Волонтёры для мероприятия и НКО: набор, смены, часы и Добро.рф

Учёт волонтёров на мероприятии это список людей с ролями, сменами и подтверждёнными часами, который сходится с тем, что вы потом ставите на Добро.рф. Набор и смены я собираю в боте в Telegram или MAX: волонтёр заполняет анкету, получает смену и зону, напоминания и личный QR, а часы считаются по факту прихода и ухода. Добро.рф при этом остаётся на своём месте: там публикуется мероприятие, волонтёры подают заявки, туда уходят итоговые часы.

Волонтёр и организатор по 135-ФЗ

Определения даёт статья 5 закона № 135-ФЗ. Волонтёры (п. 4) это физические лица, которые ведут добровольческую деятельность в целях из п. 1 ст. 2 закона или в иных общественно полезных целях. Организаторы (п. 6) это юридические и физические лица, которые привлекают волонтёров на постоянной или временной основе и руководят их работой. Отдельно закон называет добровольческие организации (п. 7, это НКО) и ресурсные центры добровольчества (п. 8).

Отсюда простой вывод для молодёжного центра, фонда или оргкомитета городского фестиваля: если вы зовёте людей помогать и сами расставляете их по местам, вы организатор. У волонтёра при этом есть право получать информацию о целях, задачах и содержании работы и об организаторе (подп. 2 п. 1 ст. 17.1). Понятное описание каждой роли в анкете закрывает как раз это право.

Договор с волонтёром и обязанности организатора

По п. 5 ст. 17.1 135-ФЗ условия участия могут быть закреплены в договоре на безвозмездное выполнение работ или оказание услуг. Организатор вправе требовать соблюдать свои внутренние правила и расторгнуть такой договор в одностороннем порядке, если их нарушили. По п. 6 в договоре можно предусмотреть возмещение расходов волонтёра: питание, форма, проезд, связь, обучение, страхование. Закон говорит «могут быть закреплены», то есть договор остаётся вашим решением. На разовый фестиваль организаторы часто ограничиваются положением о волонтёрах и согласием, на регулярную работу заключают договор.

Если волонтёры идут в государственное или муниципальное учреждение, действуют общие требования из постановления Правительства № 1425. Работа идёт по соглашению между организатором и учреждением. В нём организатор обязуется информировать волонтёров о рисках (подп. «ж» п. 8), а учёт их работы в единой системе можно прописать прямо в соглашении (подп. «е» п. 8). И ещё по п. 3 ст. 17.1 волонтёр и организатор не разглашают охраняемую законом тайну: это стоит вписать в инструктаж.

Добро.рф для организаторов: что даёт платформа

Статья 17.5 135-ФЗ вводит единую информационную систему в сфере развития добровольчества. В неё входят сведения о волонтёрах, организаторах, ресурсных центрах и личная электронная книжка волонтёра. Предоставлять сведения добровольно. Оператор системы по п. 4(1) Правил из постановления № 1067 (ред. от 15.05.2025): Ассоциация «Добро.рф». По п. 7 сведения о часах вносят организаторы, по п. 3 в течение 60 календарных дней после того, как волонтёр закончил работу.

Как это выглядит на практике, описано в базе знаний платформы:

• Чтобы опубликовать мероприятие, нужна хотя бы одна вакансия или вариант посещения. Часы ставятся только по вакансиям, то есть там, где волонтёр выполняет работу (статья о вакансиях).
• В вакансии задают функцию (волонтёр регистрации, фотограф, координатор), число людей, условия вроде питания и экипировки, требования к заявителю, например возраст от 18 лет и профиль, подтверждённый через Госуслуги, и поля заявки.
• Заявки одобряют в CRM организации до, во время и в течение 30 дней после мероприятия. Часы и оценку от 1 до 5 можно проставить с дня старта и в течение 60 дней после окончания, в том числе сразу группе волонтёров (статья о заявках и часах).
• Одному волонтёру нельзя указать больше 8 часов в день и нельзя ставить часы за мероприятия, которые идут в одно время. Обмен через API открыт оператору другой информационной системы после соглашения с Ассоциацией, и этот оператор должен быть в реестре операторов персональных данных (статья об интеграции).

Из последнего пункта следует практичная схема для молодёжного центра или небольшой НКО: бот считает часы, координатор выгружает таблицу и массово проставляет их в CRM Добро.рф. Прямая интеграция имеет смысл для крупного оператора, у которого своя информационная система.

Несовершеннолетние волонтёры и персональные данные

В статьях 5, 17.1, 17.3 и 17.5 закона 135-ФЗ и в постановлении № 1425 отдельного правила о возрасте волонтёра и согласии родителей я не нашёл. Платформа позволяет ограничить возраст в самой вакансии. В боте для участников младше 18 лет я делаю отдельную ветку: контакт родителя или законного представителя и его письменное согласие на участие и на обработку данных. Порядок работы с детьми сверьте с юристом и с правилами учреждения, куда идут волонтёры.

По ч. 1 ст. 9 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным и оформляться отдельно от иных документов. В боте это отдельный шаг с текстом согласия и кнопкой, без склейки с правилами мероприятия. Собирайте минимум: ФИО, дата рождения, телефон, размер формы, если она выдаётся. Паспорт нужен, только если его требует аккредитация площадки. Подробнее про формы и согласия в статье 152-ФЗ для организатора мероприятий.

