Исполнитель на слово: куда деваются чеки и споры об объёме

Как это выглядит сейчас

Сеть кофеен, клининг после ремонта, склад перед сезоном. Нужны двое на разгрузку или монтажник на день. Пишут в рабочий чат, договариваются, переводят деньги на карту.

Через месяц бухгалтер спрашивает, за что 12 000 переведены Сергею. Руководитель вспоминает: вроде за ту разгрузку. Или за две? Чека нет, акта нет, в переписке «ок, сделал».

Что при этом теряется

Теряются три вещи, и заметно это позже.

Чеки. Самозанятый обязан сформировать чек, но напоминать ему никто не будет, а заказчик редко помнит, что его вообще надо просить.

Объём. Сколько часов, какой участок, что сдано, что переделывалось. Пока работа шла, всё было ясно. При споре остаются два разных пересказа.

Подтверждение расхода. Перевод на карту физлицу без документов плохо выглядит в учёте. Требования зависят от вашей системы налогообложения, это вопрос к бухгалтеру.

Прикидка (это оценка, не статистика): если в месяц вы работаете с тридцатью разовыми исполнителями и на поиск одного чека или уточнение объёма уходит десять минут, это пять часов в месяц. Плюс риск, что часть расходов вообще не удастся подтвердить.

Что говорит закон

Порядок для самозанятых задаёт Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Нам из него нужны четыре факта.

Первый. Чек формирует сам самозанятый, статья 14. При расчётах наличными или электронными средствами платежа чек нужно сформировать и передать в момент расчёта. Для других безналичных форм закон даёт срок до 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом. Какая форма у вас, лучше сверить со статьёй или с бухгалтером. Проще всего договориться, что чек приходит сразу после оплаты.

Второй. Лимит дохода. По части 2 статьи 4 тот, у кого доход в текущем календарном году превысил 2,4 миллиона рублей, не вправе применять режим НПД. Доход исполнитель считает сам, по всем заказчикам сразу, вы его не видите.

Третий. Бывшие работодатели. Часть 2 статьи 6: доходы от гражданско-правовых договоров с работодателем или с тем, кто был им менее двух лет назад, не признаются объектом НПД. Уволили штатного грузчика и на следующий день оформили его самозанятым на те же задачи? Так не работает.

Четвёртый. Статус можно проверить. У ФНС есть бесплатная проверка статуса плательщика НПД по ИНН на нужную дату. Перед первой выплатой это одна минута.

Один поток вместо переписки

Вся цепочка живёт в боте или общем рабочем чате, где у каждой работы есть карточка.

Заявка. Руководитель точки создаёт задачу: что сделать, где, когда, сколько платим. Исполнитель нажимает «беру».

Подтверждение объёма. Перед стартом бот повторяет условия: «разгрузка фуры, 4 часа, 4000 ₽». Исполнитель отвечает «да». Теперь у спора есть точка отсчёта.

Акт. После работы исполнитель пишет «готово» и прикладывает фото. Заказчик подтверждает. Бот собирает акт из карточки: даты, объём, сумма, реквизиты сторон. Без бумаги: подписание в мессенджере через простую или квалифицированную электронную подпись выбирается по вашей ситуации, и этот выбор лучше обсудить с юристом.

Чек. Бот просит исполнителя сформировать чек в «Мой налог» на сумму из акта и прислать ссылку на него. Пока ссылки нет, выплата в очереди, а не забыта.

Оплата. Как только чек на верную сумму прикреплён, бухгалтер получает задачу на перевод. Итог по каждой работе: заявка, акт, чек и платёж лежат в одной карточке.

Со стороны исполнителя тему разбирает статья как самозанятому принимать оплату и бить чеки, а про сборку актов из сделки есть отдельный разбор.

Где это не сработает и что важно учесть

Самая серьёзная граница касается характера отношений. Трудовые отношения определены в статье 15 Трудового кодекса: человек лично выполняет работу за плату, в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего распорядка. Часть 2 той же статьи запрещает заключать гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения. Статья 19.1 говорит о том, что такие отношения могут быть признаны трудовыми.

Это значит: разовая работа с результатом, который принимается по акту, живёт спокойно. Исполнитель, который выходит по вашему графику каждый день, работает в вашей форме, подчиняется старшему смены и получает фиксированную сумму в конце месяца, выглядит как сотрудник, даже если у него в приложении «Мой налог» всё оформлено. Точную оценку в каждом случае дают юрист и суд, а не бот. Если человек нужен на постоянной основе, его надо оформлять иначе.

Ещё две оговорки. Бот не заменяет договор: рамочный договор с исполнителем нужен, его текст стоит согласовать с юристом. И бот не видит общий доход исполнителя, поэтому лимит остаётся на исполнителе.

Что можно сделать уже сейчас

Первое. Выпишите всех, кого вы оплатили за последние полгода переводом на карту физлицу. Напротив каждого пометьте, есть ли акт и чек.

Второе. Введите правило: без чека выплата не проходит. Хватит одной строки в договоре.

Третье. Заведите шаблон задачи из пяти полей: что, где, когда, объём, сумма. Хоть закреплённым сообщением. Исполнитель отвечает «принято».

Четвёртое. Раз в квартал разбирайте список: кто из исполнителей работает у вас регулярно и по графику. Такие люди требуют отдельного разговора с юристом.

Когда работ больше десятка в месяц, этим стоит заняться Telegram-боту или боту в MAX, а если исполнителей десятки, добавляется учёт в таблице или CRM. Стоимость я не называю заранее: она зависит от числа ролей и интеграций, ориентиры есть на странице цен.

Частые вопросы

Можно ли принять чек не сразу, а в конце месяца?

Закон в статье 14 различает моменты передачи чека в зависимости от формы расчёта. Для оплаты на карту исполнителя безопаснее требовать чек сразу после перевода, а точный срок для вашей схемы уточнить у бухгалтера.

Нужно ли платить налоги и взносы за самозанятого?

Самозанятый платит налог сам, а заказчик при выплате не удерживает НДФЛ. Поэтому статус надо проверять по ИНН перед первой выплатой: если человек не самозанятый, схема выплаты будет уже другой, и это вопрос к бухгалтеру.

Что если исполнитель пропал и чек не прислал?

Поэтому в цепочке чек стоит перед оплатой. Если платёж уже прошёл, напомните через тот же бот и сохраните дату напоминания в карточке. Что делать дальше с упрямым исполнителем, решает юрист по вашему договору.

Коротко о главном

Разовый исполнитель на слово стоит дёшево, пока ничего не идёт не так. Заявка, акт, чек и оплата в одной карточке убирают споры об объёме и потерянные чеки, а границы законодательства сводятся к чеку по статье 14 закона 422-ФЗ, лимиту в 2,4 миллиона рублей, бывшим работодателям и различию между разовой работой и штатной должностью.

Если у вас десятки таких выплат в месяц и хочется, чтобы они лежали в порядке, напишите мне в Telegram слово «САМОЗАНЯТЫЙ». Покажу, как собрать такой поток под ваши точки и людей.