Копия есть, а восстановиться нельзя: зачем раз в месяц проверять резервные копии

Когда я спрашиваю владельца, есть ли у него резервные копии, почти всегда слышу: да, настроены. Кто-то их настроил несколько лет назад, и с тех пор они где-то делаются. Следующий вопрос сложнее: когда вы последний раз из них восстанавливались? Обычно никогда. Я веду такие задачи по абонентке и каждый месяц делаю пробное восстановление. Расскажу, что при этом всплывает и как устроена проверка.

Почему копия может не спасти

Копию настраивают один раз и забывают. За годы меняется всё вокруг. Переезжает база, появляются новые папки, меняется сервер, уходит человек, который это настраивал. А задание копирования продолжает работать по старым правилам. Оно может завершаться без ошибок и при этом копировать не то.

Проблема в том, что сбой копии не виден. Пока всё работает, копия никому не нужна. Её открывают только в плохой день: сломался диск, зашифровали файлы, кто-то удалил папку. И именно в этот день выясняется, что восстанавливаться не из чего. Зачем копии вообще нужны и как их устроить, я разбирал в статье про резервные копии.

Что обычно находится при первой проверке

Копия пустая. Задание запускается, файл создаётся, но внутри почти ничего нет. Например, путь к папке изменился, и копируется пустой каталог.

Копия неполная. Документы копируются, а база учёта нет. Или копируется диск, но не почта. Никто не проверял, что именно входит в список.

Копия лежит на том же диске. Сервер копирует сам себя в соседнюю папку. Диск умер, и вместе с ним умерли и данные, и копии. То же самое при шифровальщике: он шифрует всё, до чего дотянется.

Пароль от архива потерян. Копии зашифрованы, и это правильно. Но пароль знал человек, который давно ушёл. Архив есть, а открыть его нельзя.

Копия 1С не открывается. Файл выгрузки битый, версия платформы не та, или копировали файлы работающей базы на ходу. Как правильно делать копии учёта, подробно описано в статье о резервном копировании 1С.

Как устроена ежемесячная проверка

Раз в месяц я беру свежую копию и восстанавливаю её на отдельном месте. Не поверх рабочих данных, а рядом, чтобы ничего не задеть. Если это база 1С, разворачиваю её и открываю. Смотрю, что последние документы на месте и отчёты формируются.

Потом проверяю полноту. Сравниваю список папок и баз в копии с тем, что есть в работе. Если за месяц появилась новая база или новая общая папка, а в копию она не попала, это видно сразу.

Отдельно проверяю дату. Копия должна быть вчерашней, а не прошлогодней. Бывает, что задание давно упало, а последняя удачная копия лежит с тех времён.

И проверяю, где копии хранятся. Хотя бы одна должна лежать вне офиса и вне основного сервера, так чтобы авария или вирус не достали её вместе с основными данными.

Что проверяем и что бывает не так

Как это выглядит, когда настроено

Владелец не думает о копиях вообще. Раз в месяц ему приходит короткий отчёт. В нём сказано, какая копия проверена, что восстановилось, сколько заняло времени и всё ли на месте. Если есть замечание, оно написано простыми словами и с тем, что уже сделано.

Однажды случается плохой день. Бухгалтер случайно удалил папку с закрывающими документами. Или сервер не включился после выходных. Владелец пишет мне. Мы уже знаем, какая копия свежая, где она лежит и сколько времени займёт восстановление. Нет паники и поисков пароля. Работа встаёт на часы, а не на недели.

Если в компании что-то меняется, например появилась новая база или переехали на другой сервер, это попадает в проверку в тот же месяц. Копия успевает за бизнесом, а не отстаёт от него на годы.

Как это заказать

Работа делится на две части. Сначала разовая настройка. Я смотрю, что сейчас копируется, куда и как часто. Нахожу дыры: что не попадает в копию, что лежит в одном месте с данными. Настраиваю копирование заново или правлю существующее. Делаю первое пробное восстановление и записываю, где что лежит и как восстанавливаться.

Потом ежемесячная абонентка. В неё входит пробное восстановление, проверка полноты и даты, контроль мест хранения и правка настроек, если что-то изменилось. Если копия перестала делаться, я узнаю об этом раньше, чем она понадобится. Каждый месяц вы получаете отчёт о проделанной работе. Подробнее о формате — на странице разовые задачи и абонентка.

Для старта пришлите список того, что важно не потерять: базы учёта, общие папки, почту, сайт. Напишите, где сейчас делаются копии, если знаете. И назначьте человека, который даст доступ к серверу или компьютеру, где лежат данные.

Частые вопросы

Разве не достаточно, что задание копирования завершается без ошибок?

Нет. Задание может успешно копировать пустую папку или не ту базу. Только восстановление показывает, что копия рабочая.

Не помешает ли проверка работе сотрудников?

Нет. Восстановление делается на отдельном месте, рабочие данные не трогаются. Сотрудники ничего не замечают.

Почему раз в месяц, а не раз в год?

За год меняется слишком многое. Месяц — разумный срок, за который поломка в копировании не успевает стать катастрофой.

Кто хранит пароли от архивов?

Владелец компании и ответственный за копии. Пароли записаны в надёжном месте, а не в голове одного человека.

Что делать, если копий нет совсем?

Начать с разовой настройки. В первую очередь копируем то, без чего работа встанет: учёт, документы, почту.

Коротко о главном

Резервная копия, из которой никогда не восстанавливались, может оказаться пустой, неполной, старой или запертой на потерянный пароль. Узнают об этом обычно в день аварии.

Ежемесячное пробное восстановление снимает этот риск. Проверяем, что копия открывается, что в ней всё нужное, что она свежая и лежит отдельно от основных данных. Владелец получает отчёт и знает, что в плохой день будет из чего восстановиться.

Если копии у вас настроены давно и никто не проверял, работают ли они, начнём с первой проверки. Посмотрю, что копируется, и сделаю пробное восстановление. Напишите в Telegram, MAX или VK.