Набор волонтёров на мероприятие: анкета и отбор

Вход в бот один, а ссылок несколько: QR на афишах, пост в официальной странице учреждения (как её вести, разбирал в статье про госпаблики в ВК, ОК и MAX), ссылка в описании мероприятия на Добро.рф. Анкета в боте:

• роль из списка, совпадающего с функциями вакансий на Добро.рф;
• дни и часы, когда человек свободен;
• опыт и ограничения, если роль их требует;
• ссылка на профиль Добро.рф, чтобы потом без ошибок перенести часы.

Координатор видит заявки в таблице и ставит статус: одобрен, резерв или отказ, те же статусы, что в CRM платформы. Одобренный получает выбор смены, резерв ждёт освободившегося места.

Смены, зоны и инструктаж

Основа учёта это сетка «зона × смена × сколько людей». Бот показывает волонтёру только свободные слоты, а заполненный слот закрывает сам. Если человек отказался, место уходит первому из резерва с кнопкой «беру».

Инструктаж приходит в бот за несколько дней: что делать в зоне, кто старший, карта площадки, куда идти при происшествии, риски по роли. Внизу кнопка «прочитал», а для ответственных ролей вроде входа или детской зоны три коротких вопроса. Координатор видит, кто инструктаж не открыл, и пишет только им.

Чат смены, напоминания и отметка по QR

После одобрения бот выдаёт ссылку на чат своей зоны или смены, чтобы старший не собирал людей вручную. Напоминания уходят накануне и в день смены с кнопками «буду» и «не смогу»: отказ сразу освобождает место для резерва. Как напоминания влияют на явку, разбирал в статье про доходимость до мероприятия.

Отметка присутствия устроена так же, как вход по билетам в боте регистрации на мероприятие: у волонтёра в боте личный QR, координатор на штабе сканирует его телефоном при приходе и при уходе. На случай пропавшей связи у штаба есть выгруженный список, отметки из которого вносятся потом.

Учёт часов и благодарственные письма

Часы считаются от отметки прихода до отметки ухода, правило округления вы утверждаете заранее. Потолок 8 часов в день я ставлю в самом боте, чтобы выгрузка совпадала с ограничениями Добро.рф. В таблице для переноса: ФИО, профиль на платформе, мероприятие, часы и оценка. Бот напоминает координатору, что до конца 60-дневного срока осталась неделя.

Благодарственные письма делаются из той же таблицы: шаблон, имя, роль, часы и номер с QR для проверки подлинности. Как это работает, показывал в статье про массовую генерацию сертификатов и бейджей. Готовый PDF бот отправляет каждому волонтёру лично.

Как я это делаю

Я делаю ботов регистрации на мероприятия с QR-билетами и отметкой на входе. Набор волонтёров собран из тех же деталей: анкета, статусы, напоминания, QR, выгрузка. Порядок работы такой:

1. Бриф в переписке: роли, зоны, смены, сколько людей нужно, есть ли дети и госучреждения среди площадок.
2. Тексты анкеты, согласия и инструктажа согласуем до программирования.
3. Бот в Telegram или MAX и таблица координатора. Данные храню на сервере заказчика или на российском хостинге.
4. Прогон на пяти своих людях: анкета, смена, напоминание, QR, отчёт.
5. После события выгрузка для Добро.рф и письма.

Что проверяю перед запуском: согласие стоит отдельным шагом, ветка для младше 18 лет работает, отказ от смены отдаёт место резерву, часы в выгрузке не превышают 8 в день. Учёт доноров и пожертвований для фонда я разбирал отдельно в статье программа для НКО.

Сколько стоит бот для волонтёров

• Бот в мессенджере от 30 000 ₽, срок от 1 недели: анкета, согласие, выбор смены, напоминания, таблица заявок.
• Бот для бизнеса от 80 000 ₽, от 2 недель: всё выше плюс зоны и лимиты, резерв, личные QR, отметка прихода и ухода, подсчёт часов, несколько мероприятий.
• Автоматизация процессов и документов от 60 000 ₽, от 2 недель: благодарственные письма пачкой, выгрузки для Добро.рф, отчёт для грантодателя или учредителя.
• Лендинг от 40 000 ₽, от 5 дней: страница набора с ролями, датами и кнопкой в бот.

Остальные услуги собраны на странице цен. Точную сумму называю после брифа, когда видно число ролей, смен и площадок.

Частые вопросы

Можно ли обойтись только Добро.рф?

Для небольшого разового события да: на платформе есть заявки, CRM и чаты мероприятия. Бот нужен, когда смен и зон много, нужны напоминания в привычном мессенджере и отметка по QR.

Бот передаёт часы на Добро.рф сам?

API платформы доступен оператору другой информационной системы после соглашения с Ассоциацией «Добро.рф». Для молодёжного центра или НКО обычно проще выгрузка из бота и массовое проставление часов в CRM.

Нужен ли договор с каждым волонтёром?

Статья 17.1 135-ФЗ разрешает закрепить условия договором, но не делает его обязательным. Если волонтёры работают в госучреждении, нужно соглашение организатора с учреждением по постановлению № 1425.

Можно ли брать школьников?

Да, с отдельной веткой в анкете: контакт родителя и его согласие. Возрастные требования конкретной вакансии можно задать на Добро.рф, правила работы с детьми уточните у юриста.

Коротко о главном

Волонтёрам на событии нужны понятная роль, своя смена и напоминание, а организатору таблица, которая сходится с Добро.рф. Публикацию и книжку волонтёра оставьте платформе, смены, чат, QR и подсчёт часов ведите в боте, часы переносите в течение 60 дней и не больше 8 в день.

Напишите мне в Telegram кодовое слово «ВОЛОНТЁР», и я покажу, как будет устроен набор и смены волонтёров в боте для вашего события.