Учёт возвратной тары: кеги, баллоны, паллеты и ящики у клиентов

Кеги уезжают с пивом и не возвращаются. Баллоны стоят у клиентов месяцами. Паллеты и ящики расходятся по точкам, и через полгода непонятно, где они. Так обычно звучит запрос: как вести учёт возвратной тары у клиентов, чтобы знать, у кого сколько. Я делаю программы учёта под процесс заказчика и часто вижу эту боль у пивоварен, поставщиков воды, газа и у оптовиков. Расскажу, как такой учёт устроен и когда он окупается.

Почему тара теряется

Тара уходит вместе с товаром, но в документах часто живёт только товар. В накладной есть пиво, вода или газ. Кега, баллон или паллета либо не указаны вовсе, либо указаны строкой, которую потом никто не сверяет.

Возврат оформляют ещё хуже. Водитель забирает пустые кеги, кидает их в машину и привозит на склад. Кто их отдал и сколько, остаётся в голове у водителя. Если он уволился, история уходит вместе с ним.

В итоге разница между купленной тарой и тарой на складе где-то у клиентов. Где именно, не знает никто. Тару докупают, хотя она стоит у тех, кто давно не заказывает.

Баланс тары по каждому клиенту

Главная идея учёта в том, что у каждого клиента есть свой баланс тары. Как долг по деньгам, только в штуках. Отгрузили три кеги, у клиента плюс три. Забрали две пустые, у клиента плюс одна.

Баланс ведётся по видам тары отдельно. Кеги одного объёма, кеги другого, баллоны, паллеты, ящики. Смешивать их нельзя, иначе сверка теряет смысл.

Если тара маркирована, баланс ведётся не только в штуках, но и по конкретным единицам. Тогда видно, что у клиента стоит не просто пять кег, а вот эти пять, с такими-то номерами. Это сильно помогает при поиске потерянной тары.

Отметка при отгрузке и возврате

Учёт работает, только если отметка занимает секунды. Иначе её перестанут делать в первую же загруженную неделю.

Самый удобный вариант — QR-код или штрихкод на каждой единице тары. Кладовщик при отгрузке сканирует кеги телефоном или терминалом сбора данных, и они привязываются к заказу клиента. Водитель при возврате сканирует пустые, и они списываются с баланса клиента. Как устроена работа со сканером на складе, я разбирал в статье про сборку заказов с ТСД без пересорта.

Если маркировки нет, отметку делают вручную. В заказе появляется строка тары, водитель в телефоне ставит, сколько отдал и сколько забрал. Клиент подтверждает.

Похожая логика работает и внутри компании, когда инструмент выдают сотрудникам под ответственность. Об этом я писал в статье про учёт выдачи инструмента сотрудникам.

Залог, сверка и напоминания

Залог. Многие берут с клиента залог за тару. Программа хранит, сколько залога внесено и за какую тару. При возврате видно, что можно вернуть. Как отражать залог в бухгалтерии и налогах, решает ваш бухгалтер, программа только ведёт учёт в штуках и суммах.

Акт сверки тары. Раз в месяц или по запросу программа формирует акт: сколько тары числится за клиентом, какие отгрузки и возвраты были за период. Клиент видит, откуда цифра, и спорить становится проще.

Напоминания. Если тара стоит у клиента дольше обычного срока, программа отправляет напоминание менеджеру или самому клиенту в Telegram или MAX. Пустые кеги возвращаются быстрее, когда о них напоминают.

Какие события меняют баланс

Поиск потерянных кег по истории

Когда каждая единица тары отмечается при движении, у неё появляется история. Кега ушла к такому-то клиенту в такой-то день и больше не возвращалась. Это уже не потерянная кега, а конкретный вопрос к конкретному клиенту.

Программа показывает тару, которая давно не двигалась, с разбивкой по клиентам. Менеджер пишет тем, у кого она стоит дольше всех.

Как это выглядит, когда настроено

Утром кладовщик собирает заказы. Сканирует полные кеги, и они привязываются к заказу. В накладной сама появляется строка тары.

Днём водитель развозит заказы. У клиента он сдаёт полные кеги и забирает пустые. Сканирует пустые телефоном, и они списываются с баланса клиента.

Вечером менеджер открывает список должников по таре. Видит, у кого тара стоит слишком долго, и отправляет напоминания в один клик. Руководитель видит общую картину: сколько тары на складе, сколько у клиентов, сколько не двигалось больше месяца.

Когда своя программа не нужна

Если тары мало, клиентов немного и всё возвращается вовремя, хватит таблицы в Excel с балансом по клиентам. Если вы уже работаете в 1С и там можно вести возвратную тару типовыми средствами, сначала попробуйте их. Своя программа нужна, когда тары много, она дорогая, а потери заметны в деньгах.

Как заказать такую программу

Я работаю удалённо. Пришлите, как сейчас ведётся учёт тары: таблицы, бланки накладных и актов, фото записей водителей. Напишите, кто будет пользоваться программой: кладовщик, водители, менеджеры, руководитель.

Я разбираю процесс и пишу короткое ТЗ. Первая рабочая версия закрывает главный сценарий: отгрузка, возврат и баланс по клиентам. Потом добавляем залог, акты сверки и напоминания.

Это веб-программа, которая работает в браузере и на телефоне, или бот в Telegram или MAX. Данные хранятся у вас. Я передаю доступы и инструкцию. Если нужна связь с 1С, настраиваю обмен. Сопровождение по желанию. Подробнее на странице программа учёта под ваш процесс.

Частые вопросы

Обязательно ли клеить QR-коды на тару?

Нет. Можно начать с ручной отметки в штуках. Маркировка нужна, когда хотите знать историю каждой единицы.

Выдержит ли наклейка мойку кег?

Зависит от наклейки и способа мойки. Обычно подбирают стойкие этикетки или бирки. Лучше проверить на нескольких кегах до массовой маркировки.

Может ли клиент сам видеть свой баланс тары?

Да. Можно дать ему доступ через бота или личный кабинет. Он видит, сколько тары за ним числится.

Как учитывать залог в бухгалтерии?

Это вопрос к бухгалтеру. Программа ведёт учёт залога в суммах и передаёт данные в нужном ему виде.

Работает ли это без интернета у водителя?

Можно сделать так, чтобы отметки сохранялись на телефоне и отправлялись, когда появится связь.

Коротко о главном

Возвратная тара теряется у клиентов, потому что её движение не фиксируется. Баланс тары по каждому клиенту решает эту проблему так же, как учёт долгов решает проблему с деньгами.

Учёт работает, когда отметка быстрая: скан QR или штрихкода при отгрузке и возврате или простая ручная отметка. Залог, акты сверки и напоминания делают возврат тары регулярным, а история помогает найти пропавшие кеги.

Если у вас тара уходит к клиентам и не возвращается, расскажите, какая это тара, сколько её и как сейчас ведётся учёт. Предложу, с чего начать. Напишите в Telegram, MAX или VK.