Возвраты от клиентов в 1С: как принять, проверить и не потерять товар

У оптовика возвраты случаются каждую неделю. Клиент нашёл брак, получил не тот товар, отказался от части заказа. Водитель привозит коробки обратно, их ставят куда-нибудь у ворот. Через месяц на складе лишний товар, которого нет в учёте, а в 1С числится то, чего на полке нет. Расскажу, как я выстраиваю приёмку возвратов, чтобы товар не терялся, а остатки сходились.

Какие бывают возвраты

Возвраты у оптовика не одинаковые. От типа зависит, куда пойдёт товар и что будет с деньгами. Поэтому первое, что я делаю, — разделяю их по причинам.

Брак: товар повреждён, испорчен или не работает. Пересорт при отгрузке: клиенту положили не тот вкус, не ту фасовку, не тот артикул. Недовложение: товара приехало меньше, чем в документе, и клиент возвращает не товар, а претензию. Отказ от товара: клиент передумал или заказал лишнее. Истёкший или короткий срок: товар привезли с остатком срока, который клиента не устраивает.

Причину возврата стоит фиксировать в 1С. Это не формальность. Через пару месяцев по причинам видно, где у вас проблема: на складе, у поставщика или у менеджеров.

Порядок приёмки возврата

Первый шаг — сверка с документом отгрузки. Какой товар вернули, из какой отгрузки, из какой поставки. Если клиент возвращает то, что вы ему не продавали, это видно сразу. Такое бывает чаще, чем кажется: у клиента несколько поставщиков, и коробки путаются уже у него.

Второй шаг — осмотр. Целая ли упаковка, какой срок годности, совпадает ли партия. Кладовщик смотрит на каждую коробку, а не на паллету целиком.

Третий шаг — решение. Товар может вернуться на полку, уйти в брак, на списание или обратно поставщику. Решение принимает не кладовщик, а ответственный человек: менеджер или руководитель склада. Кладовщик фиксирует, что пришло. Решает другой человек.

Если брак заводской, его стоит вернуть поставщику. Для этого нужно знать, из какой поставки товар, и иметь подтверждение: фото, акт, описание дефекта. Если собирать это задним числом, половина претензий теряется. Я советую оформлять претензию сразу, пока товар лежит в зоне брака.

Почему нельзя сразу ставить на общий остаток

Самая частая ошибка — принять возврат и сразу вернуть товар в продажу. Кажется, что так быстрее. На деле возвращённая коробка может быть помята, подмочена или вскрыта. У неё может быть другой срок, чем у партии на полке. Её снова продадут, и она вернётся уже с претензией.

Поэтому я завожу отдельную зону или отдельную ячейку для возвратов. В учёте это тоже отдельное место хранения. Товар лежит там до решения. Продать его оттуда нельзя, он не попадает в свободный остаток. Когда решение принято, товар перемещают: на полку, в зону брака или на отгрузку поставщику.

Отдельная зона решает ещё одну проблему. Руководитель в любой момент видит, сколько товара ждёт решения и как давно.

Тип возврата, товар и деньги

Деньги: возврат или зачёт

Товар вернулся, но деньги тоже надо закрыть. Здесь два пути. Вернуть клиенту деньги или зачесть сумму в следующий заказ. Оптовые клиенты чаще выбирают зачёт, потому что работают с вами постоянно.

Проблема в том, что зачёт часто держат в голове. Менеджер обещал клиенту скидку на следующую поставку и забыл. Или помнит, но в 1С долг клиента всё ещё висит на полную сумму. Сверка взаиморасчётов потом превращается в спор. Возврат в учёте должен сразу уменьшать долг клиента или создавать сумму к возврату. Какими документами это оформлять и как это отражается в бухучёте, зависит от конфигурации и договора. Это стоит согласовать с бухгалтером.

Весовой товар, партии и ТСД

С весовым товаром возвращается не «коробка мяса», а конкретная коробка с конкретным весом. Если принять её по условному весу, остаток в килограммах разойдётся. Мелкие расхождения накапливаются, и на инвентаризации их уже не объяснить.

То же с партиями. Клиент возвращает товар из конкретной поставки, с конкретным сроком. Если принять его в другую партию, сроки в учёте перестают соответствовать полке. Поэтому при приёмке возврата партию берут из документа отгрузки, а вес — с этикетки или с весов.

Терминал сбора данных здесь сильно помогает. Кладовщик сканирует каждую возвращённую коробку. По штрихкоду или этикетке видно, что это за товар и из какой отгрузки он ушёл. Если коробки не было в отгрузке этому клиенту, терминал это покажет. Спорить с клиентом проще, когда есть факт, а не память кладовщика.

Частые ошибки

Возврат оформили задним числом. Товар пришёл неделю назад, в 1С его провели сегодня прошлой датой. Отчёты за закрытый период меняются, остатки за прошлые дни уже не совпадают с тем, что видели люди.

Приняли без проверки. Посчитали коробки и поставили на полку. Через месяц покупатель находит внутри брак или чужой товар.

Возврат висит неделями без решения. Товар лежит в углу, деньги клиенту не вернули и не зачли. Со временем уже никто не помнит, что это за коробки и чьи они.

Частые вопросы

Кто должен принимать решение по возврату?

Не кладовщик. Кладовщик принимает и фиксирует. Решает менеджер клиента или руководитель склада.

Сколько товар может лежать в зоне возвратов?

Я ставлю короткий срок, несколько дней. Всё, что лежит дольше, попадает в отчёт руководителю.

Нужно ли принимать возврат без документов?

Лучше не принимать, пока не понятно, из какой отгрузки товар. Хотя бы номер заказа клиент должен назвать.

Можно ли вернуть на полку товар со вскрытой упаковкой?

Зависит от товара. Для продуктов обычно нет. Правило стоит записать заранее, чтобы не решать каждый раз заново.

Как оформить возврат в бухгалтерии?

Это зависит от договора, конфигурации 1С и того, в каком периоде была продажа. Этот вопрос лучше решать с бухгалтером.

Коротко о главном

Возвраты ломают остатки, когда их принимают на глаз и сразу ставят на полку. Товар нужно сверить с документом отгрузки, проверить и положить в отдельную зону до решения.

У каждого возврата должна быть причина, решение по товару и решение по деньгам. Весовой товар возвращается с фактическим весом, партия — из документа отгрузки. Заводской брак сразу превращается в претензию поставщику.

Если возвраты у вас лежат в углу склада и никто не знает, чьи они, начать можно с отдельной зоны и простого правила приёмки. Могу посмотреть, как у вас устроен учёт, и предложить порядок. Напишите в Telegram, MAX или VK.