Своя разработка или готовое решение: считаем TCO за 3 года

Сравнивают цену покупки, а платят годами. Решение выбирают по одной цифре — сумме в коммерческом предложении или смете подрядчика, — а дальше три года платят за то, чего в этой цифре не было. Ниже — как считать честно, с таблицей и критериями, при которых ответ «берите готовое» правильный.

Главная ошибка при выборе

Ошибка одна и она системная: сравнивают несравнимое. С одной стороны — ценник лицензии на год. С другой — смета на разработку. Обе цифры относятся к моменту старта и почти ничего не говорят о том, во что решение обойдётся на дистанции.

За кадром остаётся всё, что появляется после запуска. Доработки, потому что типовой продукт не совпадает с вашим процессом на 100%. Интеграции с бухгалтерией, складом, телефонией. Поддержка и обновления. Обучение сотрудников и переобучение новых при текучке. Рост числа пользователей — подписка за человека в месяц выглядит безобидно, пока сотрудников тридцать, и совсем иначе, когда их триста. И стоимость ухода: если через два года решение перестанет подходить, кто-то будет платить за миграцию данных и перенастройку.

Из чего складывается TCO

Полная стоимость владения собирается из восьми статей. Не все из них попадают в договор, но все попадают в бюджет.

• Старт. Внедрение готового продукта или разработка своего: аналитика, настройка, первичное наполнение данными.
• Лицензии или подписка. Обычно за пользователя в месяц. Статья растёт вместе с командой и потому чаще всего недооценивается.
• Доработки под процесс. Кастомизация готового решения либо развитие своего по мере изменения бизнеса.
• Интеграции. Обмен данными с учётной системой, сайтом, кассой, мессенджерами. Разовая работа плюс сопровождение.
• Поддержка и обновления. У готового обычно внутри подписки, у своего — отдельная строка: хостинг, обновления, реакция на инциденты.
• Обучение. Первичное и повторное. При высокой текучке становится постоянной статьёй.
• Простой при сбоях. Часы, когда отдел не работает. Считается в деньгах через фонд оплаты труда и упущенные заказы.
• Миграция при смене решения. Выгрузка данных, перенос, параллельная работа двух систем, переобучение.

Расчёт за 3 года

Ниже — пример структуры расчёта. Пример условный: цифры зависят от отрасли, числа пользователей и сложности процесса. Важна не сумма, а набор строк — именно его обычно и не показывают.

Пример условный, цифры зависят от задачи. В такой конфигурации варианты сходятся почти вровень — и это типичная картина на горизонте трёх лет при средней команде.

Где выигрывает готовое: быстрый старт (недели вместо месяцев), готовая экспертиза сотен внедрений внутри продукта, обновления и безопасность в цене подписки, предсказуемый платёж без риска сорванных сроков разработки. Где выигрывает своё: нет платы за каждого нового пользователя, система повторяет ваш процесс без компромиссов, данные и код остаются у вас, а строка «миграция при уходе» просто отсутствует — уходить некуда и не от кого.

Когда своё дешевле

Своя разработка окупается при совпадении нескольких условий. Процесс нетиповой, и готовое требует такого объёма доработок, что от коробки остаётся название. Команда большая, и лицензия за человека превращается в основную статью. Есть требования к хранению данных, в том числе по 152-ФЗ, или к изоляции контура. Горизонт длинный — пять лет и больше, за которые разовые вложения размазываются тонким слоем. Или продукт сам по себе часть бизнеса, а не подсобный инструмент.

И наоборот. Если процесс стандартный — учёт клиентов, документооборот, задачи, — пользователей немного, а запустить надо в этом квартале, берите готовое и не тратьте бюджет на изобретение известного. Это не компромисс, а нормальное решение.

Мы считаем TCO под конкретную задачу честно: разбираем процесс, собираем обе колонки и показываем расчёт, даже если вывод будет «берите готовое, вот подходящее». Такой ответ дешевле для вас и репутационно выгоднее для нас.

FAQ

Что такое TCO? Total Cost of Ownership, полная стоимость владения: все затраты на решение за выбранный горизонт, а не только цена покупки или внедрения.

Что дешевле — купить или разработать? На горизонте 1-2 лет почти всегда дешевле купить. На 3-5 годах при большой команде и нетиповом процессе своё может выйти вперёд. Без расчёта ответа нет.

Как посчитать стоимость владения? Возьмите восемь статей из раздела выше, умножьте регулярные на 36 месяцев, добавьте разовые и обязательно заложите стоимость выхода.

Когда своя разработка окупается? Когда экономия на лицензиях и доработках за горизонт перекрывает стоимость разработки и поддержки. Часто это происходит на третий год.

Что чаще всего забывают в расчёте? Обучение при текучке, рост числа пользователей и миграцию при смене решения.

Коротко о главном

Выбор между своей разработкой и готовым решением — не вопрос принципа, а вопрос арифметики на трёхлетнем горизонте. Соберите обе колонки по восьми статьям, честно заложите рост команды и стоимость выхода — и решение станет очевидным само. Если хотите, чтобы этот расчёт собрали за вас под конкретный процесс, напишите нам: посчитаем TCO и покажем обе колонки, включая вариант, где выгоднее ничего не разрабатывать.