IT-порядок в маленьком офисе за одну задачу: почта, копии, доступы, пароли

В маленькой компании IT никто не строил. Оно выросло само. Первый сотрудник завёл почту на личный ящик, второй хранит договоры у себя на ноутбуке, пароль от сайта знает только бывший менеджер. Пока всё работает, это не мешает. Мешает, когда человек уходит, ноутбук ломается или ящик взламывают. Я делаю такую настройку на заказ и расскажу, что входит в разовый IT-порядок и что остаётся после него.

Что обычно не так

Рабочая почта на личных ящиках. Клиенты пишут сотруднику на его адрес. Он уходит — переписка уходит с ним. Компания даже не знает, какие договорённости там были.

Файлы разбросаны. Часть на ноутбуках, часть в личных облаках, часть в чатах. Нужный договор ищут полдня. Если ноутбук украли или он сломался, файлы пропали вместе с ним.

Пароли в заметках и в общем чате. Один пароль на всё, его знают все, и никто не меняет. Когда сотрудник уходит, доступы у него остаются. Никто не знает, к чему именно.

Никто не помнит, какие сервисы оплачены и на кого оформлены. Домен продлевал бывший подрядчик. Хостинг привязан к почте человека, который давно не работает. Такие вещи всплывают в самый неудобный момент.

Что входит в разовую настройку

Почта на домене. У каждого сотрудника адрес с доменом компании. Ящики принадлежат компании, а не людям. Когда человек уходит, его ящик передают преемнику, и переписка остаётся. Подробно я разбирал это в статье про корпоративную почту и общий диск.

Общий диск с правами. Папки по отделам и задачам. Бухгалтерия видит своё, продажи своё, руководитель всё. Файлы живут на диске, а не на ноутбуках.

Резервные копии важного. Общий диск, почта, база CRM, сайт. Копии делаются автоматически и хранятся отдельно от оригинала. Раз в какое-то время копию нужно пробно восстановить. Почему это важнее, чем кажется, я объяснял в статье про резервные копии.

Менеджер паролей и двухфакторная защита. Общие доступы лежат в хранилище, у каждого сотрудника только нужные ему. На почте, диске и важных сервисах включён второй фактор. Даже если пароль утёк, войти по нему не получится.

Список сервисов. Домен, хостинг, почта, CRM, рекламные кабинеты, банк-клиент, подписки. Для каждого указано, на кого оформлен, кто владелец и когда продлевать.

Что сделать и кто владеет после

Инструкция на приход и уход сотрудника

Это самая полезная часть работы. Пришёл новый человек — по списку ему создают ящик, добавляют в папки, выдают доступы из менеджера паролей и просят включить второй фактор. Занимает минуты, а не день.

Человек уходит — по тому же списку отключают вход, передают ящик и файлы преемнику, меняют общие пароли, к которым он имел доступ. Ничего не зависит от того, помнит ли кто-то, куда у него был вход.

Как это выглядит, когда настроено

Утром новый менеджер выходит на работу. Администратор открывает инструкцию и за полчаса выдаёт всё: почту на домене, папку отдела продаж, доступ к CRM через менеджер паролей. Менеджер включает второй фактор на телефоне и начинает работать.

Днём у бухгалтера ломается ноутбук. Неприятно, но не страшно. Все документы на общем диске, бухгалтер открывает их с другого компьютера и продолжает.

Через месяц увольняется сотрудник. Руководитель отключает его вход, передаёт ящик коллеге и меняет пароли в хранилище. Клиенты продолжают писать на тот же адрес, и ответы им дают. В списке сервисов руководитель видит, что через две недели продлевать домен, и продлевает заранее.

Как заказать такую задачу

Пришлите, сколько человек в компании, какая почта сейчас, где лежат файлы и какими сервисами вы пользуетесь. Подойдёт простой список своими словами. Если есть домен, укажите, где он зарегистрирован.

Я разбираю текущее состояние и присылаю оценку: что сделать, в каком порядке и какие доступы понадобятся. Работаю так, чтобы сотрудники не простаивали: почту и файлы переношу аккуратно, без потери переписки.

В конце передаю инструкцию, список сервисов и все главные доступы руководителю. У меня рабочих доступов после сдачи не остаётся, если вы не решили иначе. Это разовая задача с гарантийным сроком: если по моей части что-то перестанет работать, исправлю. Дальше вы справляетесь сами по инструкции или берёте лёгкую абонентку, если нужен человек для проверки копий и вопросов. Условия описаны на странице разовые задачи и абонентка: скрипты, парсеры, выгрузки.

Частые вопросы

Нужен ли нам свой сервер?

Для компании такого размера обычно нет. Облачной почты и общего диска хватает, а сервер требует постоянного присмотра.

Сотрудники не захотят менять привычки. Что делать?

Менять приходится немногое: новый адрес почты и одно приложение для паролей. Я даю короткую памятку, и за неделю все привыкают.

Сохранится ли старая переписка?

Да, её переносят в новые ящики. Старые адреса можно оставить с пересылкой на время переезда.

Кто будет администратором после?

Руководитель или ответственный сотрудник. Навыки программиста не нужны, всё делается по инструкции.

Как часто проверять резервные копии?

Регулярно, по графику из инструкции. Копия, которую ни разу не восстанавливали, может оказаться пустой.

Коротко о главном

В маленьком офисе без айтишника IT растёт само: почта на личных ящиках, пароли в заметках, файлы на ноутбуках. Это работает до первого ухода сотрудника или поломки.

Разовая настройка закрывает основное: почта на домене, общий диск с правами, резервные копии, менеджер паролей, второй фактор и список сервисов с владельцами. Главный результат — инструкция на приход и уход сотрудника, по которой доступы выдаются и забираются без сюрпризов.

Если у вас доступы разбросаны, а кто владеет доменом, помнят смутно, опишите, как всё устроено сейчас. Предложу план и объём работ. Напишите в Telegram, MAX или VK.