Сбор базы компаний из открытых справочников и карт для отдела продаж

Отдел продаж просит базу: все стоматологии города, все автосервисы области, все оптовые склады в регионе. Менеджер садится и выписывает компании из справочника руками. Через неделю у него пара сотен строк, половина с ошибками. Я собираю такие базы на заказ из открытых источников. Расскажу, откуда берутся данные, где граница допустимого и как сделать так, чтобы база реально работала в CRM.

Откуда берутся данные

Главные источники — онлайн-карты и отраслевые справочники организаций. Компании сами размещают там карточки, чтобы их находили клиенты. В карточке обычно есть название, рубрика, адрес, телефон, сайт, часы работы.

Второй источник — сайты самих компаний. Часто на сайте есть контакты, которых нет в справочнике, например общая почта отдела продаж.

Третий — открытые сведения о юридических лицах. По ним можно проверить, что компания действует, и уточнить вид деятельности. Это помогает отсеять закрытые организации, которые ещё висят на картах.

Общий смысл про парсинг на заказ и то, как он устроен, я разбирал в статье парсер данных на заказ. Здесь речь про конкретную задачу: базу компаний для продаж.

Что можно, а что нельзя

Можно собирать данные организаций, которые они сами опубликовали для клиентов. Название, адрес офиса, общий телефон, сайт, общая почта. Это информация, которую компания хочет, чтобы нашли.

Нельзя собирать персональные данные физических лиц без законного основания. Личные телефоны сотрудников, их имена с личными контактами, данные частных мастеров, если это фактически человек, а не компания. На этом месте я останавливаюсь и такие поля не собираю.

Нельзя обходить защиту сайтов: авторизацию, закрытые разделы, ограничения на автоматический сбор. Правила конкретной площадки тоже стоит прочитать заранее. Если в них сбор запрещён, это риск, о котором я говорю до начала работ.

Отдельная тема — что делать с базой дальше. Холодный звонок, письмо, сообщение в мессенджер попадают под разные правила. Для рекламных рассылок закон требует согласия получателя, и нарушения могут стоить штрафа. Как именно выстроить контакт с компаниями из базы, лучше уточнить у юриста. Я собираю данные, а решение о канале связи остаётся за вами.

Какие поля собирать и на что смотреть

Чистка дублей и проверка актуальности

Одна и та же компания встречается в нескольких источниках. Где-то с кавычками, где-то без. Где-то с организационной формой, где-то только бренд. Если это не свести, менеджеры будут звонить в одну компанию дважды.

Дубли я ищу по нескольким признакам сразу: телефон, сайт, адрес, похожесть названия. Телефоны привожу к одному виду, адреса к одному написанию. Сомнительные совпадения не склеиваю автоматически, а выношу в отдельный лист для ручной проверки.

Актуальность проверяется просто. Открывается ли сайт. Не помечена ли карточка как закрытая. Действует ли юрлицо. Компании закрываются и переезжают, поэтому база, собранная год назад, уже заметно устарела.

Загрузка в CRM

Таблицу мало собрать, её надо правильно загрузить. Заранее договариваемся, какие поля CRM соответствуют столбцам. Где компания, где контакт, куда пишется источник.

Проверяем пересечение с тем, что уже есть в CRM. Если компания уже ваш клиент, её не нужно грузить как новый лид. Иначе менеджер позвонит действующему клиенту с холодным предложением.

Каждой записи ставится метка источника и даты сбора. Через полгода будет видно, какая выборка дала сделки. Если CRM пока нет или вы выбираете, какую поставить, посмотрите статью CRM для малого бизнеса.

Как это выглядит, когда настроено

Руководитель отдела продаж формулирует задачу: компании определённой отрасли в городе и пригородах. Через несколько дней в CRM появляется новая выборка. У каждой компании название, адрес, рабочий телефон, сайт и метка источника.

Дублей нет. Действующие клиенты в выборку не попали. Закрытые организации отсеяны. Менеджеры распределяют компании между собой и начинают работу, не тратя время на поиск.

Через квартал руководитель смотрит в CRM, сколько сделок пришло из этой выборки. Решает собрать следующую по соседней отрасли. Схема уже отработана, и новая база собирается быстрее.

Как заказать такую задачу

Опишите, кого ищете: город или регион, отрасль, размер компаний, если это важно. Пришлите пример строки, какой вы хотите видеть базу, или скриншот текущей таблицы. Напишите, как сейчас менеджеры собирают компании руками и в какой CRM вы работаете.

Я оцениваю задачу и говорю, какие источники подходят и что из полей реально собрать. Делаю пробную выборку на небольшом кусочке, вы проверяете качество. Затем собираю полную базу, чищу, готовлю к загрузке. Передаю файл, инструкцию по загрузке, при необходимости загружаю сам через ваши доступы. После сдачи есть гарантийный срок на исправление ошибок в моей работе.

Одна выборка — разовая задача. Если базу нужно регулярно обновлять и пополнять новыми компаниями, удобнее абонентка. Формат разовых работ описан на странице разовые задачи: скрипты, парсеры, выгрузки.

Частые вопросы

Можно ли собрать имена и личные телефоны руководителей?

Нет. Это персональные данные физических лиц, я их не собираю. Контакт с руководителем менеджер получает сам в разговоре.

Можно ли сразу сделать рассылку по собранной базе?

Это решаете вы с юристом. Для рекламных рассылок нужны согласия получателей, и правила зависят от канала.

Насколько полной будет база?

В неё попадёт то, что компании опубликовали открыто. Кто не размещает себя в справочниках, того в базе не будет.

Как часто базу нужно обновлять?

Зависит от отрасли. Там, где компании часто открываются и закрываются, чаще.

Можно ли загрузить базу в мою CRM без меня?

Да, если дадите доступ с правами на импорт. Перед загрузкой я всё равно покажу, как сопоставлены поля.

Коротко о главном

Базу компаний для продаж можно собрать из открытых справочников, карт и сайтов организаций. В неё идут только данные компаний, которые они сами опубликовали.

Персональные данные людей и обход защиты — за границей допустимого. Рассылки по базе требуют отдельного разговора с юристом. Главная работа начинается после сбора: дубли, актуальность, аккуратная загрузка в CRM.

Если ваши менеджеры ищут компании вручную, опишите, кого нужно найти и где вы ведёте клиентов. Скажу, какие источники подойдут и как быстро будет готова первая выборка. Напишите в Telegram, MAX или VK.