YCLIENTS и бот в MAX: запись, напоминания и возврат клиентов в одной связке

У салона или клиники уже есть сервис записи. Но клиенты всё равно пишут в мессенджер: «можно на пятницу к мастеру?». Администратор отвечает, смотрит расписание, переписывает запись руками. Напоминания уходят в СМС, которые никто не читает, или туда, где клиента давно нет. Я связываю сервисы записи с ботами в мессенджерах и расскажу, как собрать YCLIENTS и бот в MAX в одну связку, где запись, напоминания и возврат клиентов работают без ручного переписывания.

Зачем связывать, а не менять систему

В сервисе записи уже лежит всё важное. Расписание мастеров, услуги и их длительность, история визитов, карточки клиентов. Администраторы к нему привыкли, отчёты строятся оттуда. Переезжать ради мессенджера — значит потерять историю и переучивать людей.

Поэтому я не меняю систему, а добавляю к ней вход. Бот в MAX не хранит своё расписание. Он спрашивает у сервиса записи, какие окна свободны, и создаёт запись там же. Для администратора ничего не меняется: запись из бота выглядит в расписании так же, как запись с ресепшена. Про запись в мессенджере без сайта я подробно писал в статье онлайн-запись без сайта.

Как работает запись через бот

Клиент открывает бот в MAX и выбирает услугу. Бот показывает мастеров, которые её делают. Клиент выбирает мастера или вариант «любой свободный».

Дальше бот запрашивает свободное время прямо из расписания. Не из копии, которую обновили утром, а в момент запроса. Если администратор только что записал кого-то с ресепшена, это окно в боте уже занято.

Клиент выбирает дату и время, подтверждает номер телефона. Запись появляется в расписании, клиент получает сообщение с услугой, мастером, датой и адресом. Если клиент уже был в салоне, бот находит его карточку по телефону, и новая запись ложится в ту же историю.

Напоминания, перенос и отмена без звонка

Перед визитом бот присылает напоминание в тот же чат, где клиент записывался. В нём кнопки: «приду», «перенести», «отменить». Нажал «приду» — запись отмечается как подтверждённая. Администратор видит, кто подтвердил, а кому стоит позвонить.

Кнопка «перенести» показывает свободные окна, и клиент сам выбирает новое время. Старая запись переносится в расписании. Кнопка «отменить» освобождает окно одним нажатием. Отменить должно быть проще, чем не прийти. Почему это снижает неявки, я разбирал в статье про неявки, предоплату и напоминания.

Возврат клиентов и отзывы

У многих процедур есть естественный срок повтора. Стрижка, маникюр, окрашивание, контрольный приём. Бот может напомнить клиенту о повторном визите через нужное время после последнего и сразу предложить свободные окна у того же мастера.

Важное условие: такие сообщения уходят только тем, кто согласился их получать. Согласие спрашивается при первой записи, отдельной понятной кнопкой. Отписаться можно в любой момент. Без этого напоминание о повторе превращается в рассылку, которая раздражает.

После визита бот просит оценить его. Если оценка высокая, можно предложить оставить отзыв на площадке. Если низкая, сообщение уходит администратору, и он успевает разобраться, пока клиент ещё готов говорить.

Кто что делает в связке

Как это выглядит, когда настроено

Администратор утром открывает расписание в YCLIENTS. Там записи с ресепшена, с сайта и из бота, все в одной сетке. У части записей стоит отметка «подтверждено»: клиенты нажали кнопку в напоминании накануне. Звонить нужно только тем, кто не ответил.

Днём клиентка пишет в бот и записывается на вечер. Окно тут же пропадает из свободных у всех остальных. Другая клиентка нажимает «перенести» в напоминании и выбирает время на следующей неделе. Администратор ничего не переписывает, он только видит изменения в расписании.

Если клиент задаёт вопрос, на который у бота нет ответа, бот передаёт разговор администратору. Тот отвечает в том же чате, и клиент не чувствует, что говорит с автоматом без выхода.

Владелец раз в неделю смотрит сводку. Сколько записей пришло через бот, сколько подтверждено, сколько отмен и переносов через кнопки. Сколько клиентов вернулось после напоминания о повторе. По этим данным видно, какие напоминания работают, а какие стоит переписать.

Ограничения и частые ошибки

Всё зависит от API. Бот может делать только то, что сервис записи открывает наружу. Какие данные доступны и какие действия разрешены, зависит от вашего тарифа и настроек. Я проверяю это до старта, а не после того, как бот уже нарисован.

Два расписания параллельно. Бот ведёт своё расписание, администратор — своё в YCLIENTS. Через неделю два клиента приходят на одно время. Источник правды должен быть один, и это сервис записи.

Бот без живого администратора. Клиент хочет спросить, можно ли прийти с ребёнком, а бот умеет только показывать окна. Человек уходит. У бота всегда должна быть кнопка «написать администратору».

Частые вопросы

Нужно ли уходить из YCLIENTS?

Нет. Расписание и история остаются там. Бот только добавляет вход через мессенджер.

Почему MAX, а не другой мессенджер?

MAX выбирают, если клиенты уже там. Та же логика работает и в Telegram, можно подключить оба.

Увидит ли администратор, что запись пришла из бота?

Обычно да, источник записи можно пометить. Как именно это отображается, зависит от настроек сервиса.

Можно ли отправлять напоминания о повторе всем клиентам?

Только тем, кто дал согласие на такие сообщения. Остальным приходят лишь напоминания об уже созданных записях.

Что будет, если API временно недоступен?

Бот честно сообщает, что запись сейчас не работает, и предлагает написать администратору. Выдумывать свободные окна он не должен.

Коротко о главном

Если у вас уже есть YCLIENTS, менять его ради мессенджера не нужно. Бот в MAX становится входом для клиентов, а расписание и история остаются в сервисе записи.

Бот берёт свободные окна в реальном времени, присылает напоминания с кнопками, даёт перенести и отменить без звонка и напоминает о повторе тем, кто согласился. Перед стартом проверьте API на своём тарифе, держите одно расписание и оставьте клиенту путь к живому администратору.

Если клиенты пишут вам в мессенджер, а администратор переписывает запись руками, расскажите, каким сервисом записи вы пользуетесь и где сейчас общаетесь с клиентами. Предложу, как связать его с ботом под ваш салон или клинику. Напишите в Telegram, MAX или VK.