Весовой товар и сроки годности в 1С: как учитывать коробки с разным весом

Когда я разбираю склад мясного или рыбного опта, почти всегда слышу одно и то же. В 1С остаток один, на полке другой, а куда делись килограммы, никто не знает. Проблема не в кладовщиках и не в программе. Проблема в том, как заведён весовой товар. Ниже расскажу, как я его настраиваю, где чаще всего ошибаются и что проверить у себя.

В чём проблема и почему не спасает средний вес

Весовой товар живёт в двух измерениях сразу. Клиент покупает килограммы, а кладовщик носит коробки. В одной коробке окорок весит 12,4 кг, в соседней 13,1 кг.

Сложности начинаются, когда учёт выбирает одно измерение и забывает про второе. Если считать только коробки, непонятно, сколько денег лежит на складе. Если считать только килограммы, непонятно, сколько коробок взять с полки под заказ. Нужно, чтобы система знала и то и другое для каждой коробки.

Самое частое решение, которое я вижу, — средний вес. Он кажется удобным: завели коэффициент один раз и забыли. Но ошибка в нём не случайная, а накопительная. Пришло сто коробок по 12,1 кг, а учли их по 12,5 кг. На бумаге на складе на 40 кг больше, чем на самом деле.

Дальше эта разница всплывает при инвентаризации как недостача. Её списывают, винят кладовщиков, а через месяц всё повторяется.

Правило простое. Коэффициент подходит только для товара с фиксированной фасовкой, например для пачек по 500 г. Для сырья с плавающим весом нужен факт.

Два подхода к учёту

Первый подход: основная единица — килограмм. Каждая коробка приходит со своим фактическим весом, и остаток хранится в килограммах. Коробки при этом видны как упаковки или как отдельные места. Этот вариант точнее всего сходится с деньгами и с тем, что написано в документах поставщика.

Второй подход: основная единица — коробка, а вес пересчитывается. Он проще для склада, но работает, только если в документах хранится реальный вес каждой коробки, а не коэффициент. Если в карточке товара записано «1 коробка = 12,5 кг», вы уже на пути к расхождениям.

Какой подход выбрать, зависит от конфигурации и от того, как вы продаёте. В большинстве проектов я склоняюсь к первому варианту. Как именно у вас заданы единицы измерения и упаковки, надо проверить на своей версии.

Как фиксировать фактический вес

Есть три способа, и на одном складе они часто работают вместе.

Штрихкод коробки. Многие производители печатают на коробке длинный код, в котором зашиты товар, вес, партия и срок. Кладовщик сканирует его терминалом, и документ поступления заполняется сам. Это самый быстрый и точный вариант.

Весы на приёмке. Если кода нет, коробку ставят на весы, подключённые к терминалу или компьютеру. Вес попадает в документ без ручного набора. Это медленнее, зато вы получаете реальный вес, а не цифру поставщика.

Ручной ввод. Кладовщик читает вес с этикетки и вводит его на терминале. Работает, но здесь появляются опечатки. Поэтому я всегда ставлю проверку: вес за пределами разумного диапазона для этого товара терминал не пропускает.

После приёмки на коробку стоит клеить свою этикетку с весом, серией и штрихкодом. Тогда при отгрузке её не нужно взвешивать заново.

Сроки годности и отбор

Для скоропорта одного веса мало. Нужно знать, когда каждая коробка испортится. В 1С для этого обычно используют серии номенклатуры. Серия хранит дату выработки или срок годности, иногда номер партии производителя.

Что именно записывать в серию, решают заранее. Если у товаров разный срок хранения, удобнее хранить сразу срок годности. Тогда не нужно пересчитывать его от даты выработки. Какие поля серии доступны и как включается учёт по сериям для вида номенклатуры, надо проверить в своей конфигурации.

Отбор строится по принципу «первым истекает — первым уходит». Это не то же самое, что «первым пришёл — первым ушёл». Партия, пришедшая позже, может истекать раньше, и отгружать надо её.

Правило «бери ближайший срок» на словах понятно всем, а на холодном складе в перчатках его забывают. Поэтому решение должна принимать система, а не человек.

На терминале при сборке заказа я вывожу три вещи: ячейку, серию со сроком и нужный вес. Кладовщик сканирует коробку. Если он взял не ту серию, терминал предупреждает об этом до отгрузки, а не после. Вес набирается по факту: терминал суммирует сканированные коробки и показывает, сколько ещё осталось до заказанных килограммов.

Типовые ситуации

Расхождения при отгрузке

Даже при точном учёте вес будет гулять. Заморозка теряет влагу, сыры сохнут, мясо при разделке даёт отходы. Весы округляют. Это не ошибки, а физика, и их надо учитывать, а не прятать.

Я разделяю расхождения по причине. Усушка и естественная убыль списываются отдельным документом по нормам, которые приняты в компании. Округление при взвешивании фиксируется при отгрузке, когда фактический вес уходит в документ. Переупаковка оформляется как отдельная операция. Если всё свалить в «пересорт» на инвентаризации, причину уже не найти.

Что проверить в своей конфигурации

Перед доработками я смотрю три вещи. Включён ли учёт по сериям для весовых видов номенклатуры и какие данные в серии хранятся. Как заданы единицы измерения: где основная единица, есть ли упаковки и не записан ли в них средний вес. Как считается вес в документах: берётся ли он из факта или пересчитывается по коэффициенту.

Часто достаточно правильно настроить то, что уже есть. Доработка нужна там, где типовой логики не хватает, например для разбора штрихкода коробки или подсказок на терминале.

Частые вопросы

Можно ли вести весовой товар в штуках?

Можно, если фасовка точная и вес не меняется. Для сырья с плавающим весом штуки дадут расхождение в деньгах и в остатках.

Что делать, если у поставщика нет штрихкодов на коробках?

Взвешивать на приёмке или вводить вес вручную на терминале. После этого клеить свою этикетку с весом и серией.

Обязательно ли вести серии?

Для скоропорта да. Без серий нельзя отбирать по сроку, и просрочка будет находиться только при проверке полок.

Как быть с усушкой?

Списывать отдельным документом по принятым нормам. Не смешивать её с недостачей на инвентаризации.

Нужен ли для этого терминал сбора данных?

Работать можно и без него, но тогда вес и серию вводят вручную, и ошибок больше. Терминал снимает большую часть ручного ввода.

Коротко о главном

Весовой товар сходится со складом, только если учёт знает фактический вес каждой коробки. Средний вес в карточке товара даёт накопительную ошибку, которая потом всплывает недостачей.

Сроки годности ведут через серии, отбор строят по ближайшему сроку, а решение о том, какую коробку взять, отдают терминалу. Расхождения делят по причинам и фиксируют отдельными документами.

Если остатки весового товара у вас не сходятся и непонятно почему, я могу посмотреть вашу настройку и сказать, что поправить. Напишите в Telegram, MAX или VK.