Отчёт из 1С каждое утро на почту или в мессенджер: без ручного формирования

«Как сделать, чтобы отчёт из 1С сам приходил на почту». «Хочу видеть продажи за вчера в Telegram, не открывая базу». С этим ко мне приходят часто. Сейчас каждое утро кто-то открывает 1С, формирует отчёт, делает скриншот и отправляет в чат. Если этот человек в отпуске или заболел, руководитель остаётся без цифр. А менеджер узнаёт о просроченном долге клиента, когда тот уже перестал отвечать. Расскажу, как я настраиваю такие рассылки и что в них класть.

Какие отчёты нужны каждое утро

Владельцу обычно нужны четыре вещи. Сколько продали вчера и с начала месяца. Сколько должны клиенты и сколько из этого просрочено. Какие товары опустились ниже минимального остатка. Какие заказы оплачены, но не отгружены.

Менеджеру нужно своё: его продажи, его должники, его неотгруженные заказы. Складу — список того, что нужно отгрузить сегодня, и товары, которые пора заказывать. Бухгалтеру — долги и поступления.

Главное правило — меньше цифр, но нужных. Сообщение, которое читается за десять секунд, открывают каждый день. Отчёт на три экрана перестают открывать через неделю.

Полезно показывать не только цифру, но и сравнение. Продажи вчера сами по себе мало что говорят. Продажи вчера рядом с тем же днём прошлой недели уже показывают, всё ли в порядке. Так же с долгами: важна не общая сумма, а то, сколько из неё просрочено и насколько выросло за неделю. Одна строка сравнения часто заменяет целый отчёт.

Как это устроено технически

Первый способ — регламентное задание в самой 1С. Оно запускается по расписанию на сервере, собирает данные и отправляет письмо или сообщение через API мессенджера. Работает, если база серверная и сервер имеет выход в интернет. В файловой базе регламентные задания зависят от того, запущен ли сеанс, поэтому там этот способ ненадёжен.

Второй способ — внешний сервис. В 1С публикуется HTTP-сервис, который отдаёт нужные цифры. Небольшой скрипт на отдельном сервере по расписанию забирает данные и рассылает их. Так удобнее, если нужно отправлять в несколько мессенджеров, строить графики или совмещать данные из 1С с другими источниками. Как устроен HTTP-сервис, я описывал в статье HTTP-сервис 1С для приложения.

Какой способ выбрать, зависит от конфигурации и версии 1С, от того, где стоит база, и от того, куда нужно отправлять. Обе доработки делаю в расширении, чтобы они не слетали при обновлении.

Формат: текст, таблица или файл

Короткий текст с цифрами — лучший вариант для мессенджера. Продажи вчера, сравнение с тем же днём прошлой недели, сумма просроченных долгов. Всё помещается на экран телефона.

Таблица подходит для почты или для списков. Например, десять товаров ниже минимума с остатком и средним расходом. Или неотгруженные заказы с клиентом и датой оплаты.

Файл нужен, когда отчёт большой и с ним работают дальше. Таблица Excel или PDF с полной расшифровкой. В мессенджер при этом приходит короткий текст, а файл прикладывается ниже.

Если нужен не один отчёт, а полноценная сводка для руководителя с несколькими разделами, посмотрите статью дашборд руководителю в Telegram и MAX.

Права: кто что видит

Это важнее, чем кажется. Рассылка обходит права пользователей в 1С. Если настроить её небрежно, менеджер получит продажи коллег, а в общий чат уйдут долги всех клиентов.

Поэтому я делаю так. Каждый получатель привязан к пользователю или менеджеру в 1С. Отчёт для него собирается с отбором по его данным. Общие цифры компании уходят только владельцу и тем, кого он назвал. Рассылка идёт в личные сообщения, а не в группу, если в отчёте есть чувствительные данные.

Отдельно проверяю, что токены ботов и пароли почты не лежат открыто в базе. И что при увольнении сотрудника его рассылка отключается одной галочкой.

Как это выглядит, когда настроено

В восемь утра владелец получает в Telegram сообщение из четырёх строк. Продажи вчера, с начала месяца, просроченные долги и число неотгруженных заказов. Он читает его за кофе. Если какая-то цифра выглядит странно, нажимает на ссылку и видит расшифровку.

Менеджер в то же время получает свои продажи и список клиентов, у которых сегодня истекает срок оплаты. Закупщик получает таблицу товаров ниже минимума. Никто ничего не формировал. Если рассылка не ушла, ответственный получает сообщение об ошибке.

Как заказать

Работаю удалённо. Пришлите, какая у вас конфигурация и версия 1С, серверная база или файловая. Опишите, какие отчёты вы сейчас формируете руками, кому и куда их отправлять: почта, Telegram, MAX. Приложите скриншоты этих отчётов. Понадобится доступ к копии базы.

Сначала диагностика: смотрю, откуда брать цифры и как устроены права. Даю оценку и предлагаю способ отправки. Настраиваю и сверяю цифры на копии базы с тем, что вы считали руками. Потом переношу в рабочую базу.

Передаю инструкцию, как добавить получателя или поменять время. На работу действует гарантийный срок. Если отчёты будут меняться, можно взять сопровождение. Подробнее на странице связка 1С с другими системами.

Частые вопросы

Можно ли отправлять отчёт в MAX, а не в Telegram?

Да. У MAX есть API для ботов, логика рассылки та же.

Работает ли это с файловой базой?

Можно, но надёжнее через внешний сервис или на сервере. В файловой базе регламентные задания зависят от открытого сеанса.

Можно ли отправлять любой отчёт, который есть в 1С?

Часто да, но для мессенджера лучше собрать короткую выжимку. Длинный отчёт удобнее прикладывать файлом.

Что если рассылка не пришла?

Ошибка пишется в журнал, ответственный получает уведомление. Пропуск видно в тот же день.

Увидит ли менеджер чужие продажи?

Нет, если рассылка настроена с отбором по его данным. Это я проверяю до запуска.

Коротко о главном

Утренний отчёт из 1С экономит время того, кто его формирует, и даёт цифры тому, кто принимает решения. Даже когда ответственный в отпуске.

Содержание короткое: продажи, долги, остатки, неотгруженное. Способ отправки зависит от базы. Права настраиваются так, чтобы каждый видел только своё.

Если вы каждое утро делаете скриншоты отчётов, это можно отдать автоматике. Пришлите пример, и я скажу, как лучше. Напишите в Telegram, MAX или VK.