценку и на списание.

Продавец берёт телефон и идёт по списку. Переклеивает ценники со скидкой, отмечает кнопкой «уценено». Одну позицию не находит на полке и отмечает «не нашёл». Истёкшие партии убирает и отмечает «списано».

Днём приходит поставка. Кладовщик при приёмке сканирует коды, а где срок не считался, вводит дату вручную. Бот напоминает поставить новую партию за старой.

В конце недели владелец получает отчёт о списаниях: какие товары, в каком количестве, на какой точке. Он видит, что одну позицию заказывают слишком много, и уменьшает заказ.

Как это заказать

Разовая настройка: вместе разбираем ассортимент и группы товаров, задаём пороги напоминаний. Я настраиваю способ занесения сроков при приёмке, таблицу или связку с учётом, бота с ежедневной проверкой, списки на уценку и списание и недельный отчёт владельцу. Потом показываю сотрудникам, как работать со списками, и первые дни смотрю, где возникают вопросы.

Ежемесячная абонентка: слежу, чтобы проверка шла каждый день и уведомления приходили вовремя, добавляю новые товары и точки, меняю пороги, дорабатываю отчёты. Раз в месяц присылаю отчёт о работе: что изменено, были ли сбои, что стоит улучшить.

Для старта пришлите список точек, примерный ассортимент по группам, как сейчас проходит приёмка и есть ли учётная система. Подробнее на странице разовые задачи и абонентка.

Частые вопросы

Нужно ли вводить сроки по всему товару, который уже лежит?

Один раз да. Обычно это делают за один-два обхода, а дальше сроки заносятся только при приёмке.

Что если на упаковке срок не читается сканером?

Сотрудник вводит дату вручную. Бот подсказывает формат и не даст ввести дату из прошлого.

Можно ли разным точкам настроить разных ответственных?

Да. У каждой точки свой ответственный, а владелец получает общий отчёт.

В каком мессенджере приходят уведомления?

В Telegram или MAX, где удобнее вашим сотрудникам.

Подходит ли это для общепита?

Да, но там важны сроки не только товаров, но и заготовок. Их тоже можно заносить в момент приготовления.

Коротко о главном

Контроль сроков годности начинается при приёмке. Дата заносится один раз, из документа, сканером или вручную, и хранится по партии.

Дальше каждый день идёт проверка, ответственный получает уведомление заранее, а бот собирает списки на уценку и списание. Владелец видит отчёт о списаниях и может менять заказы. Правила по своей категории товаров стоит уточнить у профильного специалиста.

Если сейчас сроки у вас проверяют глазами раз в неделю, пришлите список точек и как проходит приёмка. Предложу простую схему контроля. Напишите в Telegram, MAX или VK.