Импорт клиентов из Excel в CRM: ключи, слияние, пробная загрузка

Кому и когда это нужно

В таблице несколько тысяч строк, их годами вели разные люди. «ООО Ромашка», «Ромашка ООО» и «Ромашка (Иван)» это один клиент, телефон записан десятью способами, у части записей нет ничего, кроме имени. Вы выбрали CRM и боитесь, что там будет тот же беспорядок. Если загрузить как есть, так и будет. Сам переход от таблицы к CRM разобран в статье про таблицу клиентов и CRM, чистка базы внутри уже работающей системы в статье про чистку базы. Здесь про момент между ними: как подготовить файл и загрузить его без дублей.

Как это делается: 8 шагов

1. Шаг 0. Копия. Сохраните исходный файл под другим именем и больше его не открывайте для правок. Работайте с копией.
2. Шаг 1. Структура. Одна строка равна одному клиенту, без объединённых ячеек, итогов и пустых строк между блоками. Колонки: название, контакт, телефон, ИНН, адрес, источник, комментарий. Два телефона в одной ячейке разнесите по двум колонкам.
3. Шаг 2. Телефоны. Единый вид: +7 и десять цифр, без пробелов и скобок. Номера с 8 и с +7 это один номер. Пустые, «нет», «уточнить» и короткие номера не чините наугад, вынесите в отдельный список.
4. Шаг 3. Ключи. Сильные ключи: телефон, ИНН, почта. Название слабый ключ: «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО» одна фирма, а два «Ромашка» в разных городах нет. По названию совпадения только предлагают проверить глазами, автоматом по нему не сливают.
5. Шаг 4. Правило слияния. Решите заранее. Какую запись оставлять: с большим числом заполненных полей или с самой свежей датой. Что делать с разными значениями: пустое поле дописывается, а два разных адреса сохраняются оба, верный выбирает человек. Комментарии не затирайте, складывайте с датами.
6. Шаг 5. Проба. Загрузите 20 или 50 строк в копию CRM или в тестовое пространство. Возьмите строки с подвохами: дубль, пустой телефон, кириллицу, ИНН с нуля.
7. Шаг 6. Отчёт. Система должна сообщить: создано столько, обновлено столько, пропущено столько и по какой причине. Без причин вы не узнаете, что потеряно.
8. Шаг 7. Проверка. Сверьте 20 случайных клиентов с исходной таблицей. Потом поищите дубли уже в CRM, по телефону и по ИНН.

Что ломается в таблице и как это чинить

По ИНН: у организации 10 знаков, у физлица и ИП 12 (порядок задан приказом ФНС, сверено по справочным источникам, актуальную редакцию смотрите на nalog.gov.ru). Контрольные знаки считаются по алгоритму ФНС. Его я здесь не привожу и по первоисточнику не проверял, поэтому длину и пустые значения проверяйте обязательно, а контрольную сумму по желанию.

Согласия, 152-ФЗ и что оставить за бортом

Перенос в CRM это тоже обработка персональных данных. По ст. 5 закона 152-ФЗ (проверено на consultant.ru) обработка ограничивается конкретными заранее определёнными целями, а объём данных не должен быть избыточным для них. Переносите клиентов со сделкой или заявкой и только нужные для работы поля. Общий разбор закона в статье про мифы о 152-ФЗ.

Базу, которую кто-то купил или собрал для рассылок, как клиентскую не переносите: основания обрабатывать эти данные у вас, скорее всего, нет. Спорные случаи покажите юристу. За бортом оставьте старые записи без единого контакта, тестовые строки и пустые черновики. Записи без сделок за много лет пометьте отдельным статусом и не удаляйте поспешно, сроки хранения уточните у юриста.

Где ошибаются чаще всего

Импорт без пробы: загрузили всю тысячу строк, увидели кракозябры и пустые поля, откатить нечем.

Слияние по названию: две разные фирмы с одним именем стали одной, и история одной ушла к другой.

Потеря полей: колонка «Источник» или «Комментарий» не сопоставлена, данные тихо пропали, а в отчёте стоит «успешно».

Перезапись нужного: импорт обновил карточку и затёр свежий телефон старым из таблицы. Правило «обновлять только пустые поля» от этого защищает.

Хаос возвращается: менеджеры снова вводят клиентов как попало. Нужны обязательные поля (название, телефон или почта, источник) и проверка телефона при вводе.

Где здесь поможет автоматизация

Нормализация телефонов, поиск пар по телефону, ИНН и почте, выгрузка спорных пар на проверку, пробная загрузка и отчёт с причинами пропусков делаются скриптом за один заход. В CRM для подрядной компании я сделал импорт клиентов из xlsx и csv по шаблону: колонки распознаются по названиям, строки без названия пропускаются, кодировка csv пробуется как UTF-8 и затем Windows-1251, совпадение ищется сначала по ИНН, затем по телефону, а у найденной карточки дописываются только пустые поля. Результат показан счётчиками: создано, обновлено, пропущено. Причин пропуска он не называет и два номера в одной ячейке не разбирает, поэтому такое я готовлю в файле заранее. В CRM для логистики выгрузка сделок в csv идёт с разделителем «;» и меткой BOM, и русский Excel открывает её без кракозябр.

Готовый продукт под любую CRM я не заявляю, подготовку и импорт собираю под вашу систему в рамках автоматизации бизнес-процессов. Файл на пару сотен строк можно подготовить самому, скрипт нужен от нескольких тысяч. Общие ловушки переносов описаны в статье про миграцию данных.

Частые вопросы

Можно ли сначала загрузить всё, а дубли потом объединить в CRM?

Можно, но слияние внутри системы вручную дороже: у дублей уже есть своя история. Проще не создавать их на входе.

Что делать, если у клиента нет телефона?

Ищите по ИНН или почте. Если ключей нет, запись создаётся как новая и может оказаться дублем, такие строки смотрите глазами.

Какой формат файла лучше для импорта?

CSV в кодировке UTF-8 или xlsx. Если CRM показывает кракозябры, смените кодировку при импорте.

Коротко о главном

Дубли предотвращают до загрузки: копия, одна строка на клиента, единый вид телефонов, сильные ключи, правило слияния и проба на 20 или 50 строках. Отчёт с причинами и выборочная сверка закрывают остальное. Купленную другими базу не переносите.

Хотите, чтобы я подготовил вашу таблицу и загрузил базу в CRM без дублей? Напишите мне в Telegram слово «ДУБЛИ».