Банковская выписка в таблицу по статьям расходов: без ручной разметки

Собственник хочет понять простую вещь: куда уходят деньги. Сколько в месяц съедает аренда, сколько реклама, сколько закупки. Ответ лежит в банковской выписке, но там сотни строк без всякой разметки. Кто-то раз в месяц открывает выписку и руками подписывает каждую строку. Это долго, скучно и каждый раз немного по-разному. Я настраиваю автоматическую разметку выписки по статьям. Расскажу, как это работает и где границы у такого инструмента.

С чего начинается: выгрузка выписки

Почти любой банк умеет выгружать выписку в стандартном формате обмена с учётными программами или в таблицу. Такой файл удобен: у каждого платежа есть дата, сумма, контрагент, его ИНН и назначение платежа.

Скрипт читает этот файл, а не скриншоты и не распечатки. Если счетов в разных банках несколько, выписки можно загружать все вместе. Скрипт сложит их в одну таблицу и пометит, с какого счёта пришла строка.

Выгрузку можно делать руками раз в месяц или раз в неделю. Если банк даёт доступ к выписке по API, её можно забирать автоматически. Это зависит от банка и тарифа, проверяем на старте.

Правила разнесения по статьям

Каждая строка выписки проходит через набор правил. Первое и самое надёжное — контрагент. Платёж арендодателю всегда идёт в аренду. Платёж поставщику сырья всегда в закупки. Контрагента скрипт узнаёт по ИНН, а не по названию, потому что название пишут по-разному.

Второе правило — слова в назначении платежа. «Заработная плата», «аванс», «налог», «страховые взносы», «комиссия» — по таким словам статья определяется уверенно. Третье — комбинации: один и тот же контрагент может получать и за товар, и за услуги, и тогда смотрим на назначение.

Правила проверяются по порядку. Сработало первое подходящее — строка размечена. Порядок важен: сначала точные правила по контрагенту, потом общие по словам.

Словарь статей: ваш, а не типовой

Статьи у каждого бизнеса свои. Кафе важно отделить продукты от упаковки. Интернет-магазину — доставку от рекламы. Поэтому словарь статей я не беру из шаблона, а составляю вместе с вами.

Словарь — это обычная таблица. В ней список статей и правила: какой ИНН или какие слова ведут в какую статью. Вы можете сами добавить нового поставщика или новую статью, не трогая скрипт. Следующий запуск уже учтёт изменения.

Статей не должно быть слишком много. Если их полсотни, в отчёте ничего не видно. Обычно хватает двух десятков, сгруппированных в несколько крупных блоков.

Неразнесённое — на проверку

Какие-то платежи скрипт не узнает. Новый поставщик, разовая покупка, пустое назначение. Такие строки он не пихает в «прочее» наугад. Они попадают на отдельный лист «Не разнесено».

Человек открывает этот лист, ставит статью руками и, если нужно, добавляет правило в словарь. В первый месяц таких строк много. Потом словарь обрастает правилами, и список неразнесённого становится коротким.

Итог по месяцам для управленческого учёта

На выходе таблица: статьи по строкам, месяцы по столбцам. Видно, сколько ушло на каждую статью в каждом месяце и как это менялось. Отдельно поступления и отдельно выплаты.

Это управленческий взгляд на деньги. Он нужен собственнику, чтобы принимать решения. Он не заменяет бухгалтерский учёт и налоговую отчётность. Как правильно отражать операции в учёте, решает ваш бухгалтер. Как выстроить управленку целиком, я писал в статье управленческий учёт для малого бизнеса.

Как это выглядит, когда настроено

В начале месяца бухгалтер или помощник выгружает выписку и кладёт файл в папку. Через минуту в таблице появляется новый месяц. Почти все строки уже разложены по статьям.

На листе неразнесённого десяток платежей. Помощник проставляет статьи и добавляет двух новых поставщиков в словарь. В следующем месяце они разнесутся сами.

Собственник открывает сводку и видит, что реклама за квартал выросла, а закупки остались на месте. Это повод для разговора, а не догадка. Если на основе этих цифр хочется планировать выплаты вперёд, пригодится платёжный календарь.

Как заказать такую задачу

Пришлите пример выписки за один месяц. Можно обезличить суммы и названия, но сохранить структуру файла. Напишите, какие статьи вам важны, или пришлите таблицу, где вы размечаете расходы руками сейчас. Расскажите, кто этим занимается и сколько времени уходит.

Я смотрю выписку, предлагаю словарь статей и даю оценку по срокам. Настраиваю разметку и прогоняю её на двух-трёх прошлых месяцах. Сверяем итоги с вашими ручными цифрами. Потом передаю таблицу, инструкцию, как добавлять правила, и доступы. После сдачи есть гарантийный срок на исправление ошибок в моей работе.

Если статьи устоялись, это разовая задача. Если бизнес растёт, появляются новые направления и счета, удобнее абонентка. Подробнее на странице разовые задачи: скрипты, парсеры, выгрузки.

Частые вопросы

Нужен ли доступ к нашему банку?

Нет. Достаточно файла выписки, который вы выгружаете сами. Автоматическое получение настраивается отдельно, если банк это позволяет.

Что делать с платежом, который относится к двум статьям?

Его можно разбить на части руками на листе проверки. Скрипт запомнит только правило, а разбивку делает человек.

Можно ли сдавать отчётность по этой таблице?

Нет, это управленческий учёт. Для отчётности нужен бухгалтерский учёт, уточните детали у бухгалтера.

А наличные расходы?

Их можно добавлять отдельным листом в том же формате. Тогда картина будет полной.

Поймёт ли скрипт переводы между своими счетами?

Да, если указать свои счета в словаре. Такие переводы исключаются из расходов.

Коротко о главном

Банковская выписка уже содержит ответ на вопрос, куда уходят деньги. Нужно только разложить её по статьям. Скрипт делает это по правилам, которые вы видите и можете менять.

Правила строятся на ИНН контрагента и назначении платежа. Всё непонятное идёт в отдельный список на проверку. Итог по месяцам нужен для управленческих решений, а не вместо бухгалтерии.

Если кто-то у вас каждый месяц размечает выписку руками, пришлите пример файла и список статей. Скажу, сколько из этого можно отдать скрипту. Напишите в Telegram, MAX или VK.